Document Management System per l'organizzazione Records

Nelle città più grandi, ci sono diverse organizzazioni che sono state stabilite più di 100 anni fa. Queste organizzazioni avrebbero avuto i documenti legali, moduli d'iscrizione e gli altri documenti, il che spiegherebbe l'origine dell'organizzazione. Alcune città, circoli ricreativi erano molto popolari erano configurazione molto tempo fa; avrebbero un charter o soci e regole, in vigore in quel momento. Sistemi di gestione documentale possono essere utilizzati per i record di organizzazione; questi documenti fisici possono essere memorizzati in modo sicuro utilizzando un sistema di gestione dei documenti.

Queste organizzazioni patrimonio vorrebbe archiviare questi documenti in modo che gli individui possano accedervi senza compromettere l'integrità fisica della carta. Digitalizzazione questi documenti avrebbe aiutato, riducendo l'utilizzo di questi documenti fisici. Questi documenti fisici sarebbero molto fragile; gestione di questi documenti deve essere fatto con molta attenzione. Ora, con i servizi di digitalizzazione, il documento può essere memorizzato e mostrato a molti individui senza intaccare la carta fisica. Digitalizzazione questi documenti deve essere fatto con attenzione; questi documenti possono essere archiviati online per tenerli al sicuro. Utilizzo di un documento di gestione dei file di sistema possono essere salvati e recuperati facilmente. A volte, ci potrebbero essere diverse versioni dello stesso file, quando più gli individui sono in grado di accedere e modificare il file. Le versioni dei documenti possono essere memorizzati; quando un file finale deve essere creato tutte le modifiche vengono salvate, in modo che non vi è alcuna perdita di dati

sistemi di gestione dei documenti sono una combinazione di diversi fattori, la digitalizzazione; i documenti vengono scansionati tramite uno scanner, i file sottoposti a scansione vengono controllati per la qualità prima di passare per il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), questo viene utilizzato per convertire il file in un documento di testo. Il documento viene poi caricato su un WSM un flusso di lavoro Soluzioni di Matrix; questo aiuta a archiviare questi documenti.

documenti fisici vengono analizzati utilizzando uno scanner e sicuro salvate in digitale, i documenti acquisiti possono essere salvati in diversi formati, formati TF e PDF sono i più sicuri tra loro. Immagini TIF sono di dimensioni più piccole la qualità rimane anche dopo la compressione. Formato PDF d'altra parte sono più pesanti e il testo può essere copiato da loro.

I documenti sono archiviati online e sono indicizzati, gli individui possono cercare i file in seguito attraverso un meccanismo di ricerca interno. Recupero di documenti fisici prendere un sacco di tempo, ora con WSM, i documenti possono essere ricercati facilmente attraverso filtri che permettono che aiuta nella ricerca di documenti e accedervi più rapidamente. I documenti digitalizzati possono essere memorizzati e alcuni utenti può essere dato il permesso o per accedervi o modificarlo. A seconda dei ruoli e delle autorizzazioni assegnate a singoli individui all'interno di un gruppo. Avvisi e notifiche possono essere impostati, così come e quando necessario, viene apportata una modifica al file, le persone che hanno avuto accesso sarebbero conoscere le modifiche che sono state apportate a un file particolare.

record organizzative devono essere memorizzate in modo molto sicuro; questi potrebbero essere i moduli di domanda o di altri documenti legali. In un'organizzazione solo un insieme di individui sono date accesso a questi file, questo può essere fatto facilmente attraverso Workflow Solutions Matrix. Sistemi di gestione documentale sono molto vantaggiosi per le organizzazioni record; la gestione di record vecchi e nuovi prendere un sacco di tempo e spazio. Con la digitalizzazione e la conservazione record il consumo di carta diminuisce in larga misura. Il vantaggio principale DMS offre è che i file sono disponibili istantaneamente.

I documenti possono essere classificati e conservati in modo sicuro. Organizzazioni patrimonio più vecchi potrebbero avere un elenco dei membri che erano i primi membri che hanno aderito all'organizzazione; questi documenti possono essere acquisiti e conservati per un periodo di tempo più lungo. Documenti fisici sono soggette a danni, un sistema di gestione dei documenti permette il documento da memorizzare in modo sicuro impedendole di qualsiasi forma di danno Hotel  .;