Il ruolo della comunicazione in Project Management

La comunicazione è la più importante della persona di project management compiti o team per un determinato progetto. Il 90% del lavoro di un capo di project management del progetto sarà la comunicazione. Delega, la ricezione e seguito su relazioni e incontri tutte le richieste di comunicazione di grande efficacia per paura che qualcosa vada storto con il progetto. Probabilmente Va da sé che la comunicazione altamente efficace dovrebbe essere incluso in tutte le chat di IM, e-mail e telefonate, pure.

E 'il compito più importante di leader di project management per comprendere e facilitare chiaro e comunicazione circospetto per il semplice motivo che la maggior parte dei membri di un team di sviluppo del progetto hanno probabilmente sorprendentemente mediocre, anche sub-par, capacità di comunicazione. Le abilità comunicative sono molto dato per scontato dalla popolazione in generale affari. Si presume che se uno ha laureato da un college o università e ha competenze di base parlata e scritta in inglese (come questo saggio è stato scritto in inglese, supponiamo che condurre la vostra attività in inglese), si deve avere capacità di comunicazione efficace. Ma, come coloro che hanno esperienza nella gestione di progetti capire, questo apparentemente logico, persino inevitabile, rapporto è spesso assente. In effetti, nel mondo degli affari uno dei fattori importanti che aiuta a decidere se qualcuno è abbastanza qualificato per essere un leader di gestione del progetto è la loro avendo sopra la media (preferibilmente eccellente) capacità di comunicazione.

La comunicazione nei progetti è di circa il trasferimento di conoscenze pertinenti da un partito ad un altro partito o partiti. Se la conoscenza che è destinato ad essere trasportato è distorto o mal ricevute, chiaramente interferisce con la trasmissione e quindi con l'uso e l'applicazione della conoscenza. Una mancanza di conoscenza si traduce in una o, peggio ancora, un progetto incompleto adeguatamente completata. Tale risultato scarso costa l'azienda un sacco di soldi, e può costare l'azienda cliente. Si può costare a qualcuno il loro lavoro, come bene.

I due metodi principali di comunicazione sono attraverso le parole scritte e parole parlate. Una grande quantità di tempo è speso nel mondo degli affari con la parola scritta per la comunicazione. Coloro che sono coinvolti nella gestione del progetto può certamente attestare che spesso fanno un sacco di lettura per cercare di guidare un progetto fino al suo completamento con successo.

Le parole scritte hanno un grande potere e l'utilità. Quando si scrive, si può prendere il vostro tempo a meditare sulle parole che sceglierete. Anche se si sta parlando via chat, è possibile prendere più tempo per mettere in pausa e pensare a quello che stai leggendo da l'altra persona e cosa si vuole veramente per dire che si può su una telefonata o da solo le parole pronunciate nel corso di una incontro. Quando si riceve la comunicazione scritta, si può leggere sopra le parole più e più volte, se necessario, al fine di abbattere il giusto significato. Si può andare indietro sopra gli archivi di comunicazione scritta nel caso in cui avete dimenticato qualcosa o la necessità di chiarire la tua memoria.

Tuttavia, ci sono alcuni svantaggi alla comunicazione parola scritta. Uno di questi è che la persona che scrive un messaggio può avere meno desiderabili competenze grammaticali e di punteggiatura. Capacità di ortografia poveri possono confondere le acque di una comunicazione chiara, troppo. Grammatica inferiore, punteggiatura, ortografia e può portare a messaggi scritti distorte. Questi fattori possono portare a problemi di comunicazione che causano problemi con lo sviluppo del progetto, come ad un esempio un messaggio scritto male e quindi incompreso che porta all'attrito tra due parti. Essi possono anche portare a un indesiderato rallentamento nel progresso di un progetto, e questo a sua volta può minacciare il rispetto delle scadenze, se una parte deve attendere un chiarimento di un messaggio scritto da un altro. Un altro problema con le parole scritte è che molte persone, soprattutto in età digitale di oggi, in realtà non utilizzare il vantaggio di più tempo per pensare che la scrittura permette. Questo è vero soprattutto con la comunicazione IM, ma va per le e-mail pure. Troppe persone scrivono come parlano, e non credo che le lettere maiuscole se del caso contano davvero. Project management richiede assolutamente che, come manager, abilità comunicative avanzate scritta (come l'autore di questo saggio!). E 'anche una buona idea per voi a suggerire la formazione in abilità di scrittura di business per tutti i dipendenti i quali si trovano ad essere privo di fondamentali abilità di scrittura in inglese.

Come accennato in precedenza, l'altro aspetto della comunicazione verbale è orale. I vantaggi qui sono significativi. Flussi di comunicazione più veloce, senza la necessità di scrivere le cose. Se si utilizza riunioni virtuali online, è possibile creare registrazioni audio di tutto dire per la successiva riproduzione e registratori a nastro ad attivazione vocale può essere utilizzata in incontri di persona per gli stessi fini, in questo modo la comunicazione orale possono essere archiviati e riferimento poi proprio come può scritta. Quando si ha solo per ascoltare, invece di dover leggere, si possono spesso agiscono sulla conoscenza più rapidamente (come il disegno, dattilografia, scrittura, aprendo file desktop del computer, o navigare in Internet in risposta simultanea a ciò che è stato ascoltato).

Ma, ci sono svantaggi alla comunicazione orale. E 'più difficile per molte persone di conservare le informazioni di cui si parla solo contro ciò che è scritto (che lo rende audiovisivi, e non solo l'audio). Spesso è più noioso di mettere in pausa, riavvolgere e avanzare rapidamente attraverso una registrazione di quello che è quello di capovolgere semplicemente attraverso le pagine. E, la comunicazione orale può essere più complessa di quanto scritto, perché si tratta degli aspetti paralingual ("non è solo quello che dici, è come lo si dice") e, quando si tratta di parole pronunciate, il 55% del messaggio viene recapitato da non verbale lingua segnali del corpo. Il linguaggio del corpo è più difficile da seguire in questi giorni di incontro virtuale di Internet. E molte persone sono un po 'inetto quando si tratta di capire come utilizzare aspetti paralingual e non verbali della comunicazione orale al telefono e nelle riunioni dal vivo. Questo può chiaramente causare una grande quantità di caos

Per capire quanto sia facile per gli sforzi di comunicazione per andare storto nella gestione di progetti, c'è un bel po 'di formula che è stato operato attraverso gli anni:. Per il calcolo la possibilità di cattiva comunicazione, utilizzare la formula (N * (N-1)) /2, con N = il numero di persone direttamente coinvolte nel progetto. Così in un progetto che ha solo cinque persone coinvolte, con voi è uno di loro come project manager, ci sono 10 modi possibili, con ogni pezzo di comunicazione, per le cose vanno male, se non finito "alla perfezione ".

C'è anche una bella soluzione per aiutare con una comunicazione efficace che è stato redatto, chiamata la matrice di comunicazione. Si tratta di una tabella di tutti coloro che sono direttamente coinvolti nel progetto, e ognuno di queste persone viene inserito sotto la riga e la intestazioni delle colonne. Un segno di spunta nel punto di intersezione di due partecipanti al progetto significa che questi due partecipanti avranno sicuramente bisogno di comunicare direttamente tra di loro per il progetto per essere completato con successo. È possibile concentrarsi su questa matrice per aiutare te stesso facilitare la comunicazione chiara ed efficace al momento giusto e nel posto giusto per le persone giuste in questione.

La tua linea di fondo con alls questo è semplice. E 'imperativo che si facilitare e garantire una comunicazione efficace come project manager. E 'il 90% del vostro compito di gestione del progetto Hotel  .;