10 suggerimenti per scrivere e-mail

Questo articolo è stato scritto, perché la scorsa settimana ho visto tre esempi di messaggi di posta elettronica che sono stati letti da persone diverse dal destinatario. In un caso, un avvocato ha pubblicato un scambio di email intero compreso tra l'avvocato e un richiedente per una posizione di socio nella sua azienda. Essa dovrebbe entrambi hanno imbarazzato ed è stato oggetto di un sacco di conversazione web. Negli altri due casi, ho ricevuto una e-mail di gruppo che era destinato a una sola persona da leggere. Uno era innocuo, ma l'altro ha fatto alcuni commenti veramente sprezzanti su una classe che un membro del gruppo stava progettando di dare. Il membro la cui classe si diceva che lei era scioccata. Così è stato I. Il mittente della mail ha fatto pubbliche scuse e ha detto in sua confusione ha inviato l'e-mail per la lista che era destinato per qualcuno non sulla lista. Come imbarazzante per tutti!

1. Evitare materiale personale o privato - Con la facilità di un semplice nulla in avanti personali o private possono essere pubbliche molto facilmente. Se non si desidera che ha pubblicato su internet non utilizzare la posta elettronica per inviarlo.

2. Rendere il vostro messaggio breve e al punto. Coprire un argomento per e-mail. Email spesso viene scremato. Se è troppo complicato per essere conciso quindi utilizzare il telefono con un follow-up messaggio o lettera se necessario avere una traccia cartacea.

3. Rendere il soggetto chiaro come il tema del messaggio. Se non si conosce la persona che si sta emailing includere il nome della persona che ti ha detto di scrivere nel soggetto. La gente spesso eliminare e-mail da sconosciuti così tra cui un nome di qualcuno che conoscono nel soggetto può salvare l'e-mail venga eliminato.

4. Non scrivere l'e-mail quando si è arrabbiati. Si può rimpiangere inviare l'e-mail una volta che avete calmato. Anche in questo caso la posta elettronica può essere fatto facilmente pubblico. È così che si desidera la gente a sapere che?

5. Prova leggere la tua email. Se sei un povero correttore ortografico o qualcuno che non è chiaro quando si scrive, convincere qualcuno a prova di leggere la tua email. Mal-mail scritte possono confondere il destinatario e riflettere male su di voi.

6. Includere tutte le informazioni di contatto su ogni email. Se il destinatario ha una domanda riguardo l'e-mail che lui /lei potrebbe desiderare di effettuare una chiamata o controllare il vostro sito web. Inoltre indirizzi email dirottamento è diventato comune. Se avete sempre le informazioni di contatto, poi quelli presenti nella rubrica che sono abituati a ottenere e-mail da voi saprete qualcosa è sbagliato quando manca.

7. Utilizzare brevi paragrafi e un sacco di spazio bianco. Questo rende il vostro e-mail di facile lettura.

8. Invia tutti i documenti correlati. Se si sta discutendo di un documento in una e-mail, inviare una copia del documento, anche se è già stato inviato. Non date per scontato il destinatario dispone di tutte le informazioni che lui /lei ha bisogno di agire sulla tua email. Invia tutto ciò che è richiesto con la tua email.

9. Fare attenzione quando si e-mail di un gruppo. Controllare la "A" prima di inviarlo. È opportuno, per l'intero gruppo o solo una sola persona?

10. Compilare il "To:" durare. Se avete mai inavvertitamente inviato una e-mail non finito capirete il motivo di questo ultimo suggerimento. Avrai voglia di essere sicuro che la posta elettronica è perfetta prima di inviarlo Hotel  .;