Produttività Coaching - Email Efficienza & Etichetta

Forse lo strumento di comunicazione più usato e abusato in atto oggi è l'email. La nostra capacità di lavorare in modo produttivo sarebbe drasticamente ridotto se ci stava &'; t hanno accesso alla posta elettronica. Tuttavia, poiché abbiamo accesso a e-mail le nostre vite sono costantemente interrotti, spesso con inutili pezzi di informazioni.

La chiave per ottenere il massimo da e-mail è fare in modo a trovare un sistema che ti aiuta a rimanere in cima delle cose correttamente e anche filtra gli elementi non importanti che possono causare a switchtask

I seguenti sono alcune regole di clienti TimeGym pollice hanno trovato molto disponibile a rendere e-mail una benedizione e non una maledizione:.

1.
Parsimonia copia o CC. Recentemente ho sentito parlare di un dipendente che ha aggravato il suo capo fino al punto del suo licenziamento. Una delle abitudini che aveva era quasi sempre Carbon Copy suo capo per l'invio di e-mail — forse nel tentativo di guardare occupato. Quando si aggiungono le persone ad una lista copia, assicurarsi che le informazioni siano veramente prezioso per la loro posizione ed è necessario per loro di fare il loro lavoro correttamente. Se si ha bisogno di aggiornare un collega circa le cose che hanno fatto, salvarlo per un e-mail settimanale digerire o un incontro di persona.

2. Siate molto cauti nell'uso “ Rispondi a tutti &";
. La Rispondi a tutti tasto invia una mail di risposta a tutti nel “ Da e" e “ CC &"; lista della e-mail originale. In generale, solo hit “ Rispondi a tutti &"; quando l'email è stata pensata per essere una discussione di gruppo, e solo se la vostra risposta è prezioso e importante per ogni altra persona indicata nella e-mail. In caso contrario, si rischia di intasare le caselle di posta elettronica di altri che non hanno bisogno o il desiderio di vedere la vostra risposta.

3. Uso “ Blind Carbon Copy &"; o “ BCC &"; per
gruppi misti. Noi tutti abbiamo ricevuto una email di divertente o commovente inoltrato a noi da una persona cara. Tuttavia, se si decide che assolutamente non può resistere l'invio di una immagine di un gattino vestito come il capitano Jack Sparrow, assicuratevi di inviarlo ai vostri destinatari utilizzando “ Blind Carbon Copy &"; Questo protegge le identità di posta elettronica dei coloro che ricevono l'email e aiuta a ridurre lo spam.

4. Limitare il numero di argomenti di una e-mail
. Avete mai inviato una e-mail a qualcuno con una serie di domande per poi scoprire che hanno risposto a soltanto tre dei diciassette punti che faticosamente coperto? Ricordate sempre questa legge di e-mail: minore è la posta elettronica, la più probabile è da leggere
Prova a rompere diversi concetti in diversi messaggi di posta elettronica.. Se è necessario disporre di più tra gli argomenti di una singola email, cercare di rompere loro in brevi piccoli pensieri. Per lo meno, assicurarsi di utilizzare elenchi puntati o spaziatura paragrafo tra concetti diversi.

5.
Utilizzare linee soggetto efficaci. Spesso Vedrò linee tematiche che sono vuoti o non sono legati alla carne della e-mail. Anche se questo può sembrare rapido o intelligente, crea un problema più tardi quando il destinatario tenta di cercare il tuo conversazione. Linee soggetto scritti male anche rendono più difficile per la persona che riceve l'e-mail per capire quali azioni hanno bisogno per svolgere. Essere particolarmente consapevoli della riga soggetto se una conversazione email cambia rotta. Se la conversazione passa dalla campagna pubblicitaria per fare un nuovo noleggio, prendete un momento per modificare la riga dell'oggetto. Questo aiuterà voi e il vostro lettore di evitare confusione e rendere più facile il recupero e-mail in futuro.

6. Lasciare la storia all'interno della vostra email
Alcune persone scelgono di disabilitare mostra la persona &' precedente;. S email nella storia, forse nel tentativo di ridurre l'ingombro parola. Il problema è questo rende difficile per qualcuno di seguire il filo della conversazione. Ad esempio, se si scrive di nuovo a una e-mail con una breve risposta come “ suona come una buona idea &"; ma non c'è storia della conversazione diventa molto difficile per il destinatario di sapere esattamente cosa si sta riferendo. Il destinatario può avere a spendere tempo e lo sforzo di andare in loro storia e-mail, e individuare ciò che l'idea era hanno mandato in primo luogo. Anche se può apparire ingombra, sempre lasciare la storia su e non cancellare il mittente &'; s-mail precedente Hotel  .;