Come fa un DMS aiuto per la collaborazione sul posto di lavoro?

Un sistema di gestione documentale aiuta le organizzazioni a risparmiare tempo e spazio e aumenta la produttività sul luogo di lavoro in modo significativo. In precedenza la condivisione di file e cartelle di dati è stato fatto fisicamente, ora attraverso un sistema di gestione documentale molte persone possono accedere allo stesso file contemporaneamente su un sistema di gestione dei documenti con facilità. Corporates bisogno di memorizzare i documenti in un ambiente sicuro e protetto, le aziende che offrono DMS hanno un servizio chiamato Workflow Solutions Matrix, questo aiuta a ridurre il tempo trascorso nella localizzazione e gestione di progetti e dei documenti.

La collaborazione è una caratteristica intrinseca di un DMS, una gerarchia di solito governa l'organizzazione, i file devono essere archiviati e condivisi in base a questi livelli all'interno di un'organizzazione. Un sistema di gestione dei documenti aiuta a dare l'accesso a determinati file utilizzando una matrice di soluzione di workflow, l'accesso può essere abilitata o disabilitata a diversi reparti o dipendenti all'interno di un'organizzazione. A volte più persone hanno accesso a un singolo file, più persone possono accedere e salvare i documenti. Con altre forme di collaborazione, il file viene modificato e alcune modifiche non può essere mostrato, durante l'utilizzo di un sistema di gestione documentale esistono diverse versioni del file con diverse modifiche, il documento finale risultante avrebbe tutte le revisioni elencati.

Il processo di avere più versioni dello stesso file si chiama versioning; questa funzione è utile per le aziende, che modificano spesso i file. Gli individui possono tornare in diverse versioni per aggiornare i file come e quando necessario. Diversi individui all'interno della stessa organizzazione potrebbe fare queste versioni; DMS aiuta ad aumentare la collaborazione. Prendiamo uno scenario in cui ci sono più utenti che accedono a un documento word, il file è stato creato da un individuo di un gruppo di persone hanno potuto accedere allo stesso file, ogni modifica che fanno viene memorizzato e diverse versioni vengono salvate. Queste modifiche potrebbero essere fatti i miei più editori in date e luoghi diversi.

Soluzioni per la gestione della matrice è un servizio è una parte di certi sistemi di gestione dei documenti; aiuta le organizzazioni ad avere un repository, che aiuta a memorizzare, recuperare, organizzare e instradamento dei documenti online. In genere i documenti vengono creati organizzati e raggruppati, gli individui sono poi dato accesso a questi file con un elenco di controllo. Questo quindi permette agli utenti di cercare i file; possono iscriversi a questi file e ottenere notifiche quando vengono apportate modifiche. Questi file possono essere condivisi e modificati da individui diversi commenti possono essere aggiunti, le versioni possono essere fatte e report possono essere creati in base alla copia finale del file.

Il lavoro deve essere fatto in modo sistematico nelle organizzazioni, di collaborazione è la chiave per il successo di un'organizzazione, aiuta ad aumentare la produttività tempo speso nella compilazione e la ricerca di file in diminuzione. Sistemi di gestione documentale in grado di digitalizzare documenti per le organizzazioni; questi potrebbero essere documenti legali o disegni funzionali per alcune industrie. Servizi di digitalizzazione possono aiutare i documenti siano strutturati; essi vengono scansionati attraverso un riconoscimento ottico dei caratteri, al termine del quale sono memorizzati e organizzati. Questi file vengono quindi indicizzati così gli individui possono trovare questi file attraverso una matrice di soluzioni di workflow.

DMS aiuta la collaborazione sul posto di lavoro per strutturare i documenti che sono o acquisite o salvate su di una matrice di soluzioni di workflow. All'interno di un flusso di lavoro l'organizzazione può dare accesso a file specifici di persone selezionate all'interno dell'organizzazione. I documenti possono essere salvati in modo sicuro e in diverse posizioni accessibili da parte di più utenti contemporaneamente. In precedenza la condivisione di file è stato difficile come erano fisici, ora questi documenti possono essere acquisiti e condivisi tra più utenti senza danneggiare la carta. .. La ricerca di risparmio e recupero di questi documenti sono più veloce ora, utilizzando un sistema di gestione documentale Hotel