5 Provate strategie per impedirti di essere tenuti in ostaggio dal vostro team virtuale

Ho iniziato a lavorare con un nuovo cliente la settimana scorsa nel mio Autorità programma automatizzato di marketing, e, naturalmente, avevo bisogno di accesso ai suoi vari servizi online gestito dalla sua squadra virtuale. E 'stata più di una settimana, e sto ancora raccogliendo tutte le informazioni che ho bisogno di essere in grado di accedere ai conti, capire cosa sta succedendo lì, e cominciare a tracciare alcuni parametri. Il suo web designer era MIA per quasi un mese, e siamo stati a parlare di intraprendere azioni legali per recuperare il suo informazioni in modo che potesse accedere al suo sito web. Yikes! Fortunatamente, non è venuto a questo, come lei miracolosamente emerso e ha detto che lei aveva avuto a che fare con questioni personali e purché le informazioni di cui avevamo bisogno. IMHO, è una pratica piuttosto scarsa a fallire per consentire ai tuoi clienti sanno che cosa sta succedendo, a prescindere dal problema.

Sfortunatamente, questa non è la prima volta che ho affrontato questo problema come comincio il lavoro con nuovi clienti. Molte volte, gli imprenditori servizio sono molto contenti di aver delegato qualcosa, se questo è compiti amministrativi, social media, marketing, gli aggiornamenti del sito web, ecc che non pensano attraverso le ramificazioni di quello che io chiamo il "investito da un autobus" sindrome. Con questo mi riferisco a una situazione in cui il vostro membro del team scompare improvvisamente - è "investito da un autobus" in qualche modo - come ha una malattia a lungo termine, si tratta di una crisi familiare, o di qualsiasi altra situazione in che il professionista non è disponibile per un lungo periodo. Sareste in grado di sostituire quella persona e /o supportare la vostra azienda

Qui sono i miei 5 strategie provate per evitare di essere ostaggio di tuo team virtuale:?

1. Conosco tutti i tuoi account, nomi utente e password. I dati di accesso, nomi utente e password per tutti i servizi sono fondamentali per voi essere in grado di gestire un business con successo. Se l'assistente fosse investito da un autobus domani e non ha avuto queste informazioni, come sarebbe il vostro business continuerà a correre? E 'bello che avete delegato le operazioni giorno per giorno o componenti specifiche della vostra azienda, ma essere sicuri che si sono appena delega della responsabilità e che non si è totalmente dipendente da tua squadra e impotente senza di loro. Hai bisogno di sapere abbastanza per andare avanti, se qualcosa dovesse accadere a qualcuno sulla vostra squadra. Inoltre, non si vuole essere messi in brutta situazione di "avere" per usare una squadra freelance che non sei felice perché rifiutano di consegnare le informazioni utente nei servizi online. Credetemi, ho visto tutti i tipi di comportamento non professionale e non etico in questo settore, come alcuni liberi professionisti cercare di tenere la loro clienti in ostaggio come una strategia di fidelizzazione della clientela.

2. Assicurati che il tuo proprietà intellettuale è stato registrato a vostro nome. Se i servizi utilizzati o la proprietà intellettuale che si possiedono (come nomi di dominio) non sono registrati nel tuo nome, si potrebbe essere in un mucchio di guai se si decide di cambiare fornitore a un certo punto. Assicurarsi che i servizi che si utilizza e la proprietà intellettuale che si possiede è controllato da voi, non la vostra squadra, e che hanno la capacità di cambiare idea su qualsiasi aspetto della vostra attività quando si vuole, senza che la decisione sia dipendente un passaggio membro del team su informazioni che sono di vitale importanza per il funzionamento del vostro business.

3. Creare una soluzione di archiviazione centrale. Se stai usando qualcosa di semplice come Google Documenti o un Wiki, creare un certo tipo di spazio di collaborazione online dove tutti i membri del team sono elencati e avere accesso alle informazioni di cui hanno bisogno per lavorare con voi. Ci sono un gran numero di basso costo servizi di collaborazione online disponibili in questi giorni. Determinare quali sono le vostre esigenze in un tale spazio, firmare il vostro business come un cliente, e iniziare ad usarlo.

4. Documentare le procedure. Volete (o un altro membro del team) in grado di inviare il vostro ezine se il vostro assistente non erano in grado di? Che ne dite di aggiornare i social network, aggiungere un autoresponder, o aggiornare il tuo sito web? Avere i membri del team hanno bisogno di tempo per documentare quello che fanno in un modo passo-passo in modo che tu o un altro membro del team può saltare in e completare un'attività in caso di necessità, senza un sacco di tenersi per mano.

5. Comunicare regolarmente e affrontare subito i problemi. "Tu non sai quello che non si sa quando non lo fai" è uno dei miei detti preferiti. La tua squadra deve essere in grado di vedere il quadro di quello che sta succedendo nella vostra azienda in modo che possano meglio eseguire i dettagli. Se si dispone di un membro della squadra che non è fornire costantemente in modo tempestivo, senza capire ciò che è stato delegato, o sta scomparendo per pezzi di tempo, è necessario far fronte a questa ora, piuttosto che dopo. A volte il problema è un caso isolato, mentre altre volte è un'indicazione di un problema più serio. Andare a fondo di tutto ciò che è da fare con immediatamente prima che diventi un problema critico.

Prendere le dovute precauzioni per garantire che si può fare il tipo di modifiche è necessario per mantenere il vostro business senza intoppi. Seguendo questi 5 strategie, si è notevolmente diminuito le sue possibilità di essere tenuti in ostaggio dal vostro team freelance Hotel  .;