Una guida per Pianificazione Conferenza

Una conferenza non è solo una vetrina per l'organizzazione, ma anche un'occasione estremamente importante per voi, la persona che &'; s responsabile dell'immissione insieme. Così si vuole fare tutto il possibile per garantire il vostro evento si spegne senza intoppi e senza intoppi.

Per essere certi che accade, trovare il luogo giusto è assolutamente cruciale per il successo. Ottenere che sbagliato, e non solo si crea una cattiva impressione con i delegati e partecipanti, ma in realtà l'organizzazione della conferenza, in primo luogo diventa molto più difficile. Così qui sono sette consigli per aiutarvi a scegliere un luogo che è giusto per le vostre esigenze.

Posizione
Cercare una sede in una buona posizione, con buoni collegamenti di trasporto. Se il luogo è facile da raggiungere, la gente non lasciatevi scoraggiare da problemi di viaggio potenziali e più partecipanti potenziali rischiano di alzare per il vostro evento.

Dimensione
Controllare che il luogo è abbastanza grande per le vostre esigenze, non solo in termini di spazio per gli eventi principali, ma le camere anche più piccole che possono essere utilizzati per incontri frangia e sessioni di breakout. C'è anche una zona dove i delegati possono rilassarsi insieme lontano dalle sessioni tradizionali

Servizi &Amp; Tecnologia

Accertarsi che fino-to-the-minute e le strutture moderne e materiali disponibili. Mentre alcuni altoparlanti possono essere felice con una semplice scheda bianca o lavagna luminosa, altri possono si aspettano gli ultimi miglioramenti audiovisivi e informatici per mettere il loro messaggio. Controllare in anticipo ciò che essi richiedono e, qualunque cosa di cui hanno bisogno, sempre assicurarsi in anticipo che tutto è disponibile e in buono stato di funzionamento.

Alloggio
Se i delegati e relatori sono provenienti da a distanza, ha senso di accoglierli presso la sede. Questo significa che possono rilassarsi, e non devono preoccuparsi di ottenere al posto giusto in tempo perché sono già lì. Così sedi congressuali, che offrono anche alloggio e il cibo sono un plus importante per qualsiasi organizzatore.

L'esperienza
Soprattutto se si sta mettendo su un grande evento, cercare un luogo che ha esperienza di gestire in modo efficace le conferenze. La loro conoscenza di base vi aiuterà a evitare eventuali insidie ​​che altrimenti potrebbero perdere.

dedicato Squadra della conferenza
Cercare un luogo con un team dedicato alle conferenze che possa prendersi cura di voi fin dall'inizio, dalla pre-progettazione fino ad aiutare a gestire la conferenza stessa. Questo renderà la vostra vita molto più facile che dover ri-spiegare le cose a persone diverse, o cercando di rintracciare il personale che sono così occupati a fare tutto ciò che non hanno mai tornare a voi.

Infine, se si dispone di un evento di successo in un luogo un anno, in considerazione di tornare lì per il vostro prossimo evento. Questo vi permetterà di costruire su ciò che hai imparato in passato, piuttosto che dover passare attraverso una curva di apprendimento fresco in un luogo diverso. Questo dovrebbe rendere indossare la prossima conferenza semplice, più veloce e molto meno stressante. E i delegati che hanno già avuto un'esperienza piacevole saranno più inclini a partecipare la prossima volta Hotel  .;