Perché abbiamo bisogno di Document Management System?

Informazioni, il vostro business dipende da esso. Ma possono i vostri dipendenti di individuare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno? Nella maggior parte delle aziende, i documenti vengono memorizzati in una varietà di luoghi come – File ripostiglio armadietto, sulle reti, sui dischi rigidi di PC individuale, CD e cassetti. Le persone che hanno bisogno di accedere a questi documenti sono spesso situati in luoghi diversi, come pure

La risposta per un numero crescente di imprese – grandi e piccole – è un sistema di gestione dei documenti. Il miglior sistema di gestione dei documenti aiuterà il vostro ufficio andare senza carta che consente di liberare spazio prezioso ufficio che può essere messo a meglio utilizzare come spazio di lavoro per i dipendenti. Inoltre, il software di gestione dei documenti rende il vostro ufficio molto più rispettoso dell'ambiente.

Che cos'è Document Management System (DMS)?

La gestione dei documenti è un metodo organizzativo. Più specificamente, è un mezzo a base tecnologica di memorizzazione dei documenti. Documenti (ea volte le immagini) si svolgono in un unico deposito (repository) che semplifica la gestione e il recupero dei file quando necessario. Dal momento che le organizzazioni hanno esigenze diverse, i sistemi sono spesso progettati su misura.

Come funziona?

La gestione dei documenti inizia in genere con il documento elettronico di solito si usa uno scanner per convertire i documenti cartacei (fisici) in immagini digitalizzate. Una volta che tutti i file sono elettronici, è più facile organizzare le informazioni. Inoltre, ove possibile, tutti i nuovi documenti sono preparati e salvati in un formato digitale permanente

Quando avete bisogno di recuperare un documento dal sistema, si esegue una ricerca inserendo il documento &';. S nome. La richiesta viene elaborata e le informazioni vengono recuperate. Sistemi di gestione dei documenti comprendono misure di sicurezza per garantire che solo gli utenti autorizzati hanno accesso. Queste misure determinano che documenta alcune persone in grado di leggere, e quali azioni o modifiche possono fare.

I vantaggi dell'utilizzo di Document Management System (DMS)

Un sistema di gestione documentale efficace aiuta, rendendo più facile su file, organizzare, condividere, recuperare e informazioni sicure. I dipendenti possono anche essere più produttivi in ​​quanto fanno risparmiare tempo alla ricerca di informazioni business critical. Un buon sistema di gestione dei documenti facilita inoltre la collaborazione, la decisione, e la capacità di sviluppare il lavoro degli altri.

I file digitali dispongono di funzionalità che non è possibile con i file di carta. Con un sistema di gestione documentale in atto, più persone, anche coloro che lavorano da casa o uffici sul campo, possono accedere e lavorare sui file contemporaneamente. Query la riconciliazione e la risoluzione è più facile, moduli di domanda dei clienti o documenti CAF possono essere conservati per un lungo periodo di tempo senza danni, e documenti non possono ottenere fuori luogo o duplicati. Alcuni esempi di moduli di domanda dei clienti sono-

a. Dati Survey Surveys- vengono raccolti per vari scopi, censimento avviene ogni pochi anni. I dati ottenuti possono essere digitalizzati
facilmente

b. Questionnaires- Tabulazione dei dati che si ottiene attraverso questionari è facile ora; La tecnologia OMR viene utilizzato, in modo che possiamo ottenere i valori numerici

c. Email Moduli-carte-free clienti sono dati molti brand in tutto il paese, mentre la sensazione di queste forme, una scatola è specificato per ogni lettera

d. Registrazione Applicazioni- Applicando per ottenere un servizio o un prodotto è più facile ora, per ogni settore, come il nome della persona o del suo /suo indirizzo ci sono scatole specificate dove gli individui hanno bisogno di scrivere in lettere maiuscole. Un codice a barre è assegnato per ciascuna applicazione ora così più facile per richiamare i dati quando necessario.

Miglioramento del servizio al cliente è un altro significativo beneficio intangibile. I file sono a disposizione di tutti i dipendenti in modo che le richieste dei clienti possono essere risolte in modo più rapido ed efficace. Document Management aiuta le aziende e le organizzazioni non governative per elaborare facilmente i dati, immissione manuale dei dati è lenta e gli errori si può verificare durante l'immissione dei dati. Evitare duplicazioni e di dati può essere verificata facilmente. Modulo di richiesta del cliente di gestione è un servizio che le società di gestione dei documenti forniscono. Le aziende possono risparmiare denaro in costi di stampa e copia e anche vi è una minore necessità di locale e non locale lo spazio di archiviazione di file Hotel  .;