Articolo: Che cosa è la gestione del documento

Document Management è l'idea di come gestire i documenti in un buon modo per essere in grado di trovarli facilmente, trovare le informazioni in loro, tenere traccia delle modifiche nei documenti, condividerli con altre persone e ancora solo mostrare loro per le persone che devono essere in grado di vederli. Incluso nella parte sicurezza è anche per essere in grado di controllare il tipo di informazioni altri dovrebbero vedere e se dovrebbero essere in grado di modificare il contenuto del documento.

In passato tutti i documenti sono stati scritti su carta e conservati in luoghi sicuri in cui solo le persone aventi diritto ai documenti dovevano chiavi. Potrebbe essere una sorta di schedario. Questo metodo è ancora utilizzato in alcuni posti, ma di solito è combinato con avere i documenti in un qualche tipo di sistema di gestione documentale, talvolta abbreviato DMS. All'inizio questi sono stati chiamati elettronici sistemi di gestione documentale (EDM).

Oggi si è in grado di trovare sistemi di gestione documentale che sono specificamente utilizzati per la gestione dei documenti, ma ci sono un sacco di software di collaborazione o la gestione dei progetti software che includere molte delle funzionalità necessarie in molte aziende. Questo rende ancora più difficile trovare quello che stai cercando da quando si è in grado di installare un sistema con più scopi.

Ci sono un sacco di funzionalità diverso si è in grado di ottenere con un sistema di gestione dei documenti ed è quindi importante che si pensa attraverso ciò che potrebbe essere necessario
Alcune zone da tenere in considerazione sono:..

* Sicurezza

La sicurezza è di solito molto importante per la maggior parte delle aziende e la maggior parte della documentazione
Ci sono diversi tipi di sicurezza che deve essere considerato.
Il primo è la sicurezza esterna. Con seguenti requisiti di accessibilità è importante impostare il sistema in modo tale che le parti esterne non possono prendere parte dei documenti che non si desidera condividere.
Il secondo è la sicurezza interna. Questo è di solito un po 'più difficile dal momento che si desidera prendere in considerazione diversi requisiti.
E' comune che si desidera avere documenti che sono accessibili da tutte le persone in un reparto, ma solo alcune delle persone dovrebbe essere in grado di alterare il informazioni. E 'anche comune che si desidera avere documenti privati ​​per una persona che non dovrebbe essere accessibile da chiunque altro.
Creazione della struttura organizzativa per il sistema di gestione documentale è vitale prima di decidere su quali requisiti si ha. Quando si passa attraverso l'organizzazione e come documenti devono essere accessibili e utilizzabili da tutti, si capirà molto di più di come si desidera che il sistema funzioni.

* Collaborazione

Uno degli scopi della gestione documentale sistemi è quello di migliorare la collaborazione e hanno le persone a cambiare il documento e facilmente visualizzare l'ultima revisione del documento.
Così, come si vuole far funzionare tutto questo? Vuoi che tutti siano in grado di modificare il documento allo stesso tempo o volete uno alla volta aggiungere i loro cambiamenti?
La prima opzione è di solito abbastanza difficile, ma ci sono alcuni sistemi di gestione dei documenti che possono fare questo. La seconda soluzione è più facile e sono stati in giro per molto tempo. Che cosa succede di solito è che “ di controllare il &"; il documento di apportare modifiche. È quindi bloccare il documento per chiunque altro per cambiare. Essi, tuttavia, essere in grado di visualizzare la versione precedente del documento (la più aggiornata che è nel sistema). Una volta terminata la modifica del documento “ il check-in &"; il documento modificato per renderlo visibile a tutti.

* Accessibilità

Come si dovrebbe essere in grado di accedere ai documenti? Questa è una domanda difficile dal momento che si potrebbe desiderare di essere in grado di lavorare con il documento quando si è in viaggio e non hanno accesso ad Internet. Alcune aziende sono felici di avere il documento accessibile solo on-line e, se si desidera portare a casa è possibile fare una copia sul computer e visualizzarlo offline. Se si vuole fare modifiche ad esso si fa on-line. Tuttavia, ci sono anche alcune aziende che hanno bisogno di essere in grado di gestire la possibilità di cambiare anche il documento non in linea.

*
formati di documento

Che tipo di documenti non si vuole essere in grado di avere nel sistema di gestione dei documenti e come vuoi che loro di essere gestiti?
Alcuni sistemi consentono di lavorare all'interno del sistema per tutte le modifiche di un documento. Alcuni sistemi aprono il software vero e proprio per lavorare, per esempio MS Word. E 'importante che si pensa a come si vuole far funzionare tutto questo. Questo è importante anche quando si guarda il punto successivo, come essere in grado di cercare e trovare il documento che stai cercando.

* Possibilità di ricerca

Si deve pensare a come essere in grado di cercare per il documento. Una soluzione è quella di creare Meta informazioni sul documento e collegare le informazioni in modo che sia facile da trovare. Un altro modo è quello di essere in grado di cercare il titolo, l'autore e sommario. Questo è, però, anche considerato meta-dati.
Un altro modo è quello di essere in grado di fare ricerca a testo libero all'interno di un documento. Questo è un po 'più difficile se si consente a tutti i formati di file, ma ci sono alcuni veramente buoni sistemi di gestione dei documenti che saranno in grado di aiutare voi là fuori pure.

* Tracciabilità

Uno delle cose più importanti è la tracciabilità. Che ha cambiato il documento e quando? Quali cambiamenti hanno fatto e siamo in grado di andare facilmente tornare a una versione precedente?
Una cosa che si potrebbe desiderare di rintracciare è che ha letto il documento. Forse si desidera tenere traccia che tutti hanno letto le modifiche del documento e quindi dovrebbe essere a conoscenza di ciò che è scritto.

Ci sono un sacco di cose che si può dire di gestione dei documenti. In principio si può considerare che sia molto facile, ma dopo un po 'si capisce la complessità di esso. Questo articolo porta in primo piano alcune idee su cosa pensare e aprire le menti di domande da fare quando si considera il vostro prossimo sistema di gestione documentale Hotel  .;