Per la maggior parte delle persone in questi giorni, tenere il passo con l'assalto quotidiano di e-mail è una sfida importante. Infatti, gli esperti stimano che la posta elettronica ha aggiunto un extra di 1,23 ore per giornata lavorativa di una persona media ( E-scrittura: Strumenti del 21 ° secolo per una comunicazione efficace
da Diana Booher; Gestione e-mail
da Christina Cavanagh). Se si moltiplica 1,23 ore per 5 giorni per 52 settimane, la persona media spende 320 ore per anno di tempo in più la gestione di posta elettronica. Wow! Questo è un sacco di tempo speso per e-mail. E gli esperti stimano che il tempo perso ha causato ai lavoratori di radersi tempo altrove a e-mail, causando una crisi di produttività.
Secondo The Sims Wall Street Journal, il lavoratore americano medio spende fino a quattro ore al giorno invio e la ricezione di e-mail. Di che quattro ore, si stima che un'ora al giorno è speso per il 36 per cento dei messaggi di posta elettronica che sono o irrilevanti, o rilevanti, ma non richiedono una risposta.
Così come il vostro sopravvivere all'attacco-mail al giorno? I seguenti suggerimenti vi aiuterà a gestire il flusso di e-mail:
Disattiva allarmi di posta elettronica e richiede attraverso il vostro strumento di preferenze e-mail. Molte persone hanno allarmi e richieste impostati per andare fuori ogni pochi minuti dopo l'arrivo di e-mail nella loro casella di posta. Queste continue interruzioni rendono le persone rispondono come i cani di Pavlov ogni volta che sentono il "C'è posta per te" carillon. Spegnendo la suoneria vi impedirà di interrompere quello che stavi facendo per leggere la posta elettronica in mezzo ad altri progetti.
Piano per la lettura e la risposta di e-mail nel vostro programma quotidiano. Creare un metodo proattivo di gestione della posta elettronica attraverso la creazione di tempo nella vostra giornata dedicata alla posta elettronica. Non controllare la posta elettronica la prima cosa al mattino, o si rischia di diventare reattiva. Invece, passare la prima ora lavoro più importante o pianificare la vostra giornata.
Stimare la quantità di tempo che si è spesa per e-mail ora, e tagliare quel tempo in mezzo. Scadenze di solito fanno la maggior parte delle persone più efficiente. Si consiglia di spendere metà del tuo tempo e-mail assegnato al mattino, e l'altra metà dopo il pranzo o prima di aver finito di lavorare per il giorno. Le forze si vincolo di tempo a dare la priorità. Le e-mail che non vengono risolte probabilmente non sono così importanti e, quindi, eliminati o archiviati in cartelle di file per un utilizzo futuro.
Crea cartelle di posta elettronica, e dirigere il flusso di posta elettronica. Creare cartelle nel vostro sistema di posta elettronica che rispecchiano il vostro sistema di archiviazione di carta per rinforzare memorizzazione e il recupero di informazioni importanti. Inoltre, creare le cartelle per riflette la vostra progetti attivi e modificare le impostazioni di posta elettronica di direct e-mail che contiene il linguaggio connessa al progetto di tali cartelle all'interno della vostra casella di posta. Aggiunto bonus:. Molti sistemi di posta elettronica impongono limiti sulle dimensioni casella di posta, ma non in una cartella
cartelle Usa archiviazione informatica. Per le e-mail che devono essere conservati per un periodo di tempo più lungo, creare un archivio elettronico, con le cartelle elettroniche per la categoria nomi che corrispondono i file fisici. Utilizzare Word o qualsiasi sistema la vostra azienda utilizza e sostiene spesso.
Salva solo il più recente. Eliminare la stringa precedente di messaggi di posta elettronica e tenere solo il più recente quello di evitare di salvare le email ridondanti.
Basta salvare l'allegato. Se e-mail ha un allegato e questo è tutto ciò che serve, solo salvare l'allegato.
Controllare il flusso dello scambio di e-mail. Le persone spesso sentono di dover rispondere a e-mail istantaneamente. Prendetevi il tempo di prendere in considerazione la vostra risposta e rallentare il flusso di e-mail quando una risposta immediata, se non necessario.
Evitare di invio di e-mail irrilevanti. Fare attenzione a non inviare e-mail solo perché è veloce e conveniente. Le stesse regole si applicano a e-mail, come la corrispondenza normale - se non deve essere detto, non dirlo
Crea modelli.. Se si inviano spesso gli stessi tipi di messaggi di posta elettronica, creare modelli che è possibile utilizzare più e più volte (cambiando solo le specifiche ogni volta).
Crea un rituale di posta elettronica. Ogni Venerdì prima di lasciare l'ufficio, sia spietato sull'eliminazione di e-mail non è necessaria più, salvando quelli che serve per una settimana o più per le cartelle personali, salvando quelli è necessario più tempo per Word, e rivedere quelli nelle cartelle personali di cancellare qualsiasi non è più necessario. Ne fanno un abitudine settimanale e la posta elettronica sarà molto più gestibile. È anche possibile fare la stessa cosa alla fine di ogni giorno, se lo desiderano.
Molte persone hanno familiarità con i suggerimenti di cui sopra, ma pochi in realtà la loro attuazione, lasciando loro di essere reattivo anziché proattivo. Organizzare il tuo indirizzo e-mail, come ogni altro comportamento organizzazione, ti permette di essere più produttivi e di utilizzare meglio il vostro tempo ed energia. Quindi fermare la follia, e fare quello che serve per prendere il controllo della vostra email. Ricordate, e-mail dovrebbe essere uno strumento di comunicazione elettronica per aiutarvi, non farvi impazzire Hotel .;
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