Come scrivere efficacemente

Peter Drucker afferma che oltre il 60% di tutti i problemi di gestione derivano da guasti nelle comunicazioni.

Un importante studio della Fondazione Rockefeller ha trovato che il 68% dei clienti che smettono di acquistare dai propri fornitori abituali farlo perché i dipendenti non riescono a comunicare efficacemente con thosecustomers.

esperti efficienza sostengono che almeno il 40% del tempo del lavoratore medio è speso facendo attività che sono o inutili o devono essere fatto in quanto non sono stati fatti secondo le istruzioni .

Quindi, come si può vedere, la capacità di comunicare con precisione ha un enorme impatto sulla linea di fondo. Un modo per comunicare con precisione è quello di metterlo per iscritto.

I dirigenti possono moltiplicare la loro influenza imparando le tecniche di scrittura forte. Scrittori ad alta potenza imparano a concentrarsi parole il modo in cui un raggio laser si concentra la luce.

Alcuni anni fa, Earl Nightingale e ho registrato un programma di cassetta su questo argomento. In esso, ho raccomandato alcune linee guida pertinenti:

- messa a fuoco il vostro obiettivo. Qual è lo scopo del materiale che si desidera scrivere? La scrittura può aiutarvi a raggiungere i cinque che del: Si può comunicare, informarsi, influenza, istruire e incitare.

- Mettere a fuoco il vostro pubblico. Materiali scritti quali i rapporti e opuscoli possono essere strumenti di posizionamento preziosi. Essi dovrebbero essere scritte con un pubblico specifico in mente - il pubblico che si desidera per influenzare a comprare i vostri prodotti o servizi.

- Mettere a fuoco i tuoi contenuti. Assicurati che il tuo messaggio è il messaggio giusto per il pubblico giusto. Non lasciare che le idee inutili interferiscono sul messaggio principale. Per citare il professor William Strunk Jr., l'autorità rinomata uso della lingua inglese:

"Una frase non deve contenere parole inutili, un paragrafo senza frasi inutili, per la stessa ragione che un disegno dovrebbe avere linee inutili e un macchina parti non necessarie. "

- Mettere a fuoco la vostra organizzazione. Un buon pezzo di scrittura scorre come una sinfonia. Organizza il tuo materiale in modo che ogni argomento scorre facilmente e naturalmente nel successivo.

- Mettere a fuoco la tua chiarezza. Alcuni scrittori pensano di poter nascondere pensieri confusi seppellendolo sotto una massa di parole. Per avere un impatto, le idee devono essere espresse in modo preciso e conciso. Discorso di Gettysburg di Lincoln richiesto solo 275 parole, e 196 di loro erano di una sillaba.

- Mettere a fuoco la vostra raffinatezza. La perfezione raramente emerge da una prima bozza. Ambrose Bierce una volta ha detto che "un santo è un peccatore morto rivisto e modificato." Grande scrittura è brutta copia riveduta e modificata.

- Diventa il tuo editor di più duro, ma non si fermano qui. Lasciate che gli altri leggono quello che hai scritto prima di inviarlo al tuo pubblico. Sai quello che voleva dire, ma non si può sapere come gli altri potrebbero interpretarlo fino altri hanno letto.

- Mettere a fuoco i risultati. A meno che i risultati sono costruiti in, non accadono.

Buona scrittura fa sempre quattro cose:

-E crea una sensazione

-E dà un'idea

-E dà al lettore un beneficio.. .

-E produce una risposta desiderata.

Un libro eccellente che ho letto di recente è Anatomia di un imprenditore, dal mio caro amico, il dottor Joe Jacobs, presidente della Jacobs Engineering. Joe ha fondato la sua azienda nel 1948 con pochi soldi e costruito in uno dei 10 più grandi imprese di costruzione del mondo. Il suo libro è una lettura affascinante e un buon esempio di scrittura chiara. Alcune delle tecniche che passano attraverso per iscritto di Joe potrebbe essere utile a voi:

* Tecnica Numero Uno: Ottieni il tuo diritto di pensare

Tutte le comunicazioni comincia con i pensieri.. In realtà, i pensieri sono i veicoli attraverso i quali si comunica con te stesso.

Prima di comunicare i vostri pensieri al mondo esterno, prendere tempo per organizzarle.

Pensate alle cose che vuoi dire . Qual è il punto più importante? Quali fatti, dati o argomenti hai bisogno per sostenere questo punto? Organizza i tuoi punti in ordine di importanza, con punti di appoggio. Poi decidere su un efficace, attirare l'attenzione introduzione.

Avanti, presentare il vostro materiale in ordine di importanza. Concludere riassumendo materiale o raccontare i tuoi lettori come si desidera loro di rispondere ad esso

* Tecnica numero due:. Scrivete quello che vuoi dire. Scrivete esattamente quello che vuoi dire.

Nella comunicazione faccia a faccia, l'altoparlante può ricevere un feedback immediato da chi ascolta. Nella comunicazione scritta, il feedback non è immediata. In realtà, è possibile ricevere alcun feedback. Quindi è necessario ottenere risultati strepitosi con precisione la prima volta, o la vostra comunicazione è inutile

* Tecnica Numero Tre:. Arrivare al punto

Se state scrivendo una lettera per chiedere. un appuntamento, chiedere nel paragrafo di apertura. Se volete maggiori informazioni, richiederla. Se si desidera che qualcuno a comprare qualcosa, chiedere per l'ordine

* Tecnica Numero Quattro:.. Essere conciso

Non sprecare parole. Tenere frasi e paragrafi brevi e semplici. Usare sempre le più brevi, parole più familiari. Non adopera quando si può provare. Non finalizzare quando si può finire. Non utilizzare uno strumento di scavo manuale quando si può scavare con una pala.

Per citare Winston Churchill, uno dei grandi maestri del linguaggio, "Le parole brevi sono i migliori, e le vecchie parole quando sono il breve . migliore di tutti "search

* Tecnica Numero Cinque: Essere reale

Ognuno di noi ha una personalità, una mescolanza di tratti, modelli di pensiero e manierismi - che ci può aiutare a comunicare con chiarezza. . Essere naturale, e lasciare che il vero si arriva attraverso. Non cercare di scrivere come uno studioso di Harvard a meno che non sei veramente uno. Non cercare di imitare il linguaggio di strada, a meno che viene naturale a voi.

* Tecnica numero sei: Usare le immagini. Una foto vale mille parole.

Il mio libro, Come essere un grande comunicatore: di persona, Paper & Sul podio, dedica un'intera sezione per l'uso sapiente delle immagini. Perché l'accento? Perché noi pensiamo in immagini o immagini mentali. Un buon esempio è la linea che divideva il mondo comunista dal mondo libero. E 'stato solo un altro confine politico fino a quando Churchill definì la "cortina di ferro". Che ha dato una potente immagine che ha chiarito la sua vera natura.

Quando si ha un'idea astratta si vuole esprimere, provate a pensare a qualcosa di familiare per paragonarlo a. Assicuratevi che sia familiare a voi e al vostro pubblico. Uno scrittore, spiegando il funzionamento di un reattore nucleare, ha paragonato il nucleo di un atomo di un rack di palle su un tavolo da biliardo, pronto a volare a parte quando colpito da una palla di eccesso di velocità stecca. Istruttori a problem-solving piace confrontare nodi problematici a logjams, che possono essere rotti trovando e rilasciando la chiave di registro.

La comunicazione non è un nice-to-have abilità. E 'essenziale per il successo nel mondo degli affari. Per produrre e commercializzare i prodotti e servizi per supportare i miliardi di persone che oggi abitano la terra richiede un livello di comunicazione inimmaginabili nei secoli precedenti. Quando la qualità del prodotto dipende dalle sforzi collettivi di decine, centinaia o migliaia di individui, la comunicazione diventa la linfa vitale della vostra azienda.

In realtà, la comunicazione è al centro di tutto ciò che facciamo. E 'la base per l'interazione tra gli esseri umani. La comunicazione ha a che fare con i significati, con le intese, con i sentimenti, con i desideri, con le esigenze e con le idee. Il nostro mondo è pieno di informazioni

Ma il bisogno più grande è per la comprensione -. Per la costruzione di ponti tra gli esseri umani, in modo da poter meglio vivere insieme, lavorare insieme, andare d'accordo con l'altro, e rendere questa terra il migliore possibile a casa per la razza umana Hotel  .;