Conquistare il vostro caos carta Quando sei in viaggio

È mai successo? You &'; ve appena tornato da un viaggio d'affari e la borsa è gonfio con le ricevute, appunti di riunioni e altri documenti essenziali. You &'; ll probabilmente trascorrere il vostro primo giorno in ufficio proprio ordinamento attraverso la massa caotica di carta prima di poter anche pensare di rimettersi al lavoro!

O, forse si viaggia in tutta la città partecipare a una riunione dopo l'altra. Entro la fine della giornata la borsa è un mucchio di cose da fare con nessun ordine particolare. Messaggi telefonici sono sparsi su vari pezzi di carta e basta sapere che un messaggio importante è nascosto da qualche parte nel caos. Poi ci sono i biglietti da visita che avete raccolto: alcuni richiedono un follow-up, ma si e' re non è sicuro dove mettere quelle carte importanti. Se solo avessi mantenuto le cose in un luogo sicuro e quindi si può ricordare dove li metti.

A questo punto, tutte le buone intenzioni di agire e di follow-up nelle calde nuovi contatti di business fiasco in frustrazione. Ma ci &'; s non il tempo per pensare a come si fuori luogo tali elementi essenziali. Nel momento in cui &'; re torna in ufficio si trova c'è un mucchio di e-mail in attesa di vostra risposta, oltre a un grande mucchio di carte sulla scrivania chiedere l'elemosina per la vostra attenzione. Si immerge in pieno alle e-mail e prima di sapere che la mattina è andato e &'; s ora di pranzo. Si lavora attraverso il pranzo per attaccare la pila di carta sulla scrivania. Poi ti rendi conto che haven &'; t ascoltato i messaggi vocali, in modo da abbandonare la pila di carta e ascoltare tutti i messaggi di posta vocale. E &'; SA infinita cerchio di carta, e-mail e segreteria telefonica, e si rifugio &'; t anche incrinato aprire la valigetta. Basta trascorrere la giornata reagire alle emergenze e le interruzioni senza tempo previsto previsto di affrontare le questioni importanti che aveva sperato di arrivare a.

Questo continua giorno dopo giorno e si &'; re ancora trascinando tutte quelle carte dal vostro viaggio di lavoro nella ventiquattrore e &'; ve state aggiungendo ad esso durante la settimana, come avete partecipato più incontri. Ora non avete idea di che cosa &'; s che cosa e tutto si fonde insieme in un unico grande montagna di carta chiedere l'elemosina per la vostra attenzione. Per quanto tempo si lascia andare su questo prima di decidere di agire? Per alcuni dei suoi giorni e altri &'; s sue settimane o mesi. Quei nuovi cavi caldi che hai fatto sul tuo viaggio di lavoro aren &'; t così caldo ora e più a lungo si lasciano più procrastinare su agire. Alla fine si prende montagna di carta fuori la ventiquattrore e cadere a terra dalla vostra scrivania e &' dici; affrontare ll in un secondo momento perché avete cose più importanti di cui prendersi cura di in ufficio. Il senso di colpa nel set e nags costantemente a fare qualcosa, ma don &'; t. Sai che si dovrebbe ottenere le ricevute di business gestite ma &'; re non so dove sono tutti e finisce per costare soldi quando si potrebbe essere stato rimborsato.

Ecco alcuni consigli su come mettere fine allo scenario valigetta dramma:

1. Razionalizzare e organizzare la borsa in modo da sapere che cosa l'azione successiva è su qualsiasi pezzo di carta mentre si &'; re fuori città e quando si arriva di nuovo in ufficio. Vi è un elegante durevole e professionale del prodotto alla ricerca sul mercato che mi piace usare. Vai a http://www.simplyproductive.com/
prodotti /toolstrade.html per visualizzare e ordinare il prodotto. Quello che mi piace è il tessuto resistente sulla parte esterna con schede inseribili, con cerniera tasca laterale e la chiusura con cerniera. La tasca con zip sul lato esterno è grande per la memorizzazione di una penna, matita, piccoli post-it-note e un evidenziatore. All'interno di questa cartella mini-viaggi ci sono 13 divisori per contenere documenti importanti mentre si &'; re di fuori dell'ufficio. Il recinto cerniera consente un facile accesso rispetto ai file fisarmonica con un recinto lembo che sono scomodi da usare. Ricordate, la facilità di accesso e la funzionalità sono molto importanti quando si utilizza qualsiasi prodotto organizzativo.

2. Etichettare le 13 schede all'interno di questa valigetta mini-corsa con la prossima azione “ Chiama, inserimento dati, discutere, Caro rimborsare, File, incontri Note /Agenda, fotocopiatrice, leggere, o Write &" ;. Il loro sarà schede aggiuntive all'interno di questa valigetta mini-viaggio per l'inserimento di biglietti da visita, piccole brochure, biglietti di ringraziamento e gli altri elementi necessari a voler avere a portata di mano quando sei in viaggio. You &'; ll essere stupito la quantità di carta che si può ottenere in questo elegante valigetta viaggio.

3. Come usare questo valigetta mini-viaggio al di fuori della sede. Gli ordini del giorno di riunione del file nella scheda file con etichetta “ incontri Note /Ordine del giorno in modo che quando si arriva alla riunione ha &'; s tutti insieme. Se si raccolgono i biglietti da visita durante il viaggio ci sono 2 cose che potete fare con il biglietto da visita: (1) inserire immediatamente nel vostro PDA, o (2) file nella tua mini valigetta viaggio sotto “ Data Entry &" ;. Quando si torna al vostro hotel o il vostro ufficio tutte le schede che si voleva ottenere nel vostro database sono tutti raggruppati insieme. È possibile inserire voi stessi o delegare il compito a qualcun altro.

4. Definire l'azione successiva. Non più mettendo da parte per affrontare in un secondo momento. Questo è ciò che io chiamo “ &" decisioni differite ;. Invece, porsi questa domanda molto importante: “ Qual è la prossima azione ho bisogno di prendere su questo pezzo di carta?

5. Pianificare un tempo specifico nel vostro calendario per gestire l'azione successiva. Questa è la chiave per ottenere le cose fatte. Un mucchio o file con etichetta “ Da Fare &"; è solo l'intenzione di fare qualcosa, dove come un appuntamento programmato è un impegno ad agire su qualcosa.

6. Utilizzare le cartelle di progetto chiare per mantenere come carte insieme. Vai a www.simplyproductive.com per visualizzare e ordinare questi cartelle di progetto risparmio consentono di risparmiare tempo e di spazio. Utilizzare queste cartelle di progetto per mantenere il vostro ordine del giorno e gli incontri note insieme nella ventiquattrore mini-viaggio. Si può essere frequentando diversi incontri e le cartelle di progetto è sicuri di mantenere i vostri documenti raggruppati. Non usare graffette, tendono ad attribuire ad altri pezzi di carta e farsi prendere su altri graffette.

7. Regola 80/20 - 80 per cento di quello che archiviamo abbiamo mai riferiamo di nuovo. Pertanto, chiedetevi: "Che cosa è il peggior scenario possibile se gettato questo pezzo di carta via? &Rdquo ;. Se si può vivere con i risultati della vostra risposta a questa domanda, poi lancia il pezzo di carta.
< .. p> 8 Cosa archiviare per riferimento futuro Se avete deciso di mantenere le informazioni su un pezzo di carta, chiedetevi: "Se voglio recuperare nuovamente queste informazioni, quale parola di innesco potrebbe pensare a &";? Scrivi la parola di attivazione nell'angolo in alto a destra di quel pezzo di carta e file nella ventiquattrore mini-viaggio sotto "File".

9. Trasferimento di documenti quando si torna. Quando si ritorna in ufficio dopo il viaggio di affari o giornata di incontri, tutto quello che &'; ve raccolto durante il vostro tempo lontano dall'ufficio è raggruppate per l'azione successiva. Invece di una montagna di carta fuoriuscita di borsa, si e' ll essere davanti al gioco caccia al tesoro perché voi &'; ve già definito l'azione successiva. Tutto quello che c'è da fare per voi è quello di programmare il tempo nel calendario per gestire le azioni nella borsa mini-viaggio. Alcune delle azioni come inserimento dati, file e Spese rimborsano si può delegare l'assistente se ne hai uno. Quella sensazione di colpa e di vergogna ha vinto &'; t essere lì perché voi &'; ve gestito quello che hai detto che avrebbe fare quando sei tornato al tuo ufficio. suggerimenti

Viaggi:

- Programmare il tempo alla fine di ogni giorno, quando si viaggia a depositare i documenti nel vostro valigetta mini-viaggio

- Programmare il tempo nel vostro calendario. quando si torna da un viaggio di lavoro per gestire i vostri elementi di azione in borsa mini-viaggio

-. Usa la tua valigetta mini-viaggio come una lista di controllo visivo per gli oggetti che dovete portare con voi. Ad esempio inserire elementi da leggere sotto il “ Read &"; scheda. Doppio controllo che avete i biglietti da visita e brochure abbastanza, vi ringrazio note, carta intestata, spese di spedizione e ritorno etichette di indirizzo, se ne avete bisogno

-. Fotocopiare il passaporto e carte di credito. Documento Conservare in un luogo sicuro

- Fiere, Convegni, Meeting – scrivere sul retro dei biglietti da visita della data, il luogo e azione successiva. Se si dispone di un assistente, delegare l'inserimento dei dati dei biglietti da visita e hanno le prossime azioni previste nel calendario o digitati nel l'elenco delle attività
.

L'attuazione della valigetta mini-viaggio drammaticamente diminuire il vostro livello di stress e aumento la produttività quando si ritorna in ufficio. You &'; ll convertire pile di fogli in preziose risorse, invece di decisioni anticipate e sensi di colpa. Invece di reagire alle emergenze voi &'; ll essere proattivi sui vostri impegni e follow-up.

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