Per sapere su la maggior parte dei servizi di scansione del documento - Come funziona

A seguito della migrazione verso senza carta è facile da apprezzare. Record elettronici sono facili da memorizzare e ritrovare. Essi possono essere condivisi, quindi il costo di archiviazione dei documenti, la sicurezza, risalente al semplice, facile da gestire e vengono rimossi quando necessario. Tuttavia, sembra di stanze piene di record scoraggiante compito di convertire. Qui ci sono alcuni principi fondamentali si apre un progetto Office Document Scanning è di cominciare con.

Come si esegue la scansione?
Il primo passo per ottenere la portata del progetto del progetto. Una scatola di file standard di 2500 pagine per pollice intorno alla mensola stretta strette circa 200 pagine. Questi progetti possono essere stimati da un multiplo della media è più preciso, un certo numero di pagine per file per valutare e confrontare i file da valutare. Per la maggior parte delle aziende non scelgono di eseguire la scansione di ogni pezzo di carta viene salvato.

Società verifica i propri dati contro programma di conservazione e non è più necessario pezzo. Determinare ciò che è la più comune e offrire i maggiori vantaggi del digitale. Una soluzione comune fino ad oggi per la scansione. Tutti i documenti acquisiti vengono analizzati finora, giovani, vecchi, tutto viene analizzato solo quando si accede. Questa soluzione riduce la necessità di convertire lentamente i vecchi documenti digitalizzati.

La dimensione dei documenti digitalizzati
Il formato più comune per i record elettronici Portable Document Format è. E 'ampiamente utilizzato e facile da condividere e difendere. Altre opzioni di Tagged Image File Format e file di immagine RAW sono. Le immagini digitali anche software di riconoscimento ottico dei caratteri può essere elaborata. Questo documento di testo e foto digitali saranno chiusi. Una volta che è possibile cercare per le parole chiave di un documento è un documento di testo.

La preparazione del documento
lettera scanner Produzione alimentazione automatica e documenti in formato Legal sono progettati per. Sono scansioni ad alta velocità di 10.000 pagine all'ora. Processo di preparazione per rimuovere tutti i punti metallici e le associazioni. Documenti Odd-formato su nastro di carta standard. Fotografie e documenti a colori devono essere trattati separatamente. Se i documenti vengono rimontati dopo la scansione.

Electronic Document Management
Una volta che i documenti sono scansionati, hanno bisogno di una corretta conservazione. E 'comune a loro sul disco, ma riduce drasticamente la loro utilità. Almeno, essi dovrebbero essere sostenuti da una postazione remota. Una soluzione migliore è un sistema di gestione elettronica dei documenti per la loro memorizzazione. Rende più facile trovare i documenti e la gestione di un accesso speciale alle informazioni. Sistema a casa o tramite un servizio di cloud computing può essere gestito.

Il valore della scansione
Acquisizione di un progetto di documento con il personale esistente o un servizio di scansione possono essere esternalizzate. Decisione si basa principalmente sulla dimensione del progetto. Qualche migliaio di pagine o meno, è più conveniente lavorare da casa.

Se si esternalizzare il lavoro di tagliare i costi, allora si può fare questo passo. Home per prepararsi per la scansione e il risparmio di denaro. Anche essere giudizioso in ciò che si sceglie di eseguire la scansione. Se non è probabilmente necessaria in futuro per risparmiare ritardo in formato cartaceo. Spero che ora avete chiaro il concetto di scansione dei documenti che come funziona e come sia importante Hotel  .;