3 passi per andare senza carta

Una delle mie aree di specializzazione in mia produttività e l'organizzazione di attività di consulenza è la gestione della carta – aiutando i miei clienti di determinare il modo migliore per elaborare, gestire e memorizzare la carta nella loro vita e nel loro lavoro. Io in realtà piace lavorare con la carta e l'elaborazione delle informazioni (ehi, io &';? Ma organizzatore professionale, a destra), ma so che la maggior parte delle persone non semplicemente don &' fuori; t. Molti clienti nel corso degli anni mi hanno chiesto di “ andare senza carta, &"; senza sapere bene che cosa significa. E &'; s qualcosa che &'; ve sempre stato curioso di sapere, ma aveva bisogno di una scusa per cercare di implementare.

Paperless significa elaborazione e la memorizzazione meno carta di uno aveva in precedenza. Mezzi senza carta, bene, essendo completamente privo di carta – cosa che penso è piuttosto difficile da fare con gli importi strapiombo di carta che sembrano fluire nelle nostre caselle di posta, non importa quello che facciamo. Andare senza carta, però, è assolutamente fattibile, e non così difficile, come ho &'; ve scoperto prima mano

All'inizio del 2009, ho iniziato l'anno con una discreta quantità di carta nel mio ufficio -. tre cassetti di file completo di documenti importanti, e una quindicina di raccoglitori di materiali provenienti da seminari, corsi e conferenze. Per alcuni, un paio di cassetti file di carta e di alcuni leganti assortite possono non essere molto a tutti, mentre per gli altri, può sembrare una montagna di carta! Per me, gran parte di quella carta era archivio, e un ottimo candidato per la riduzione senza carta. Quindi questo gennaio, ho fatto una risoluzione per andare come carta meno possibile, con l'obiettivo di ridurre la mia carta memorizzati dal 75% o più. Ma come? Qui sono i passi che ho usato per ridurre la mia carta:

Whittle esso. I &'; m abbastanza bene su come mantenere i miei file fino all'essenziale, ma anche io ero in grado di cancellare circa il 15% della mia carta memorizzati dal diserbo attraverso i miei vecchi documenti e rimuovere ciò che non era più utile o rilevante. E &'; s più semplice per lavorare su un cassetto (o anche solo una parte di un cassetto) alla volta per evitare di ottenere sopraffatto. Tenere un cestino e un sacchetto o contenitore per la triturazione a portata di mano, e passare attraverso ogni file, cartelle, legante o un documento con un raffreddore, occhio duro e mantenere solo quello che si ha realmente bisogno – e buttare il resto. Si dovrebbe essere lasciato con solo i documenti chiave. Mettere da parte i documenti insoliti come le comunicazioni ufficiali del governo (certificati gesta, di nascita /morte /matrimonio /divorzio).

la scansione. Mantenere la carta &'; s sinistra semplicemente isn &'; t necessaria se si può trovare il modo alternativo di immagazzinare le informazioni – it &'; s l'informazione che &'; s di valore, non necessariamente la carta. Soprattutto in età di ricerche semplici sui nostri computer, a volte ha senso perfetto di centralizzare le informazioni sul vostro computer, per quanto possibile. Per quanto mi riguarda, ho deciso che, mentre gran parte delle informazioni che volevo tenere era estremamente prezioso, la carta reale bisogno di andare – così la scansione è stata la risposta. Per facilitare il processo, ho scelto una soluzione scanner /software ad alta velocità da La Società Ordinato, chiamato NeatWorks ADF. Quando si e' re facendo un progetto di scansione importante come questo, si ha realmente bisogno di uno scanner progettato per la scansione di documenti composti da più pagine, così come il software che possono aiutare a facilitare il processo. Vi consiglio una soluzione che può eseguire la scansione in formato PDF, oltre a un database proprietario. Una volta che i documenti sono acquisiti e il backup, è possibile distruggere o riciclare gli originali.

memorizzarlo. Ricordate i documenti insoliti abbiamo messo da parte in precedenza, come i certificati di governo, documenti mutuo per la casa e altre errata? Decisamente scansione quelli troppo, ma io suggerisco di mantenere gli originali in un luogo sicuro, come una cassetta di lockbox o la sicurezza. Mentre è possibile ottenere copie di loro ancora una volta dalle agenzie responsabili, it &'; s di solito un sacco di problemi a farlo, e semplicemente più facile tenere una piccola quantità di questi documenti a portata di mano.

Per fare quello che &'; ve descritto, sono stato in grado di ridurre drasticamente la quantità di carta che ho &'; m memorizzazione. In realtà, tutto è stato modificato fino a scatola lima un desktop circa sette pollici di profondità – che &'; s esso. Nessun cassettoni di file o scatole, senza pile di documenti. Una scatola, non più – tutti i vecchi documenti non sono più visibili, con lo spazio vuoto lasciato nella loro scia.

Quali sono le vostre strategie di riduzione della carta? Hai provato a andare senza carta Hotel  ?;