È pronta dati della vostra azienda a sopportare lo scrutinio legale?

Messaggi e-mail, fatture, note interne, i dati dei clienti, manuali di politica aziendale, e di altri documenti elettronici possono influenzare l'esito di un procedimento legale. Inoltre, alcune informazioni riservate come paziente di informazione sanitaria o di credito cliente numeri di carta deve essere adeguatamente garantito e potrebbe essere soggetto a una serie di regole.

Se siete preoccupati per potenziali azioni legali o la conformità alle normative, è importante a considerare come si raccolgono, archiviare e proteggere i dati. Farlo correttamente per assicurarsi che i suoi dati saranno tenere in tribunale.

Comprensione e-Discovery

Se la vostra azienda è coinvolta in un procedimento legale, sarà probabilmente oggetto di una "e processo -Discovery ". E-discovery prevede la raccolta, la preparazione, la revisione, e la produzione di documenti elettronici relativi al caso. Articolo 34 del regolamento federali di procedura civile copre la produzione di documenti e le informazioni memorizzate elettronicamente.

Gli stati di regole che è necessario "produrre documenti sono tenuti nel corso normale di attività o necessario organizzare ed etichettare loro di corrispondere alle categorie della richiesta. " Trovare i documenti richiesti non è necessariamente facile, il che rende importante per pianificare in anticipo per questa possibilità. Un po 'di preparazione, ora è possibile risparmiare tempo, denaro e problemi in seguito.

Ad esempio, i messaggi e-mail tra un manager e un subordinato coinvolto in una causa per molestie sessuali possono essere rilevanti per il caso. Ma come hai intenzione di recuperare i messaggi e sono lì tutti i controlli in atto per garantire che i messaggi non possono essere manomessi? Implementando un archivio e-mail criptata, è possibile memorizzare tutte le email aziendali in un ambiente-manomissione custodito.

Cosa Controlli avete in Place?

A seconda del tipo di attività, esso può essere soggetto a specifiche normative quali HIPAA o Sarbanes-Oxley. Se è così, la conformità dei dati elettronici non è un optional; è richiesto, e le sanzioni per il mancato rispetto può essere rigida. Anche se non sono soggetti alle norme, mantenere l'integrità dei vostri dati è importante. Per esempio, immaginate che cosa accadrebbe se uno dei vostri dipendenti ha perso un computer portatile contenente informazioni riservate.

Oltre alle minacce esterne, cosa succede se un dipendente scontento ha deciso di modificare il manuale di politica aziendale o di altri documenti sensibili? Memorizzazione di documenti online, bloccarli in modo che non possono essere modificati, e avere una pista di controllo in modo da poter vedere chi ha interagito con tali documenti sono alcune misure si può mettere in atto.

Per fortuna, archivi di posta elettronica crittografati e sistemi di gestione dei documenti elettronici sono facilmente disponibili a:. assicurare il recupero dei documenti rapido, conforme alle normative, preservare l'integrità dei dati, e mantenere i vostri dati al sicuro

Le basi di Document Management

Una varietà dei sistemi di gestione dei documenti, archivi e software esiste. Mentre le specifiche variano da una soluzione all'altra, più affrontare la seguente:

La raccolta e l'archiviazione dei dati

Gestione, l'indicizzazione e dati organizzazione

La protezione dei dati

Distribuzione e l'accesso ai dati

Conservazione ed eliminazione dei dati

Se un giudice chiede documenti elettronici dalla vostra azienda, siete pronti a rispondere? Con i sistemi giusti e delle garanzie in atto, si può immediatamente soddisfare qualsiasi richiesta legale e farlo con i dati che sono stati correttamente raccolti, memorizzati, e protetti. Senza un sistema di gestione documentale o politica in atto, il tuo caso può essere accatastati contro di voi Hotel  .;