Comunicare rapidamente e facilmente

oggi &'; s posto di lavoro di informazione e di sovraccarico di comunicazione, corrispondiamo con molte persone attraverso molti media ogni giorno. Questo articolo fornisce suggerimenti per comunicare con gli altri in modo rapido e facile, portando a un maggiore controllo sul vostro tempo e le comunicazioni

Posta muove il paese, e codici di avviamento postale spostare la posta elettronica -. Beh, forse non più. Tuttavia, la maggior parte dei messaggi ricevuti, sia in forma di e-mail, fax o memo, richiedono una risposta. Il più veloce e più facilmente si risponde, meglio la giornata, la settimana, la carriera e la vita saranno - e più sarete in controllo del proprio tempo. Ci sono molte opzioni disponibili per la gestione rapidamente messaggi di risposta.

Che cosa si desidera inviare e perché?

Se siete in vendita o un tipo di posizione in cui si avvia il contatto con i potenziali clienti o clienti, quindi la posta ei messaggi sono proattivo in natura. Si sta inviando informazioni o la letteratura progettato per ottenere un altro partito interessate a quello che li può offrire in termini di beni o servizi. E 'probabile che la maggior parte delle informazioni e messaggi inviati ad altri rappresenta una risposta a una richiesta che hanno fatto, o un obbligo che è necessario soddisfare.

Gestione Corrispondenza rapidamente

Molte volte la corrispondenza che desideri affrontare tempestivamente le cadute lungo la strada; si deve prendersi cura di troppe altre cose. Un elemento chiave nel rispondere ai messaggi risparmio di tempo è questo: quando una risposta non richiede protocollo formale di business (per esempio quando si conosce l'altra parte bene), o la voce solo meriti breve proposito, ci sono molti modi per gestire la corrispondenza rapidamente.

1. Alcune persone usano messaggi prestampati come: "Scusate l'informalità, ma sento che è più importante per rispondere prontamente che offrire una risposta più formale che avrebbe preso molto più tempo."

Chiedi alla gente come si sentono quando ricevono tali risposte, e la stragrande maggioranza saranno d'accordo che avrebbero piuttosto ottenere una risposta rapida e informale, che risponde alla loro domanda, di aspettare settimane per una risposta formale.

2. Conservare le informazioni indirizzo di ritorno sulle buste dal messaggi ricevuti. Successivamente, è possibile utilizzare il loro indirizzo come etichetta indirizzo a loro, ed evitare la necessità di avviare la stampante, fotocopiatrice o carta per etichette. Tali indirizzi possono essere tagliati o strappati con il bordo di un righello.

Quando ricevo un pacchetto da qualcuno, clip l'etichetta dalla loro busta e allegarlo alla documentazione in dotazione all'interno con una grande graffetta o rimovibile nastro. Quando sono pronto a dare una risposta, il partito etichetta di indirizzo è già disponibile

Spesso, quando non è possibile ottenere una risposta dagli altri, è perché sono sopraffatti -. I sistemi che non hanno messo a punto per prontamente rispondendo alle informazioni e messaggi che ricevono. Spesso la loro incapacità di rispondere in modo tempestivo (o affatto) ha poco a che vedere con il merito della richiesta. Si tratta di un risultato della loro inefficacia personale o inefficacia della loro organizzazione.

3. Ordina una matrice di gomma dal vostro negozio di forniture per ufficio che dice "Speed ​​risposta." Ho una tale matrice. E 'di grandi dimensioni e le stampe in rosso brillante. Quando si riceve una lettera che merita una risposta rapida, il timbro con "la risposta di velocità," e offrire il vostro risposta sullo spazio in fondo alla lettera. In alternativa, è possibile stampare le etichette che dicono "la risposta di velocità" e apporre la pagina.

Profonda, grassetto, inchiostro rosso appare come il nero, se presentate via fax, in modo da avere la possibilità di invio di fax della lettera. Si potrebbe anche copiare e spedire la lettera. Tali tecniche consentono di ottenere una risposta per l'altra parte in modo rapido, e vi darò un record di corrispondenza che è stato trasmesso. Tale risposta è utile al destinatario e, perché presenta allo stesso tempo il loro messaggio e la Sua risposta. Pensate a quante volte avete scritto a qualcuno, e hanno risposto, ma non è possibile richiamare il motivo per cui è stata avviata la corrispondenza.

4. Se stai inviando una risposta ad un altro partito, inserire una delle vostre etichette di indirizzo. Questo aiuta l'altra parte rimanere in contatto con voi. Allego la mia etichetta indirizzo con quasi tutta la corrispondenza Spedisco. Se si prevede più contatto con l'altra parte, si potrebbe anche voler includere etichette di indirizzo aggiuntivi.

Successivamente, inizierete a notare felicemente che si riceve risposte da l'altra parte più rapidamente, e che ' re utilizzando le etichette di indirizzo si aveva fornito loro. Questo vi dice che hanno comprato nel vostro sistema. Hai allenato con successo un corrispondente di essere più abili a comunicare con voi, in modo da ora sia lei che l'altra parte beneficio.

5. Ordinare un timbro di gomma o di creare un'etichetta che facilita le vostre risposte fax pure. Tale matrice o l'etichetta dovrebbe includere il vostro nome, telefono e numero di fax. Si potrebbe imprimere o apporre questa etichetta sulla corrispondenza che ricevi. Questo funziona bene ed eviti di utilizzare la carta di fax del destinatario.

Quando si riceve fax da un fax free-standing, la metà del tempo l'altra parte utilizza una pagina intera annunciando che un fax in arrivo, quindi utilizza un altro pagina per l'invio di un messaggio sei o otto linea. Tutta la comunicazione avrebbe potuto prendere un terzo di una pagina.

Quando si avvia un sistema di etichettatura, si lascia l'altra parte sa che si rispetti il ​​loro tempo e risorse. Inoltre, si mantiene bassi i costi. Costa molto meno per un terzo o mezza pagina via fax di andare oltre i fili di due pagine.

Se si utilizza un modem fax, si applicano gli stessi principi. Mantenere le vostre informazioni di identificazione del fax concise e vicino alla parte superiore della prima pagina. Mantenete il vostro messaggio breve. Ciò mantiene la vostra trasmissione costa verso il basso e in realtà aumenta le probabilità di una risposta. Molti dei vostri corrispondenti già ottenere troppi messaggi, e sono più propensi a rispondere a quelle che sono brevi e concisi.

6. Per più corrispondenza cartacea, utilizzare la parte posteriore della pagina che ricevi. Creare una copia della parte anteriore e posteriore per i propri file cartacei, se necessario. A volte è possibile consolidare la corrispondenza che hai ricevuto, consolidando così la corrispondenza da inviare. Se qualcuno ti invia una lettera di due pagine, ma avete solo bisogno di rispondere a un paragrafo chiave, clip di tale paragrafo, includerlo in cima alla vostra trasmissione, e di offrire la vostra risposta sotto.

7. Sentitevi liberi di numerare i punti nella corrispondenza che hai ricevuto, e affrontare ogni punto nella risposta. Questo ridurrà il tempo e l'energia che serve per offrirvi una risposta. In caso contrario, si rimane bloccati dover scrivere: "Sulla base della sua dichiarazione al punto due ... hai detto XYZ, sento che ... ABC. Al punto quattro si afferma che ... jkl." Search

Quando si numerare i punti della corrispondenza si riceve, di solito si può affrontare tutto in una sola pagina. Mentre le attività e protocollo organizzativo possono spesso richiedere risposte formali, la vostra missione è quello di tentare di offrire il maggior numero di risposte informali come si può. Risposte formali che prendono due o più pagine, richiedono copy-editing. Inoltre, quando vivere immersi in tale corrispondenza prolisso, il tempo viene aspirata fuori della vostra giornata e della vita.

8. Essere alla ricerca di modi per combinare la vostra macchina fax o un modem fax, stampante, fotocopiatrice e, per generare rapidamente ed efficientemente risposte adeguate ai messaggi ricevuti, piuttosto che lasciare che la corrispondenza si accumulano.

9. Progettare moduli per gestire la comunicazione di routine. Meglio ancora, vedere se qualcuno nel vostro ufficio ha già creato una forma, o assegnare il compito a qualcuno. Molti negozi di forniture per ufficio trasportano libri con forme corrispondenza pre-progettati. Sono vale la pena $ 10-15, dal momento che è probabile che risparmiare abbastanza tempo il primo giorno si utilizzano tali forme a più di giustificare l'acquisto.

In un'epoca di informazioni e di sovraccarico di comunicazione, troppi professionisti di carriera indicano che hanno bisogno di più tempo per il proprio lavoro. Questo modo di pensare ti tiene schiavo all'orologio. Più tempo non è sulla sua strada, e non è la soluzione, se non si è già operativo in modo efficiente Hotel  .;