Lontano dagli occhi, lontano dal cuore? Maneggiare carta e file con tre decisioni semplici

Se le pile di carta e pile di file sulla scrivania sembrano moltiplicarsi e ad assumere una vita propria?

Hai paura di mettere via nulla perché si potrebbe dimenticare a questo proposito?

Quando si apre la posta, pensi, "mi limiterò a metterlo qui per ora"? Fa il 'messo qui per ora' mucchio continuare a crescere?

Se avete risposto 'Sì' per una di queste, si stanno ritardando le decisioni. Questo ritardo si traduce in una maggiore ingombro sulla scrivania. Il disordine porta a sopraffare. Sopraffare porta alla diminuzione della produttività. Si può vedere che tutto questo porta a nulla di buona qualità

Ci sono solo tre decisioni che dovete fare:.

Decisione # 1: Cosa fare con la posta. Quando la posta arriva, andare su di esso dal cestino e prendere una delle seguenti azioni:

• Gettarlo. Se non ne hai bisogno, gettarlo nella spazzatura (che possono includere frantumazione o riciclaggio). Il più che buttare via, meno devi prendere cura di. Hai vinto!

• Delegarla. Se qualcun altro può farlo, trasmetterla.

• Fallo adesso. Se questo è qualcosa che può essere fatto in due minuti o meno, farlo ora. Questo può significare effettivamente facendo il compito o pianificazione dell'attività nel tuo pianificatore o mettere sulla vostra lista 'fare'.

• Do It Later. Se questo è qualcosa che sarà necessario in seguito, non può prendersi cura di questo momento, o ci vorrà un po 'per finire, passare alla decisione n 2.

• Tenerlo per sempre. Se questo è qualcosa che hai bisogno di aggrapparsi a, passare alla Decisione N. 3

Decisione n ° 2: Quando hai bisogno di vedere di nuovo? Quando è necessario fare riferimento alla carta in futuro (come un invito o una mappa) oppure è necessario ricordarsi di agire in una data specifica, avrete bisogno di un file tickler. Questo è ciò che si fa:

• Raccogliere queste forniture:

* Un cassetto o una scatola che ospiterà cartelle sospese

* 43 cartelle sospese

* 43 appesi schede delle cartelle di file, 31 di un colore e 12 di un altro colore

* La tua penna preferita o Sharpie

• Prendete questi passaggi:

* Scrivi i dodici mesi su 12 schede di un colore; inserirli lungo il lato sinistro di 12 cartelle sospese

* Indicare i numeri 1-31 sulle linguette 31 dell'altro colore; inserirli nelle cartelle restante 31 pensili, li barcollando in posizioni diverse dalla sinistra così sarete in grado di vederli a colpo d'occhio

• Mettere le cartelle nel cassetto o scatola:

* Qualunque mese che stai iniziando con (mentre scrivo, questo è febbraio), che mettere scheda mese nella parte anteriore del cassetto con le cartelle numerate per il resto del mese dietro di esso (cioè 27 a 31, anche se febbraio non ha 31 giorni).

* Dietro queste è la cartella per il prossimo mese (marzo), seguita dai file numerate 1-26.

* Dietro che sono le cartelle per il resto dell'anno.

* file i documenti secondo quando si sarà bisogno di loro, lasciando il tempo per completare il progetto. Ad esempio, se il termine ultimo è il 25 marzo e si pensa che il lavoro ci vorranno due giorni, mettere la carta nella cartella 23 marzo. Se avete solo bisogno di ricordarsi di fare qualcosa nel mese di giugno, cadere nel file di giugno.

* Iniziare ogni giorno con la cartella del giorno e poi spostarla. Quando sei attraverso con una giornata, spostarlo alla parte posteriore del mese successivo.

* Verso la fine di ogni mese, passare attraverso le carte che sono state cadute nella cartella del prossimo mese e metterli in la data appropriata. Anche in questo caso, per consentire il tempo per completare il progetto

Decisione n. 3: Se avete bisogno di tenerlo per sempre, archiviarlo. Ecco alcuni suggerimenti per il vostro deposito:

• Avete veramente bisogno di tenerlo per sempre? Organizzare gli esperti dicono che si fa riferimento a solo il 20% di quello che si file. Il restante 80% non è necessaria e non guardò di nuovo. Non riempire i vostri armadi con l'80% .... questo include più copie dello stesso documento

• Non overstuff i cassetti di file. Mantenere due pollici di spazio vuoto in ogni cassetto in modo da poter ottenere i file e uscire senza atterraggio sul pronto soccorso

• Utilizzare un sorter pendenza desktop. Se si dispone di pile di file sulla scrivania, che non possono essere messi via perché si sta lavorando su di loro, metterli in un selezionatore pendenza desktop. Sono disponibili presso qualsiasi fornitore ufficio. Ciò manterrà i file visibile e facile da trovare. Potrai anche essere meno probabilità di perderle o dimenticarle

La sfida:. Risolvere per prendere una decisione su ogni pezzo di carta quando si entra in ufficio. Non 'metterlo qui per ora.' Prendere decisioni porterà a enormi benefici. Quando si cammina in un ufficio che è libero da ingombri ... quando si perde meno tempo alla ricerca di documenti e file ... quando non sei più perdere scadenze ... vi sentirete meno stressato e si otterrà più lavoro in meno tempo. Prendetevi il tempo si salva per la formazione continua, una vacanza, o per rilassarsi appena fuori. Sarai un paralegale meglio nel lungo periodo Hotel  .;