Come si può evitare i soldi persi causati da valori duplicati di pagamento e di aggiornamento La collezione di cassa

Anche se l'erogazioni quantità e la dimensione duplicati è di solito meno di errori di conformità o di prezzo questo tipo di costo è generalmente temuto dai conti di gestione pagabile il dovere è su di loro per accertarsi che questi errori non accadono utilizzando il software di controllo di recupero.

Come si verificano?

sistemi ERP o di contabilità dovrebbero avere i controlli in atto per evidenziare, pista o prendere i pagamenti in eccesso pagamenti duplicati. Tuttavia, la possibilità di errore umano significa nessuno dei pacchetti sono abbastanza sofisticati per evitare che più di circa il 70% occorrenza. L'Istituto di Gestione e Amministrazione riconosce che "eliminando completamente doppi pagamenti utilizzando il software di controllo di recupero può essere un sogno impossibile" ..

Audit
Internal

Questo problema problema può essere risolto eseguendo la seguente processo:
1.) Ottenere un file di storia pagamento completo
Gli elementi di dati fondamentali che sono necessari sono di riferimento del fornitore, numero di fattura, Importo e Data della fattura. Se del caso, il numero di ordine di acquisto può anche essere utile.
Convenienza -Per, e di produrre un minor numero di duplicati sospetti, spesso è utile dividere fuori fornitori, come padroni di casa in cui i pagamenti sono sempre costantemente la stessa quantità identica. dati
-Le dovrebbero includere elementi di credito. Ciò consentirà di ridurre la frustrazione di trovare grandi doppi pagamenti che sono già state raccolte con il software di controllo di recupero o in cui gli errori sono stati immediatamente invertito al momento dell'iscrizione.
2.) interrogare i dati utilizzando sofisticate tecniche di duplicati di trovare o di sistema.
-Questo richiederanno l'uso di un sistema in grado di identificare di riconoscere gli elementi più probabilità di essere duplicati.
risultati -query dovrebbe naturalmente essere elencati in ordine di valore monetario e prospettiva di un duplicato decrescente.
3.) contorni sospetto articoli di nuovo i loro documenti giustificativi utilizzando il software di controllo di recupero.
4.) Contatto strapagati venditori, e richiesta di rimborso o di una nota di credito.
-Questo passaggio potrebbe richiedere un po 'di tatto, ma i venditori sono suscettibili di essere cooperativa con i clienti esistenti. I problemi sono possibili quando si contatta ex fornitori.

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