Come pianificare per un incontro Videoconferenza

incontri faccia a faccia sono molto pianificati in anticipo e ben curato ogni aspetto per evitare i trabocchetti. Lo stesso vale per la pianificazione riunioni o conferenze on line. Quando una sessione video interattivo a due vie è condotta, identificando pubblico giusto, la creazione di obiettivi appropriati per proficui risultati della conferenza e che si avvale di strumenti di valutazione è la stessa necessaria come nel faccia a faccia riunione. Pur presentando in un faccia a faccia ambiente l'altoparlante dà molta importanza per essere collegato a pubblico e ogni secondo si sforza di tenere l'incontro interattivo e vivace con il pubblico. Connettività e incontro vivace è tutto la stessa fondamentale in una riunione in linea anche ma achieveing ​​diventa difficile in quanto richiede attenzione addizionale verso aspetti tecnici della videoconferenza che i membri non hanno il controllo.

mantenendo la necessaria tecnica è più necessario personale in grado di gestire i problemi spontaneamente. Per l'esecuzione regolare del convegno compiti riunioni possono essere classificati nelle seguenti attività per facilitare l'assegnazione di persone in modo diverso in conferenze speciali:

Coordinamento dei programmi

coordinamento Eventi

Registrazione

coordinamento tecnologia sito

Programma Co coordinamento:

Se i membri del gruppo si trovano in posizioni di gran lunga di una strategia dovrebbero essere applicate per l'interazione con i membri del team per quanto riguarda l'ordine del giorno, la scorsa emendamenti minuto, di inclusione o unavailabily di un membro del team poco prima della riunione. Mantenere informato il pubblico mirato è più importante, non dovrebbe essere preso come scontato che la gente prende iniziativa di quest'ultimo a partecipare alla riunione, anche se decidono di venire, molti vengono colpiti con il proprio ordine del giorno e tendono a dimenticare e rammarico per la mancanza della sessione . Quindi invio promemoria per loro popolo della particolare nitch aiuta a raggiungere il pubblico che davvero non vuole perdere il programma

Evento Coordinamento:. Se un percorso comune di videoconferenza viene assegnato ai rami circostanti, una persona che è molto più consapevole della posizione dovrebbe prendere la responsabilità di facilitare le adesioni alla riunione. Alcuni reposibilities importanti sarebbero:

Identificazione di una sala riunioni che sarebbe è fattibile per la gestione e accessibile per i membri a raggiungere con poco itinerante
Guardare attraverso le modalità tecniche della sala consiglio, che sono necessari per. l'incontro.
restare in contatto con il coordinatore della posizione in caso di qualsiasi esigenza urgente durante la riunione. Assicurarsi che il coordinatore è disponibile fino alla riunione è finita, in modo che ogni hinderances possono essere gestite in modo rapido

di registrazione:. Mantenendo il pannello di registrazione pronto per i partecipanti di registrare se non hanno fatto in anticipo, fornendo i membri con scarabocchiare notes e penne, se sono più a suo agio annotare i punti salienti durante la sessione di videoconferenza

Coordinatore Tecnologia:. Molte persone provenienti da diversificata l'uso di fondo software di videoconferenza come strumento di conferenze online. Tutti loro molti non essere confortevole nell'uso della tecnologia, a personel addestrato dovrebbe essere availble per aiutare i membri a utilizzare la tecnologia in modo che non si sentono a disagio con la tecnologia Hotel  .;