Gestione carta pratico

L'esecutivo che vuole ottenere il suo ambiente e la vita professionale sotto controllo investirà in diversi sistemi di gestione della carta personalizzati. L'uomo d'affari savvy valori il suo tempo, e conta il costo del tempo sprecato alla ricerca di documenti mancanti.
I rifiuti esecutivi media un'ora al giorno alla ricerca di documenti importanti, per un totale di più di sei settimane all'anno. Sulla base di uno stipendio annuale di $ 40.000, il costo di questa ricerca è di $ 5.000. (1)
costi negativi indiretti (che alla fine costano denaro o, eventualmente, un lavoro) sono i seguenti:
credibilità danneggiato
stress personale
tensione interpersonale
competenza diminuita
Mancanza di fiducia
produttività Ostacolato
Tutte le nostre risorse sono doni da gestire con uno scopo. Ciò include il nostro tempo, il nostro ambiente, i nostri beni, e anche i documenti che registrano e riflettono le nostre attività di vita. Si tratta di una persona rara che ha il controllo completo su di loro ambiente, il loro tempo e la loro carta. Il flusso, la cattura, e il recupero di carta provoca più angoscia e confusione per le persone rispetto a qualsiasi altra area di organizzazione necessità.
, Infatti, ogni cliente con cui lavoro ha bisogno di aiuto con la gestione di loro articolo, in vari gradi. Alcuni hanno semplicemente bisogno di un sistema per catturare la loro carta in entrata. Alcuni mancanza di un sistema di archiviazione, così le carte permanenti non hanno una destinazione. Noi accumuliamo perché indossiamo &'; t lima
Considerare il tempo vi permetterà di trascorrere la creazione di sistemi di gestione della carta efficaci come un investimento per la vostra sanità mentale.. Il costo è di $ 30 a presentare correttamente un documento, $ 120 in costi aggiuntivi di manodopera se il documento viene identificato come spam, e $ 250 a ricreare un documento perduto. (2)
Nel mondo aziendale, I &'; ve osservato che ci sono almeno quattro i sistemi di gestione della carta i miei clienti sembrano bisogno. Essi comprendono un sistema di elaborazione di carta, un sistema di progetti attuali o in corso, di un sistema di riferimento o delegato, e un sistema di archiviazione. Non posso sottolineare abbastanza l'importanza di personalizzare ogni sistema per i ruoli, modelli di pensiero, abitudini e stile di lavoro di ogni cliente. Ho ampiamente intervisto ogni cliente nel loro ambiente unico per scoprire le loro esigenze individuali. I sistemi che vengono imposte tendono a ostacolare una persona &'; s la produttività, e possono eventualmente essere abbandonate. I sistemi che sono intuitivi per l'individuo è facile per il cliente di utilizzare e mantenere.
1. Implementare un sistema di carta in
Questo sistema vi darà un posto di pre-ordinare la posta e la carta in entrata. In genere è meglio se viene classificato di articoli fruibili (FARE, a leggere, a FILE, DECIDERE, CHIAMARE, ecc). Tuttavia, alcune persone sono più d'attualità-oriented, e per loro, ho creato un sistema di elaborazione di carta topico costruito intorno ai loro ruoli specifici (finanziario, amministrativo, marketing, ecc) Questo sistema deve essere collocato sulla scrivania, molto vicino al utente e può assumere diverse forme, a seconda delle esigenze, l'ambiente, e tolleranze visivo dell'utente.
2. Impostare un sistema Progetti in corso o in sospeso
Tutti hanno bisogno di un posto dove mettere i documenti a cui si riferiscono spesso. Doesn &'; la t ha senso mettere queste “ hot &"; documenti in un sistema di archiviazione, dove risiederanno tra di lunga durata o di riferimento carte. Questi documenti possono includere i progetti in corso che devono andare in un circuito di attesa fino al raggiungimento di una decisione. Questo sistema dovrebbe essere su misura per l'individuo e le sue carte sono distinti da FARE elementi in quanto ci sono di solito diversi passaggi, più elementi, o una necessità ricorrente di accedere alle informazioni. Pagina 3. Creare un sistema di fare riferimento o Delegato
Dirigenti aziendali di solito collaborare con un datore di lavoro, colleghi, e subordinati, e hanno bisogno di comunicare a più livelli con questi gruppi. Un altro sistema è necessario per acquisire le informazioni e la carta relative a queste persone e qualsiasi lavoro collaborativo. Piuttosto che costantemente auto-interruzione, l'esecutivo time-sensitive devono catturare e-mail, articoli, documenti esaminati, e altre informazioni relative a queste persone o progetti di collaborazione, e metterlo in un posto per trasferire poi la persona in questione. Riferirsi carte sono quelli che si muovono su per la scala a un datore di lavoro o lateralmente al pari. Delegare documenti sono quelli che possono essere tramandato — o delegata — al gioco di squadra. Questo sistema è ottimo anche per l'acquisizione di informazioni sulla riunione, in particolare per i ricorrenti personale o riunioni di reparto.
4. Stabilire un sistema di archiviazione permanente di riferimento
Nessuno dei sistemi di cui sopra durerà se le carte abbattuti da loro carattere duraturo non hanno alcun permanente “. &Rdquo casa; Uno dei più grandi errori persone fanno è quello di trascurare questa parte della gestione della carta, probabilmente perché ci vuole più tempo per impostare, e richiede molte decisioni. Carta pile-up è un sintomo di decisioni ritardate
Un sistema di archiviazione corretto terrà conto all'esecutivo &';. S ruoli e sarà semplice da mantenere. Saranno scoperte s ruoli e dei materiali, le grandi categorie (tra 3-6 è meglio), ma verrà creato attorno solo le informazioni che l'esecutivo è responsabile, mentre gli altri documenti saranno delegate o esternalizzate
Dal esecutivo &'.. All'interno di ogni categoria, sottocategorie vengono scoperti, e singoli documenti potranno trovare una casa all'interno di una sottocategoria, all'interno di una categoria
deposito di solito è impostato in giacche di file e /o cartelle sospese, ma doesn &';. T deve essere. Può essere alloggiato in raccoglitori, il file desktop verticali, nei file di fisarmonica, in contenitori portatili, o una miriade di altre possibilità.
Sommario
Quando si pensa a questo proposito, la nostra carta riflette la nostra attività personale e professionale. Documenta le nostre realizzazioni, progetti e obiettivi. Quando la nostra carta sia processato, agito, e conservati, inizieremo a raccogliere i frutti del nostro investimento. Non solo siamo diventati migliori auto-manager, ma ci sarà anche diventare più rispettosa, e di collaborazione con i colleghi. Saremo in grado di mettere le mani su quello che vogliamo quando lo vogliamo. Noi pensare più chiaramente sui nostri ruoli e responsabilità. Come risultato, inizieremo a fare delle scelte che onorano le nostre priorità.

Note
(1) Chicago Sun Times, 11 novembre 2000
(2) Notizie Office World, Settembre 1996

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