Federal Records Act: Lo sviluppo di un robusto documento Retention Schedule: Best Practice in Impostazione di una politica affidabile

In base alla legge federale Records, lo sviluppo di un programma di conservazione del documento robusto è il modo migliore per impostare una politica di eDiscovery difendibile. Spesso i dipendenti non sono sicuro circa le leggi eDiscovery da seguire, i file del personale da conservare e il record legale mantenendo esigenze. Oggi la maggior parte federale, nonché agenzie statali hanno requisiti chiari per la conservazione dei dati e le leggi che devono essere seguiti. Appaltatori federali, subappaltatori e dei datori di lavoro, tutti hanno bisogno di confermare a queste leggi.

Avere un programma affidabile per la conservazione dei documenti è il modo migliore per garantire la conformità. Records dovrebbe includere tutte le e-mail scambiate né tra i dipendenti stessi o inviati al di fuori. Oltre alle e-mail, tutti i documenti Word, file Excel, file audio e altri file vari sono tutti ammissibili in tribunale. Così i dipendenti devono garantire registrare e lo stoccaggio di questi file periodica in un luogo sicuro. A parte la registrazione dei dati, ci deve essere una pianificazione specifica in dettaglio quanto tempo saranno conservati alcuni record e quando verranno cancellati.

Quando il giudice chiede per questi record elettronici, un'azienda dovrebbe mostrare che erano in conformità con le leggi prima che la richiesta è stata inviata fuori. Non è sufficiente per avviare la registrazione e conservare una banca dati di questi file dopo l'ordinanza del tribunale arriva, perché se questo è il caso allora una pesante multa potrebbe essere riscossa per la vostra azienda. Per questo motivo la legge federale Records incoraggia le imprese a creare un programma di conservazione di tutti i documenti.

Rendere la pianificazione non è un lavoro facile. Per quanto riguarda i documenti cartacei sono interessati, dei registri è facile. Registri preciso in caso di documenti digitali, non è così semplice in quanto possono essere facilmente danneggiati o cancellati. Creazione di un team separato esclusivamente per la corretta conservazione dei documenti elettronici può essere necessario.

Avere il programma di conservazione documenti giusti non solo voi e la vostra azienda tenere sul lato destro della legge, ma sarà anche risparmiare un sacco di soldi in caso di un ordine del tribunale. Diverse aziende, tra cui Morgan Stanley hanno finito per pagare multa per non conformità. A parte la perdita monitorio, questo riguarda anche una società di buona volontà Hotel  .;