Dieci suggerimenti per una migliore e-mail Writing

Dieci consigli per E-mail chiarezza, comprensione e Concretezza
Lei è sommersi da e-mail? Può tenere il passo con le risposte? Quante e-mail si fa a leggere un giorno e scuoti la testa in entrambe frustrazione al suo contenuto o per errori grammaticali e di ortografia? Scriviamo centinaia di e-mail al giorno o una settimana, e ai vari destinatari. Prendete questi dieci consigli per E-mail chiarezza, comprensione e concretezza per rendere i vostri lettori felici di ricevere e rispondere alle vostre e-mail.
1. La riga dell'oggetto è fondamentale: Usalo per i tuoi e tuoi lettori &'; vantaggio. Dopo una risposta, modificarlo. # 1. (Da voi) la politica per le vacanze; intervistato &'; s la stessa. # 2. (Da voi.) Vacanze nel 2012. # 3. (Un soggetto completamente diverso) Giovedi 'prossimo, l'8 luglio. Quando si file di e-mail di distanza, un oggetto specifico ti aiuta a trovare le informazioni. Con la stessa linea argomento don &'; t so che uno è quello di rileggere
2.. BCC: Quando si invia copie ad altri, ciechi computer copia ad altri destinatari (computer copia cieca.). Nessuno vuole leggere 20 nomi per arrivare al messaggio. Se avete due o tre altri destinatari e ciascuno ha bisogno di sapere che s /egli ricevuto la stessa e-mail, quindi CC di quei partiti. Pagina 3. Grammatica corretta: Volete inviare alcune delle vostre e-mail per il tuo ottavo insegnante di inglese di grado? Io non presumo. Controlla la tua grammatica prima di premere il “ inviare &"; Pulsante. E &'; è così facile pensare che nessuno si preoccupa o avvisi davvero se don &'; t scrivere correttamente; si &'; re sbagliato. Morte sbagliata. Povero scrittura è sfuggito di mano e &'; s tempo per impostare la barra su tre o quattro tacche. Soggetto accordo /verbo: Ci &'; s quattro file sulla scrivania. No! Ci sono quattro file sulla scrivania. Ciascuno dei dipendenti sono sempre nuovo software. Sbagliato! Ciascuno dei dipendenti sta diventando il nuovo software.
4. Punteggiatura corretta: Utilizzare i due punti dopo un saluto formale. Caro Prospect :. Una virgola è uso per un saluto informale. Cara Joan ,. Mettete tutti punti e le virgole all'interno delle virgolette, a meno che &'; s in una clausola parentesi. Punto e virgola e due punti rimangono al di fuori delle virgolette. I punti interrogativi rimangono dentro quando la citazione diretta è una domanda, e al di fuori quando l'intera frase è una domanda.
5. Sintassi: Scrivere in frasi complete. La maggior parte delle frasi di scrittura di business sono 10-12 parole. Sì, le frasi brevi funzionano bene anche. Utilizzare spiegazione visiva, le espressioni non vaghe. Che cosa fa il lettore a pensare quando si dice, e" I &'; ll sentiamo presto e " ;?. Che cosa significa “ presto &"; significare? E &'; s diverso per tutti. Eliminare scritti informali: 4u, o RU pronto

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- Top Ten-E-mail – Pagina due

6. Pazienza: Nessuno è in e-mail allo stesso tempo esatto o la stessa quantità di tempo come sei. Quando avete bisogno di qualcosa risposto o consegnati entro: 15 o meno, prendere il telefono e parlare con la persona o lasciare un messaggio vocale. Non tutti hanno il “ fuori ufficio &"; capacità.
7. Taglia e incolla: quando si risponde a una domanda o fare riferimento a un punto in un e-mail di risposta, tagliare e incollare la domanda o informazione. Il mittente può aver inviato diverse questioni e pezzi di informazioni e il doesn &'; t conosce che una vostra risposta si riferisce. Rendere più facile per il lettore.
8. Risposte: Rispondere al mittente entro 48-72 ore a meno che non si dispone di un ldquo &, out-of-office &"; messaggio e una data di ritorno. Anche se la posta elettronica è un'indagine di vendita; it &'; s maleducato non rispondere. Se assumere qualcuno, lasciare che gli altri sanno che avete preso una decisione. L'informazione è potente e gentile. Si può sempre far sapere a qualcuno che si e' re in procinto di prendere una decisione; qualsiasi cosa per mantenere il ponte di comunicazione al posto buono.
9. Spelling: Tutti noi abbiamo situazioni di ortografia; alcuni più di altri. Controllare e ricontrollare il controllo ortografico. La prova per nome proprio ortografia. Il vostro e confondersi ed entrambi siano state digitate correttamente. Dimostrazione. E &'; s e la sua
10.. Dimostrazione: Inizia con la riga dell'oggetto e leggere e rileggere il corpo del messaggio. Errori incurante fare una cattiva impressione anche su amici e familiari.

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