Il primo passo per Organizzazione di Microsoft Outlook - Uso Contatto Categorie

Quando viene utilizzato per il suo pieno potenziale, Microsoft Outlook è un potente strumento per la produttività! Tuttavia può diventare rapidamente una fonte di stress e frustrazione per coloro che aren &'; t sicuro come usarlo. Questa serie di articoli vi aiuterà a incrementare la produttività mediante l'insegnamento di organizzare Microsoft Outlook.
Categorie

Microsoft Outlook consentono di raggruppare i contatti, rendendo più facile trovare, ordinare e filtrare i contatti. Se tutto quello che state facendo a questo punto è l'aggiunta di contatti all'elenco senza organizzare loro, io suggerisco di prendere un ulteriore passo avanti utilizzando categorie per rendere Microsoft Outlook lavorare di più per voi. Alcuni Contatto Categorie consigliati sono fornitore, cliente, Prospect, Pubblicità, delle risorse, della famiglia, personale, ecc, naturalmente si dovrebbe adattare i vostri categorie per le vostre esigenze. E 'facile da aggiungere, eliminare e modificare le categorie come i vostri bisogni cambiano.

Perché &'; s importante organizzare contatti di Microsoft Outlook

Organizzare i contatti di Microsoft Outlook è una chiave importante nel rendere Microsoft Oulook lavorare per voi. Utilizzando le categorie rende il lavoro facile di invio di email a gruppi definiti di persone – Basta trascinare e rilasciare una categoria e-mail interi indirizzi vengono visualizzati automaticamente nel campo A del messaggio. Punta rapida: assicuratevi di tagliare e oltre gli indirizzi email nel campo di BCC prima di inviarlo, it &'; s cortesia comune e si può incorrere in problemi di diritto alla privacy se don &'; t. Utilizzando le categorie rende semplice anche per visualizzare e analizzare l'elenco dei contatti, o esportare i contatti in un altro programma.

Il motivo più importante per usare categorie di contatti è snellire il vostro marketing e follow-up sforzi. Ricordate: la fortuna è nel follow-up! Ad esempio, è possibile creare una categoria denominata “ Prospect &"; e la bandiera per un giorno specifico per ricordare a voi stessi di follow-up. In alternativa è possibile creare un appuntamento dal contatto selezionando la data che si desidera seguire. Un altro suggerimento è quello di creare una categoria per eventi specifici (ad esempio eventi di raccolta fondi, festa di Natale, lancio di prodotto). Dopo l'evento, ordinare i contatti per categoria e inviare un follow-up biglietto di ringraziamento ad ogni persona che ha partecipato all'evento.

Come impostare e utilizzare Microsoft Outlook Contatto Categorie:

Il seguente è un processo in tre fasi suggerito per iniziare.

1. Pianificare le categorie che si pensa che verrà utilizzato su carta.

2. Impostare le nuove categorie nella Elenco categorie principali.

3. Assegnare i contatti per la categoria o le categorie che appartengono

categorie Creazione:.

1. Seleziona categorie dal menu Modifica

2. Fare clic su Elenco categorie principali

3. Digitare un nome di categoria nella nuova casella di categoria

4. Fare clic su Aggiungi

5. Seguire i punti 3 e 4 per creare ulteriori categorie

6. Fare clic su OK due volte

Assegnazione di una categoria durante la creazione di un elemento:

1. Con la voce aperta, fare clic su Categorie (se sei già in una email, scegliere Opzioni, quindi le categorie)

2. Clicca sulle caselle accanto alla categoria applicabile o le categorie nella lista categorie disponibili.

3. Clicca su
OK

Assegnazione di una categoria a un elemento esistente:

1. Selezionare la voce che si desidera assegnare una categoria a.

2. Clicca su Categorie dal menu Modifica

3. Clicca sulle caselle accanto alla categoria applicabile o le categorie nelle categorie disponibili lista

4. Fare clic su OK

Qualche rapido time-Consigli per risparmiare

1. Microsoft Outlook consente di assegnare diverse categorie per un singolo contatto. Ad esempio, si può avere un fornitore che è nel vostro “ fornitore &"; categoria, così come si “ Fundraiser 2010 &"; categoria.

2. Quando si esportano i contatti a un altro programma di database, assicuratevi di esportare il campo Categoria. In questo modo Categoria trasferirà sopra nel nuovo database risparmiando tempo l'immissione dei dati.

3. Categorie e il follow-up è fondamentale per un elenco di contatto efficace, qualunque sia la vostra situazione. Quando si ricevono e-mail da nuova porta, è importante che si crea un sistema di follow-up!

Prendetevi del tempo per organizzare Microsoft Outlook pianificazione e creare le tue categorie di oggi è sicuro di risparmiare tempo e denaro in futuro Hotel  !;