Scegliere gli strumenti giusti per andare senza carta

Carta prende un sacco di spazio per memorizzare, e soprattutto se si e' re utilizzato per la ricerca di documenti sul computer, a frugare tra mucchi di carta e scavando in schedari può sembrare quasi arcaico! Molte persone mi hanno chiesto ultimamente per aiutarli ad andare senza carta – cioè, ridurre la quantità di carta che hanno nelle loro abitazioni o uffici. You &'; ll sempre avere un po 'di carta – la posta sarà ancora entrare dalla porta, si &'; ll raccolgono cose, mentre nel mondo, e si e' ll ancora stampare le cose dal vostro computer. Andare senza carta può aiutare a ridurre la quantità di spazio di archiviazione documenti occupano, e rendere più facile per elaborare e trovare i documenti più tardi, quando ne hai bisogno.

Ci sono quattro modi di base per aiutarvi a ottenere i documenti cartacei digitalizzato (cioè, scansione e mettere sul vostro computer). Qui &'; s la riduzione di attività, così come chi ogni tipo è giusto per:

Portable Scanner – Se si viaggia spesso e vuole ottenere i vostri documenti scansionati immediatamente, uno scanner portatile vi permetterà di fare proprio questo. In genere, questi dispositivi sono piccoli e leggeri e sono dotati di software che vi permetterà di eseguire la scansione dei documenti, come PDF e /o in un database proprietario. Alcuni hanno la scansione un foglio o biglietto da visita alla volta, mentre di fascia più alta (leggi: più costosi) modelli vi permetterà di inserire 10 o 15 fogli. Questi sono una buona scommessa se si dispone di un volume molto piccolo di scansione o se si viaggia molto – se si è in gran parte di stanza a una scrivania, le altre opzioni saranno più facili da usare e probabilmente vi servirà meglio. Scanner portatili popolari sono fatte dal Neat Società, Fujitsu, e Canon, e sono tipicamente nella gamma $ 100- $ 200.

Scanner Desktop - Se si e' re scrivania-bound e hanno un sacco di documenti che si &'; ll desideri digitalizzare in modo continuativo, uno scanner da tavolo dedicata ad alta velocità può essere una buona scelta. Questi sono di solito più grandi e pesanti-dovere delle loro controparti portatili, e di solito può eseguire la scansione di 25-50 pagine alla volta, che vi evita di dover riempire lo scanner come frequentemente. Questi sono una buona scelta se hai un sacco di scansione che si &'; ll voi stessi facendo su base continuativa. Tenete a mente che si &'; ll bisogno di trovare spazio nel vostro ufficio per accogliere questi dispositivi, che sono tipicamente le dimensioni di una piccola macchina stampante o fax. Modelli comuni sono realizzati dalle stesse aziende che fanno gli scanner portatili – la Società Ordinato, Fujitsu, e Canon. Questi possono ottenere abbastanza costoso ($ 250- $ 500 +), e hanno un sacco di parti in movimento, quindi se si acquista uno, e'. S vale la pena investire in una garanzia estesa, se si è offerto

Dispositivi multifunzione &ndash ; Se siete a corto di spazio nel vostro ufficio e hanno esigenze di scansione relativamente leggeri, un dispositivo multifunzione – uno che è una stampante, scanner, fax, fotocopiatrice e all-in-one – può essere in grado di gestire una varietà di vostri compiti di ufficio. Questi possono risparmiare un sacco di spazio, perché possono sostituire fino a quattro altri dispositivi separati, e di solito sono relativamente poco costoso ($ 150 o giù di lì per un modello decente da HP, Lexmark, Canon, e di altri grandi produttori). Questi sono la scelta ideale se si hanno esigenze di scansione relativamente leggeri, in quanto saranno ottenere il lavoro fatto, ma molto lentamente – loro velocità di scansione tendono prendere molto più di uno scanner da tavolo dedicato. Se si sceglie uno, assicuratevi di avere un modello che include un alimentatore automatico di documenti (ADF), in quanto questi vi permetterà di caricare più fogli per la scansione o la copia, piuttosto che dover mettere un foglio sul vetro dello scanner per volta.

Scanning Services – Se sai che vinto &'; t dedica tempo a fare la scansione di se stessi su base regolare, ma è ancora necessario e desidera che i documenti acquisiti, un servizio di scansione fuori sede può essere una buona scelta per voi. Quando ti iscrivi per uno di questi servizi su abbonamento, you &'; ll riceve una busta prepagata che si riempie con i documenti e inviare via per la società, una volta o due volte al mese. Essi eseguire la scansione dei documenti e di inviare di nuovo a voi o straccio su vostra richiesta. Una volta digitalizzato, è possibile visualizzare i documenti online o scaricarli nuovamente sul computer – it &'; s fino a voi. Si tratta di una grande opzione se si aren &'; t pianificazione di fare un regolare abitudine di scansione, come gestire il lavoro sporco per voi. Servizi di scansione in genere attorno ai $ 15 al mese e salire da lì, a seconda di quanto avete bisogno acquisito. Servizi di scansione popolari sono Shoeboxed (http://bit.ly/cls-shoeboxed) per biglietti da visita e ricevute e OfficeDrop (http://bit.ly/cls-officedrop) per i documenti.

Andare senza carta può essere una spinta enorme per la vostra produttività.

Scegliere lo strumento giusto è essenziale per ottenere iniziare con il piede giusto. Quali strumenti e le tecniche si usa per aiutarti a andare senza carta Hotel  ?;