Email Etiquette ~ 6 Linee guida chiave da considerare prima di colpire Invia

Per molti, corrispondenza e-mail è migliorata l'efficienza aziendale a molti livelli. L'invio di una e-mail in grado di risparmiare tempo e denaro, oltre a fornire un virtuale “ sentiero di carta &"; di informazioni inviate e ricevute.

Mentre Internet ed e-mail in grado di fornire un accesso rapido e facile alle informazioni e le interazioni, ci sono alcuni problemi di etichetta da considerare. In primo luogo, non tutti gli utenti di computer visualizzare e-mail allo stesso modo. Alcune persone usano e-mail solo per scopi commerciali, altri per una presa sociale e talvolta un equilibrio tra i due. E &'; s importante sapere quello che la gente sulla vostra lista dei contatti e-mail vogliono ricevere e quello che don &';. T

Molte aziende hanno politiche rigorose di comunicazione elettronica che vietano contenuti non appropriati e indicare chiaramente che le informazioni creato e distribuito dal posto di lavoro computer è di proprietà della società. Mentre comune, questo può causare alcuni problemi. Quello che alcuni ritengono inadeguato, altri no, e la determinazione del contenuto appropriato può diventare una zona grigia. Spesso, quando una e-mail viene inviata dal lavoro dipendente doesn &'; t pensare di “ grande immagine &"; . ramificazioni

Ecco &'; s un esempio.

Moses lavora per una grande azienda. Lui &'; s conoscenza della politica di comunicazione elettronica, ma il suo senso di contenuti appropriati differisce da quella di gestione. Mosè riceve una email da un amico che trova completamente divertente. Egli trasmette rapidamente a tutta la sua lista dei contatti e-mail. L'e-mail mostra avanti la sua firma sul posto di lavoro (cioè Mosè Brown, Consulente finanziario, XYZ Investments con numeri di indirizzo e di contatto). L'e-mail rende modo per diverse centinaia se non migliaia di destinatari tramite avanti. Il CEO di XYZ sembra essere uno di quei destinatari e doesn &'; t condividono la stessa piegato sull'umorismo che Mosè fa. Che cosa succede da qui? L'azione correttiva dalla gestione perché Mosè ha violato la politica posta elettronica aziendale e ha mal rappresentato l'azienda con l'invio di contenuti non appropriati che include il nome della società, indirizzo e informazioni di contatto

Anche se don &';. T lavorare per una grande azienda, le vostre abitudini di posta elettronica possono avere un impatto vostro business individuale e come le persone si vedono

Mosè decide lui &';. ll essere più cauto in futuro. Dopo tutto, egli apprezza il suo lavoro. Mosè promette che &'; ll utilizzare le comunicazioni elettroniche con cura. Poche settimane passano e Mosè riceve un avviso via e-mail stupefacente. Sembra che le banane carnivori sono scatenando il caos sulla nazione. Preoccupato per il benessere dei suoi amici, mangiare banane Mosè rapidamente tipi fuori un avvertimento e inoltra il messaggio a tutta la sua lista. Presto Mosè riceve e-mail da diversi nella sua lista che le banane carnivore sono una bufala. Lo esortano controllare snopes.com prima che manda più sciocchezze. Mosè non riesce a crederci. Il messaggio che ha ricevuto è stato firmato elettronicamente da un medico, ma dopo una ricerca Snopes, Mosè sa che ha bisogno di essere ancora più cauti.

Mosè ha imparato due lezioni importanti.

1. Don &'; t inoltrare email inadeguato dal lavoro e sempre considerare che gli altri non possono avere lo stesso senso dell'umorismo che fate
2.. Controllare Snopes.com o in un altro il controllo sito della vostra scelta prima di inoltrare &ldquo fatto; allarme &"; e-mail e assicurarsi che le persone della tua rubrica e-mail voler ricevere tali informazioni.

A questo punto si potrebbe pensare che Mosè è esperto di elettronica. Mentre Mosè è essere più cauto di quello che trasmette via e-mail e lui &'; s imparato un bel po ', visitando Snopes.com, Mosè ancora doesn &'; t abbastanza hanno e-mail etichetta masterizzato

Un importante cliente di email XYZ di assicurazione. Mosè per quanto riguarda alcune informazioni per un reclamo di business. Mosè sta lavorando su più progetti contemporaneamente e risponde rapidamente via e-mail prima di ri-leggere la sua risposta o utilizzare il controllo ortografico. A causa della natura rapida e immediata di comunicazione e-mail, it &'; s facile essere più permissive di quanto si farebbe normalmente durante l'invio di corrispondenza commerciale. Tuttavia, tutto ciò che si posta elettronica è una diretta estensione della vostra credibilità professionale e personale

Come Mosè ha colpito il pulsante di invio, ha notato un errore di battitura e couldn &';. T stop il suo sistema di inviare l'e-mail. Mentre errori di battitura accadono (anche a stagionato scrittori) it &'; s importante utilizzare il controllo ortografico per evitare loro. Oltre a l'errore di battitura, quando Mosè ha tirato l'e-mail a controllare alcuni dettagli, si accorse che aveva anche lasciato fuori alcune parole importanti e alcune informazioni il cliente richiesto. Ora, Mosè deve prendere di nuovo il tempo di contattare il cliente, fornire tutte le informazioni che è stato inizialmente richiesto e comprendono tutti i dettagli che avrebbe dovuto incluso la prima volta.

Mosè aggiunge un paio di lezioni la sua lista di email etiquette che &'; ll seguire in futuro

3.. Leggere attentamente le email che richiedono informazioni e inviare tutte le informazioni la prima volta.
4. Utilizzare sempre il controllo ortografico.
5. Prima e-mail la tua risposta al tuo indirizzo di posta elettronica in modo che si prende il tempo di ri-leggere prima di inviare al destinatario previsto.

Con alcuni ricordi delicati e prove di errori, Mosè è più sicuro con il suo uso di eTools. Egli doesn &'; t preoccuparsi di offendere nessuno o violare le politiche aziendali in materia di comunicazioni elettroniche. Meglio di tutti Mosè ha imparato dai suoi errori e lui &'; s lavorare in modo più efficiente e preciso

Ma, Mosè ha una lezione da imparare finale..

Mosè segue tutti i suggerimenti di cui sopra e invia una e-mail a un collega su un progetto che &'; s davvero entusiasta. Nella fretta, lascia la funzione Caps Lock. Quando il suo collega di Sally riceve l'e-mail in tutte le protezioni, si chiede il motivo per cui Mosè è “ urlando &'; a lei circa il loro progetto comune. Sally è offeso da questo e discute con la direzione. Ancora una volta, Mosè impara una lezione preziosa. I suoi manager condivide una sesta punta con lui quando spiega nel mondo della posta elettronica, inviare la corrispondenza in tutte le protezioni è considerato urlare e spesso visto come
scortese

6. Assicurarsi di utilizzare la corretta punteggiatura e la formattazione.

Ora Mosè ha giù. Lui &'; s attento e riflessivo a quello che manda a collaboratori, colleghi di lavoro, amici e parenti via e-mail. Sa anche lui &'; s non fatto di apprendimento. Ci &'; sa molto di più di questa e-mail etichetta di quanto avesse mai immaginato e lui &'; s stato imparando di più qui Hotel  .;