*** The Other 'dogana' di Incontri Internazionali: protocollo

Quando ho iniziato a programmare incontri internazionali più di 20 anni fa, e" Going Global &"; era lo slogan della giornata. Le aziende cercano nuovi mercati al di fuori degli Stati Uniti e le associazioni hanno cercato nuovi soci. Quando ho iniziato a programmare incontri all'estero, la mia attenzione si è concentrata esclusivamente sulla logistica: trasporto merci, negoziato in valuta estera, in collaborazione con le compagnie aeree, detraibilità fiscale, la scelta di attività per i partecipanti di godere mentre si trovavano nella destinazione, e la produzione di un'esperienza positiva che non lo farei essere dimenticato … . tutti gli aspetti importanti di riunioni internazionali

I didn &'; la t si rendono conto che stavo trascurando una delle parti più critiche del esperienza incontro internazionale: protocollo. Come un organizzatore di incontro internazionale, ho anche bisogno di assumere il ruolo di addetto al protocollo, senza il titolo. Ho imparato presto che era il mio lavoro per comprendere le aspettative culturali per ottenere il lavoro fatto. Ecco alcuni consigli di protocollo condivido dalla mia esperienza sudati:

Stili di Comunicazione
comunicazione non è la stessa in tutto il resto del mondo come è negli Stati Uniti — e non mi riferisco a differenze linguistiche evidenti. Agli americani piace a “ arrivare al punto &"; e per sapere definitivamente che cosa sta per succedere ad ogni passo del cammino. Le nostre comunicazioni, sia scritte che verbali, sono più frettoloso. Spesso usiamo “ stenografia inglese, &"; pensando l'altra parte capire il nostro significato. Ad esempio, rispondendo alle domande di un gruppo di pianificazione riunione giapponese, un sales executive dell'hotel ci ha detto, e" Nessun problema, &"; che è stato interpretato come “ No, c'è un problema &"; L'albergo ha perso il business.

In Asia, il Medio Oriente, e in molte parti d'Europa, la comunicazione è più in loop. Si inizia con chat sociale, può includere una menzione del lavoro a portata di mano, e poi torna a sociale chat. Americani possono diventare frustrati con il tempo si può prendere per ottenere consenso su un punto, ma non dovrebbe cercare di affrettare il processo. Capire che il rapporto tra le parti è più importante del contratto. Nei negoziati con i fornitori, e" no &"; doesn &'; t significa non la maggior parte del tempo; significa forse. A volte, come nei paesi asiatici, e" forse &"; significa no.

Dress

Come ti vesti dà il tono per i vostri rapporti di affari all'estero. Fortunatamente, la marina conservatore o vestito grigio per gli uomini e le donne è corretto un po 'ovunque. Si trasmette un senso di professionalità. Per le donne, una scollatura modesta è altrettanto importante.

Non si può aver pensato, ma i colori hanno una forte influenza nel modo in cui sono percepiti all'estero. Mentre il rosso è un colore potere negli Stati Uniti, in alcune parti dell'Africa è un colore del lutto. In Asia, è un colore fortunato, mentre in Russia e in molti paesi dell'ex Unione Sovietica, il rosso si ferma per il comunismo e il sangue della rivoluzione. In America Latina, il colore viola è associato con la morte. In Asia, il bianco è il colore del lutto. Colore considerazione deve essere data ai regali e vestito.

biglietti da visita
Sarà necessario distribuire un numero doppio di biglietti da visita all'estero come ci si aspetterebbe da distribuire nel corso di una incontro a casa. In quasi tutte le riunioni in ufficio, si darà uno alla reception, così come al vostro contatto. Sempre dare il vostro biglietto da visita con la mano destra o entrambe le mani. La mano sinistra è storicamente la “ sporco &"; mano, riservato per l'igiene personale, in modo da evitare di utilizzarla per offrire doni o il vostro biglietto da visita. Don &';. T dimenticate di fare l'altro lato del vostro biglietto da visita tradotto nella lingua del paese in cui si stanno facendo affari se l'inglese non è la lingua principale ci parlata

Contatto con gli occhi

Incontro un &'; s sguardo è venerato negli Stati Uniti. Noi determinare se l'altra persona è onesto e degno di fiducia da se s /he stabilisce un contatto visivo con noi. Ma don &'; t tenere lo sguardo troppo a lungo in Asia. Uno sguardo costante è considerato aggressivo e persino ostile. La regola da rispettare è che se ti accorgi che il contatto visivo sta facendo qualcuno scomoda, distogliere lo sguardo. Nella maggior parte delle culture, il contatto visivo intermittente è accettabile.

Saluti
Saluti può essere difficile. La stretta di mano è ferma e relativamente breve (tre secondi) nel business europeo del Nord America e del Nord. Tuttavia una stretta di mano più leggera (zoppicare), ma persistente (10-12 secondi) è la norma in Asia. Per fare una grande impressione, andare insieme a norme culturali. Osservare. Quello che si ottiene dovrebbe essere ciò che si dà in cambio.

Articoli da regalo
Negli Stati Uniti, il regalo che dà nel mondo degli affari è regolato dal Congresso. Ci sono limiti al valore dei doni ricevuti da altre organizzazioni americane. Altri paesi generalmente don &'; t hanno questi limiti e dono è una parte importante delle relazioni commerciali. Ma vi è un 'arte di fare regali. Sapere quando per dare, cosa regalare, a chi dare, e come per avvolgerla sono ugualmente importanti.

Al vostro primo incontro con un nuovo cliente o fornitore, scambio di doni sarà la norma. Ci sono le vacanze di gift-giving obbligatorie in tutto il mondo. In Giappone, i regali vengono scambiati 15 luglio o metà anno e alla data &'; s fine, il 1 gennaio

E 'sempre meglio per dare un dono che rappresenta la vostra azienda, settore, o di un paese, ha fatto nella tua nazione. Alcuni suggerimenti di regali appropriati che funzionano quasi ovunque sono libri illustrati della vostra città o paese, strumenti di scrittura di alta qualità, manufatti nativi americani, accessori da viaggio come candele, depuratori d'aria, bussole (musulmani devono conoscere la direzione della Mecca), e binocolo zoom. Qualsiasi dono intellettuale — libri, musica e artigianato (art) — sarà apprezzato.

Alcuni tabù:
* cuoio doni dati a indù
* alcol e qualsiasi prodotto che comprende come ingrediente dato in dono a un
musulmana * dando coltelli, che rappresentano le relazioni Severing ( così rinunciare dando quel bel set carving)
* un regalo made in China dato ad un cliente giapponese.

Donna in carriera
In molte culture, le donne non sono così facilmente accettato nel ruolo di uomini d'affari competenti come gli Stati Uniti. A causa delle loro norme culturali, ci vorrà del tempo per i contatti commerciali internazionali a fidarsi di una donna &'; s conoscenza e competenza. Siate pazienti e mantenere la vostra professionalità. Spesso le donne vengono ignorati durante le riunioni di lavoro, se ci sono con i colleghi di sesso maschile; storicamente sono stati visti come assistenti, non quelli in carica. Spesso è importante per il gruppo di riferimento apertamente alle donne e sollecitare le loro opinioni su questioni per mantenere tutte le parti incluse nella riunione.

Prontezza
Ancora un altro concetto di cogliere al fine di condurre affari con successo in ambito internazionale è uno di tempo. In tutto il Nord Europa, la Scandinavia, i Paesi Bassi, Germania, Svizzera e Belgio, vi è una grande considerazione per tempestività. Essendo 10 minuti di anticipo è apprezzato. Negli Stati Uniti, Canada, Regno Unito, Francia e Australia, tempestività è apprezzato. Tuttavia, in Europa meridionale (Spagna, Italia, Grecia), la maggior parte del Mediterraneo, e Arabian Paesi del Golfo, una riunione possono essere ammessi a 14:00 ed effettivamente iniziare 14:30-03:30 (tranne per banchetti).

Nella maggior parte di America Latina e Asia, è ancora più lassista, e ha nominato i tempi sono solo stime. Puoi &'; t andare male per essere in tempo; basta portare un libro da leggere o di lavoro di occupare voi, mentre si attende.

Tieni presente che gli americani sono quasi le uniche persone sulla terra che mangiano cena alle 06:00 Si supponga che si mangia più tardi si è abituati e tenere a mente al momento di pianificare cene di gruppo che comprendono colleghi locali.
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