QuickBooks tips & consulente? Trucchi - come evitare di avere nomi duplicati

Mentre si lavora con un cliente che è il passaggio a un sistema computerizzato, ci siamo imbattuti in un problema relativo a duplicare clienti &'; nome nel database. Questi duplicati accaduto in primo luogo da una comprensione mancanza di buone pratiche durante l'immissione di tali dati. Dopo aver esaminato e assistere con la depurazione, il consulente QuickBooks che era responsabile di questo particolare cliente, si avvicinò con alcuni suggerimenti che rende il processo di immissione dei dati più uniforme, che dovrebbe diminuire la quantità di doppioni nel database e rendere più facile per trovare clienti in futuro

Usa 'e' invece di '&'. Hotel – Questo succede un bel po ', credimi lo so. Ad esempio, in un caso un cliente di nome “ A & Un Contracting &"; è stato elencato in 4 diverse varianti:
- A & A
contraente - A & A
contraente - A & A
contraente - A & A contraente
Tutte queste diverse varianti rendono complicato individuare il cliente prontamente quando si esegue una ricerca, costringendo gli utenti per scorrere l'elenco dei nomi per trovare il nome che stanno cercando. Seguendo questa semplice regola, ogni utente sarebbe entrato “ A e A Contracting &" ;. Mentre possibile, dubitiamo che molti utenti avrebbero mai entrare “ AandA Contracting &"; come questa variante del nome doesn &'; t guardare leggibile

Non ci sono abbreviazioni periodi Hotel – si consiglia vivamente di quando un'impresa ha abbreviazioni o le iniziali nel loro nome per escludere l'uso di periodi e spazi. C'è chi lo usa, altri don &'; t quando si entra nel database, che può indurre la gente a non essere in grado di trovare il cliente che stanno cercando. Un esempio regolare è “ W.B. Mason &" ;. In questo caso, si consiglia che il nome immesso sarebbe “ WB Mason &" ;. Ciò semplificherebbe l'inserimento dei dati. Inoltre, per le persone che sono nuovi per i computer, il meno digitando il più facile è per loro. Ciò consentirebbe anche di eliminare i problemi di cui qualcuno potrebbe entrare “ W. B. Mason &"; mettendo spazi prima periodi, e un altro utente non entrando spazi. La stanza più che gli utenti devono cambiare le cose all'interno di clienti &'; nomi, più è probabile che otterrà i nomi duplicati

Non utilizzare stenografia Hotel – (a meno che &'; s molto comune). Un sacco di clienti che il mio cliente occupa di sono imprenditori e imprese di costruzione. Questo porta ad alcune persone che utilizzano l'abbreviazione di parole, come “ const &"; o “ cont. &" ;, e talvolta come “ con &" ;. Oltre ad essere di confusione (è &'; con &';. Abbreviazione di costruzione, appaltatore, continentale?), Che rende più difficile per gli utenti di cercare anche

Inserisci quante più informazioni è possibile ottenere. Hotel – Questo ha cominciato a spuntare quando il proprietario ha voluto rendere i dipendenti entrano informazioni del cliente nella banca dati, invece di utilizzare un nomi dei clienti generici. In questo caso, ci siamo ritrovati con più clienti con solo il nome di “ Mike &"; e un numero di telefono. Con 8 “ Mike &"; s nella lista, era quasi impossibile dire che era che. Aggiunta anche un cognome avrebbe aiutato un sacco, ma aggiungendo l'indirizzo avrebbe reso ancora più facile (nel caso in cui ci sono più persone con lo stesso nome e cognome). Naturalmente, questo è uno dei più difficili da superare, perché i dipendenti diventano pigri nel tempo, quando si tratta di inserire le informazioni in un database.

Seguendo queste poche linee guida, la vostra lista di clienti dovrebbe diventare meno ingombra di duplicati, così sarà più veloce e più facile da individuare i clienti esistenti, e rendere le informazioni si raccolgono molto più prezioso Hotel  .;