10 suggerimenti su come scrivere un business oggetto

La posta elettronica è parte dell'attività quotidiana di un professionista IT. E &'; s utilizzato in uffici come principale forma di comunicazione, e di alcune organizzazioni usarlo meglio di altri. Troverete c'è grande differenza tra un buon e-mail e una cattiva e-mail. A volte possiamo prendere cattive abitudini di altre aziende o dipendenti, causando nostre e-mail per entrare in “ male email &"; categoria. Avere una lettura di questi dieci consigli su come scrivere e-mail aziendali per contribuire a migliorare la vostra scrittura.

Usa un Informativa Linea Oggetto

La riga dell'oggetto è la prima cosa che una persona vede in un e-mail. Di solito, lo vedono prima di aprire l'e-mail in sé, come a seconda del client di posta elettronica, il soggetto e il destinatario viene visualizzato prima che l'intero messaggio.

Il soggetto dovrebbe fornire sufficienti informazioni e-mail modo che il destinatario sappia cosa si tratta di prima dell'apertura. Un soggetto come “ Review &"; o “ Documento &"; è estremamente vago e doesn &'; t aiutare molto. D'altra parte, un soggetto come “ Requisiti revisione del documento &"; è molto più specifico e offre il destinatario ulteriori informazioni sulla posta elettronica

salutare il destinatario
Opportunamente

Inizia la tua email fornendo un saluto - don &';. t basta lanciare nel email. Ci sono diverse occasioni in cui si può semplicemente rispondere all'e-mail con una risposta rapida, ma in quasi tutti i casi, It &'; s preferibile avere un saluto

Come si dovrebbe usare un saluto in una e-mail.? Beh, questa e-mail è formale, ma non formale come una lettera commerciale. Utilizzando “ Dear John &"; è troppo formale. Qualcosa di simile a “ Ciao, &"; o “ Ciao, &"; o “ Ciao John, &"; è spesso accettabile. Sarà necessario regolare quando c'è più di un destinatario. Io di solito includono entrambi i nomi, se ci sono due persone, o usano la parola “ tutto &"; se vi sono più di due. Ad esempio, “ Ciao Giovanni, Pietro, &"; se &'; s due Giovanni e Pietro, o “ Ciao a tutti, &"; se &';. s di Giovanni, Pietro e un'altra persona

Keep It
breve e necessario

In questo mondo di computer e tecnologia, &'; s tentazione di trasformare l'e-mail in un saggio e scrivere tutto e all'interno per la persona. I &'; non sono sicuro se si &'; ve mai ottenuto una lunga e-mail prima, ma se si ha, come ha fatto che ti fanno sentire? Si è sentito entusiasta leggerlo, o ha fatto girare voi fuori che si sente come se fosse un sacco di lavoro? Io so come mi sento quando ricevo una lunga e-mail - è &'; s non una buona cosa

In alcuni casi, la selezione del metodo di comunicazione più appropriato può ben vuoi dire don &'; t nemmeno bisogno di comporre l'e-mail.. D'altra parte, se si fa, tra le cose più difficili da fare quando imparare a scrivere la posta elettronica aziendale è quello di rendere breve e concisa. È necessario essere in grado di ottenere risultati strepitosi in modo efficiente, senza entrare in troppi dettagli o informazioni non necessarie. Ci vuole un po 'di pratica ed esperienza, ma cercare di pensare a te stesso come il destinatario quando la lettura della posta elettronica. Un suggerimento che ho citato più avanti è in revisione l'e-mail - durante la rassegna, si può vedere se si &'; sa buona lunghezza

Metti il ​​tuo punto principale Nell'Annuario frase di apertura

Oltre a tentare di. mantenere l'e-mail breve e al punto, c'è un'altra cosa siete in grado di fare per aiutare il destinatario e ottenere una risposta da parte di posta elettronica. È possibile inserire il motivo principale per l'e-mail nella frase di partenza. Questo punto potrebbe essere una richiesta (come “ I &'; d piace la tua approvazione sulla seguente azione &"; o “ potremmo incontrare per parlare dei progetti per il nuovo dipendente &";?) O anche solo informazioni (come “ sotto i dettagli su l'interruzione del server sul fine settimana &" Si prega di trovare;.)

Questo aiuterà il destinatario leggere l'e-mail e migliorare il modo in cui l'e-mail viene utilizzato. Più in dettaglio nella e-mail può andare al di sotto, per sostenere questo punto

essere consapevoli del destinatario &';. S Conoscenza

Una parte enorme di come scrivere una e-mail business nel mercato IT è il divario di conoscenze tra i dipendenti. C'è ovviamente una grande quantità di informazioni tecniche in vari settori della IT - e non tutti sanno che cosa significa tutto questo. Questo è certamente qualcosa a cui pensare quando si scrivono messaggi di posta elettronica ad altri individui.

Potrebbe essere OK durante la scrittura come parte della propria squadra o quando si conosce la persona è consapevole del soggetto della mail. Tuttavia, quando si scrive ad altri, &'; s importante essere consapevoli del destinatario &'; s conoscenza. Questa conoscenza può essere in due aree - conoscenza della tecnologia, e la conoscenza del contesto di business

La conoscenza della tecnologia comporta tutta la roba IT che conosciamo e amiamo -. Server, networking, programmazione, basi di dati, la configurazione - tutta quella roba. Questi tipi di cose che gli altri sarebbe molto probabilmente capire, ma non sempre. Solo perché qualcuno è a conoscenza di come switch e router sono impostati per la rete, doesn &'; t significa che sanno di configurazioni di database. Potrebbe essere necessario spiegare lo scopo della vostra e-mail a loro in termini non tecnici

La conoscenza del contesto di business coinvolge sistemi software, processi di business e lavoro di squadra che isn &';. T relativo alla parte tecnica della vostra email. Il destinatario può capire perché si vuole cambiare una configurazione sul server per accettare una nuova applicazione, ma non può sapere che cosa l'applicazione è o perché deve essere accettato. Questo è semplicemente un esempio in cui spiegare la situazione o richiesta in un contesto può aiutare il destinatario

Don &';. T Utilizzare Tutte maiuscole o Testo Speak

Utilizzo di tutti i tappi in una e-mail ti fa guardare come si SONO GRIDA. Certo, forse hai su per caso, ma assicuratevi di rivedere l'e-mail per verificare. L'unica eccezione a tutti i tappi è per acronimi o iniziali - che dovrebbe essere usato con parsimonia. Mantenere i vostri messaggi di posta elettronica di condannare caso - come se si &';. Re a scrivere una frase

Inoltre, don &'; t usano “ testo parla &"; in una e-mail. Acronimi e parole che potrebbero essere accettabili in messaggi di testo, come ad esempio LOL o PLZ, non dovrebbero essere inclusi nel email. Se si ritiene necessario utilizzarli, &'; re non scrivere una e-mail di business efficace. Tenerlo a parole piene come richiesto

Utilizzare corretta ortografia e grammatica

Ortografia e grammatica è necessaria in una e-mail - è &';. S prevede che sia corretto. Un certo numero di persone può non notare l'ortografia e la grammatica non corretta, ma per molte persone, cattiva ortografia e la grammatica si distingue. Si può realmente rovinare l'esito della vostra email e ti fa sembrare meno professionale

Assicurarsi che si sta utilizzando la corretta ortografia e grammatica per una e-mail &';. Re scrittura. Il vostro client di posta elettronica dovrebbe fare un lavoro ragionevole di correggere l'ortografia e la grammatica, ma si shouldn di &'; t dipendono da esso. Soprattutto a lavorare in un ambiente tecnico, potrebbe cercare di tradurre o “ corretto &"; cose che shouldn &'; t essere corretti. Se &';. Re sicuri, chiedere ad un collega di guardare oltre per controllare che sia corretto

Dire per favore e grazie

Se &'; re chiedendo alla gente di agire, it &'; s intelligente per usare le parole “ per favore &"; e “ grazie &" ;. E &'; s qualcosa che abbiamo imparato in questi giorni la scuola, e dai nostri genitori - con favore e grazie è gentile e le altre persone ti rispetto per questo. E 'isn &'; t qualcosa che è implicito in una e-mail, quindi se si parla di &ldquo specificamente, si prega di &"; e “ grazie &"; sarà probabilmente apprezzato.

Includere una firma appropriata

L'aggiunta di una firma nel bottoom della vostra email è probabilmente la cosa più grande che sei in grado di fare quando alla ricerca di come scrivere un business e-mail. E &'; s lassù con una e-mail soggetto come una parte vitale di una e-mail. Ciò è significativo per un paio di motivi:

Esso include le informazioni di contatto per voi, in modo che il ricevitore è in grado di contattare l'utente
può farti sembrare professionale.. Avendo solo il tuo nome alla fine dell'email è una cosa, avere una firma con tutti i tuoi dati è un gradino sopra.
Permette agli altri di contattarti se sono consapevoli della posta elettronica, in futuro, o se &' ; s su una catena di e-mail

Ci sono diverse cose che si dovrebbero includere in una firma - il tuo nome e cognome, il vostro ruolo, il reparto, e il tuo numero di telefono.. È don &'; t deve includere il tuo indirizzo di posta elettronica, come il ricevitore può semplicemente premere Rispondi. Stare lontano da citazioni o immagini nella tua firma - ci &'; s alcun motivo per includere qualsiasi di questo e si riempie solo la firma

Inoltre, assicurarsi di spedirlo con ogni e-mail inviato.. Molti client di posta elettronica contiene una funzione per inserire immediatamente una firma e-mail, e mi avrebbe proposto lo si utilizza. Significa che don &'; t si affacciano per aggiungerlo e &'; s una cosa in meno a cui pensare

Commenta e Modifica Prima di inviare

L'ultimo passo prima di consegnare la posta elettronica aziendale è di rivederlo. . È necessario rivedere l'e-mail per un paio di motivi:

Assicurarsi ortografico e grammaticale è accurato Alberghi Controlla che il punto del messaggio viene consegnato
Assicurarsi che l'email non sia troppo.. lungo.

Si può essere tentati di creare solo l'e-mail e inviarlo. Se si spende una rilettura minuto e rivedere l'e-mail, si potrebbe trovare cose che didn &'; t prima, e dovrebbe portare a una e-mail di qualità superiore. Essa può anche contribuire a migliorare la qualità del lavoro -. Se altri pensano tua e-mail sono sempre precisi, essi devono avere un'alta opinione del vostro lavoro effettivo

Bonus Suggerimento su Come scrivere un Business Email

Sì, io &'; m che incorpora un suggerimento bonus - punto numero undici

Questo suggerimento in più è quello di inviare solo l'e-mail di coloro che lo richiedono.. Si può essere tentati, e abbastanza facile in questi giorni, per aggiungere un gran numero di contatti in To e campo CC della e-mail. Tuttavia, è necessario prestare attenzione a questo. It &'; s la prima causa di email che intasano persone &';. S caselle di posta - in corso di e-mail che don &' inviato; t bisogno di vedere

E 'meglio inviare solo l'e-mail a chi ha bisogno di vederla. A seconda della posta elettronica e dei contenuti, e il team si lavora in, questo è un qualsiasi numero di persone - ma meno le persone il meglio

Spero che queste indicazioni su come scrivere una e-mail aziendali sono utili per voi. e aiutare il tuo modo di scrivere e-mail Hotel  .;