Errori da evitare il non profit di contabilità Software Systems

Una recente conversazione Linkedin relative a nuove implementazioni senza scopo di lucro del sistema software di contabilità e dei vari sistemi presenti sul mercato, ha portato fuori molte idee su questo argomento. Chiaramente molti utenti avevano i loro favoriti. Ma dopo molti indicato quale sistema che piaceva di più o avevano usato, il vero problema è venuto fuori. Che è che nessun sistema di software di contabilità senza scopo di lucro in modo soddisfacente senza una corretta progettazione e realizzazione. Per checklist implementazione e altre utili informazioni, visitare il sito http: //www.accountingsoftware success.com
Se l'implementazione di un nuovo sistema di contabilità non-profit o migliorare una già esistente, ci sono diversi problemi di progettazione e procedurali che devono essere affrontate <.. br> Codifica inadeguata per No-Profit Accounting Software Una delle questioni più importanti è codifica, in particolare il piano dei conti in un ambiente contabile senza scopo di lucro. Se le transazioni non sono codificati in un modo che permette un facile ordinamento e la selezione per la segnalazione, ci si trova di estrazione (o riassegnazione delle chiavi) i dati in fogli di calcolo e la manipolazione lì. Infatti, uno dei sintomi di un sistema insufficiente o mal progettato è finito dipendenza fogli. Se &'; re utilizzando fogli di calcolo per i report di routine (settimanale, mensile, trimestrale), che è probabilmente una zona che si dovrebbe guardare l'automazione. Guarda la tua segnalazione e lavorare per assicurarsi che il vostro codice di account in grado di supportare le esigenze di reporting
Al di là del piano dei conti assicurarsi vendor e ID cliente &';. S sono coerenti e ha senso per l'utente finale. Ad esempio, se il vostro sistema guarda fornitori da codici alfanumerici, don &'; t numeri uso di identificarli. Utilizzare una variazione consistente del loro nome in modo che siano più facili da trovare. E utilizzare la stessa logica con i dipendenti
Non rivedere i processi /proceduresOne se i più grandi idee sbagliate &'; quanto riguarda il software è che fisserà i processi di business rotte. Non sarà, ma potrebbe portarli alla luce! A titolo di esempio, se si immettono fatture dopo i controlli si spengono, la maggior parte del software NON ospitare il vostro processo (io in realtà ho incontrato questo scenario). Si prega di don &'; t colpa del software! Rivedere il processo e vedere come potrebbe essere cambiato per consentire al software per migliorare la vostra precisione ed efficienza.
Non approfittando di contabilità non-profit software featuresOftentimes software viene acquistato con l'intento di utilizzare funzioni avanzate, ma l'inerzia prende il sopravvento e le cose ripristinare il “ vecchio &"; modo. Aree come la riconciliazione automatica, reporting, processi di budgeting automatizzati, workflow e gestione documentale tutti i suoni grande, ma sono davvero difficile da implementare. D'altra parte, vi è certamente un costo /beneficio per il tempo e lo sforzo necessario per eseguire queste operazioni. E 'molto simile ad un “ mini-conversione &"; di questo compito si stanno intraprendendo. Quindi, prima, assicurarsi che &'; s uno sforzo per il quale si e' ll realizzare un ritorno sugli investimenti. In effetti, alcune caratteristiche potrebbero non funzionare come dimostrato. Parlare con altri utenti che hanno già implementato questa caratteristica, e il grado di convalidare la sua utilità. Quindi assicurarsi che siete chiari su ciò che è necessario per una corretta implementazione, e quindi adeguatamente pianificare ed eseguire su di esso
Non creazione di documentazione Noi &';. Re non parliamo di manuali utente qui. Noi &'; re parlando di documenti personalizzati per ogni transazione e di processo si esegue in tutto il sistema, dalle voci GL di backup di sistema. Mentre queste procedure sono molto tempo per creare, il loro valore nell'assicurare processi e risultati costanti è inestimabile. Inoltre, fanno grandi riferimenti di formazione per nuovo personale, così come guide di riferimento per la compilazione di qualcuno in vacanza
TrainingWhether inadeguata it &';. Sa nuovo sistema o una nuova versione, imparare usarli pienamente sistema assicura ottimale ritorno sugli investimenti. La formazione consente anche al personale di porre domande del sistema che possono avere bisogno chiarimenti su.
SystemsA eccessivamente complesso senza scopo di lucro con una sola fonte di reddito e di una singola area programma può essere in grado di utilizzare un sistema abbastanza semplice come QuickBooks. Tuttavia, come transazioni e reporting complessità aumenta (assegnazioni, reporting croce anno fiscale, molteplici classificazioni Net Asset, ecc), la necessità di un sistema che offre quelle caratteristiche e vantaggi aumentare
. Conclusioni Per quanto riguarda Nonprofit Software di contabilità Systems Il dibattito ha portato alla mente alcuni dei commenti preferiti sentito in 20 anni di consulenza su implementazioni di sistemi senza scopo di lucro. La mia top 6:
No. 6 – “ I &'; Non sono troppo preoccupato su segnalazione. Faccio la maggior parte dei miei su Excel &"; (Gli stessi si disegnati sulla VisiCalc?)
No. 5 - “ Ho vinto &'; t bisogno di alcun aiuto di esecuzione, I &'; ve fatto diversi. In realtà ho &'; ve implementato tre sistemi contabili diversi qui negli ultimi 5 anni e "!; (Non dire altro.)
No. 4 - “ Abbiamo vinto &'; t bisogno di coinvolgere qualsiasi personale nel processo. I &'; dirò loro cosa fare e &'; ll fanno &"; (Le percosse continuerà fino a quando il morale migliora!)
No. 3 - “ Noi don &'; t bisogno di alcuna documentazione SOP. E &'; è tutto qui (indica la testa) e" (Mentre io preferisco usare “ che cosa succede se si vince la lotteria &"; scenario, mantenere il personale riferendosi a un bus sfortunato incidente … mentre sorridendo.)
No. 2 - “ Basta, mi mostri come funziona e posso insegnare a tutti gli altri che cosa fare e". (Perché nessuno conosce il loro lavoro meglio di te, e ovviamente dispone di tonnellate di tempo libero.) Comprare e il numero 1 commento - “ I &'; d piace mantenere il mio piano dei conti /vendor ID codifica /dipendente perché &' ; s il nostro modo di &'; ve sempre fatto e "!; (Almeno questo spiega il vostro “ epoca &";. Guardaroba)
Sì, pianificazione intenso, recensione procedura (compreso ingresso del personale), la formazione, la documentazione, e la disponibilità ad accettare il cambiamento sono componenti critici di una implementazione di successo. Software di contabilità senza scopo di lucro per sé non risolverà i processi di business rotte, ma sarà spesso portarli alla luce Hotel  !;