Affari Organizzatore Suggerimento - Aumenta Morale ed efficienza attraverso la condivisione di file di riferimento

limatura lavoro di ufficio è spesso il compito più antipatico ed evitato in un ufficio. Molte persone trovano troppo in termini di tempo e complicato trovare una casa per tutti loro lavoro di ufficio così si finisce per accumularsi qua e là e ovunque, rendendo le cose peggiori. La buona notizia è che non è così difficile come molti pensano di stabilire e di facile utilizzo e manutenzione sistema di archiviazione

Il primo passo è quello di capire quanto sia semplice può essere &ndash!; lo sapevate che ci sono solo tre tipi di file che mai bisogno? Un sistema di archiviazione efficace ha solo tre tipi di file: azione, di riferimento e di archiviazione.

I file di azione
Il file operazione richiesta non è tutto ciò che riguarda i progetti che si sta lavorando, questi sono i file a cui si accede di frequente. Assicurarsi che questi file sono vicini alla vostra scrivania e di facile accesso e ri-file dopo averli usati. Molti di noi si accumulano questi tipi di file sulla nostra scrivania per paura di loro giusta al posto sbagliato, ma una volta che si imposta un buon sistema di archiviazione si può dimenticare che la paura per bene!

File di riferimento
file di riferimento non sono accessibili tutte le volte che i file delle azioni, ma sono ancora i file importanti che è necessario a cui aggrapparsi. Questi tipi di file don &'; t devono necessariamente essere a portata di scrivania, ma shouldn &'; t essere troppo lontano o.

Archivio File
file archiviati sono file che non sono necessari con una certa regolarità, se non del tutto. Questi file possono essere tenuti in un deposito, o dovunque ci sia spazio e saranno al sicuro. I file archiviati sono per lo più file che si mantiene “ nel caso in cui &" ;, ma di solito non finiscono per dover accedere.

Tutti e tre i tipi di file sono importanti per il vostro ufficio, ma per questo articolo ci concentreremo sui vantaggi della creazione di un buon – condiviso - sistema di archiviazione di riferimento.

La tua azienda &'; s libreria di risorse è costituito da file di riferimento. Quanto tempo avete visto sprecato, o sprecato voi stessi, alla ricerca di un pezzo di materiale di riferimento? E 'facile immaginare quanto più produttivo ogni membro del vostro ufficio potrebbe essere se rapido, facile accesso a tutti i file di riferimento di cui avevano bisogno.

Oltre al vantaggio di una maggiore efficienza, la condivisione di un sistema centrale di deposito di riferimento può unire un ufficio. Il lavoro di squadra è favorita quando le risorse sono condivise al fine di beneficiare ogni membro dell'ufficio.

Se si è pronti a creare un sistema di archiviazione di riferimento condiviso la prima cosa che devi fare è scegliere un sistema di archiviazione che si adatta alle vostre esigenze di lavoro attuali e la vostra cultura aziendale.

E 'una buona idea per trovare una posizione centrale, al di fuori di nessuno &'; s di lavoro individuale per individuare il file di riferimento del sistema. Una posizione centrale renderà più facile per tutti di ottenere l'accesso ai file di riferimento, e tenendolo lontano da chiunque &'; s di lavoro individuale eliminerà eventuali interruzioni che potrebbero verificarsi in caso contrario.

Un ottimo modo per garantire il successo del nuovo sistema di archiviazione è quello di ottenere il maggior numero possibile di persone a bordo con l'implementazione. Iniziate con una breve sessione di formazione sul sistema di archiviazione di scegliere in modo che ognuno è chiaro su come funziona. Poi hanno una sessione di brainstorming organizzazione aziendale per definire i dettagli come dove sarà situato e come sarà mantenuto. Una volta che tutti vedono quanto facile può essere quello di gestire i file di riferimento, e quanto più produttivo che può essere, saranno finalmente fare uso di tali file di riferimento importanti Hotel  !;