7 Strategie per la gestione ultimi incontri Minute

Ti sei mai trovato a dover arrampicarsi per organizzare un incontro all'ultimo minuto? Wouldn &'; t sarebbe bello che se e quando questa situazione scoraggiante è nata, si erano ben preparati con tutte le informazioni necessarie pronto a portata di mano? Che &'; s il motivo per cui io &'; ve sviluppato i seguenti sette strategie di sopravvivenza per aiutarvi a pianificare per l'inevitabile, perché non si sa bene quanto me, it &'; s succederà &';. Someaday &';

Sopravvivenza Strategia # 1. Mettere in discussione la necessità di incontro.

Prima di saltare in pilota automatico per iniziare la vostra organizzazione meeting all'ultimo minuto, contestare la richiesta. Dal momento che la decisione di tenere una riunione richiede seria considerazione a causa dei costi coinvolti, sia diretti che indiretti, controllare le motivazioni per l'assemblea. Sviluppare alcune domande pertinenti per chiedere e scoprire se un incontro alternativo, come ad esempio una teleconferenza potrebbe ottenere gli stessi risultati.

Sopravvivenza Strategia # 2. Conoscere le basi

Se la riunione ha davvero bisogno che accada, assicurarsi che si prevede per le basi:. &Middot
; Qual è lo scopo della riunione Hotel · Dove dovrebbe aver luogo – on o off-site Hotel · Quando è prevista per il – ? data e l'ora Hotel · Che &';? S del giorno della riunione Hotel · Chi ha bisogno di essere invitati Hotel · Cosa rinfreschi e spuntini sono necessarie Hotel · Quali specifici materiali e attrezzature è necessario Hotel · Quali modalità di viaggio e di soggiorno, se del caso, sono necessarie Hotel · Che &'; s bilancio incontro

Quando si parla di bilancio, ricordare il vostro capo che di buona qualità, l'acquisto all'ultimo minuto ed economico don &'; t di solito sono correlati. La realtà è che i prezzi dell'ultimo minuto potrebbe giungere ad un premio.

Sopravvivenza Strategia # 3. Sviluppare liste di controllo.

Liste di controllo dovrebbero essere ogni meeting planner angelo custode. Essi &'; re lì per dare una mano in tempo di difficoltà ed evitare il panico inutile. Con le centinaia di pezzi che compongono il puzzle riunione, l'unico modo per mettere insieme e tenere sotto controllo tutti i dettagli è un elenco di controllo. Diventa fanatico lista di controllo e considerare avere una lista di controllo per ogni lista di controllo. Coprire tutte le vostre basi. Il più approfondita si è, maggiore è la probabilità di successo, anche all'ultimo minuto.

Sopravvivenza Strategia # 4. Creare un elenco di contatti.

Quando avete bisogno di qualcosa in fretta che si chiama? Queste sono le persone che hanno bisogno di fare la vostra lista contatti. Considerate le vostre esigenze di impianto, di catering, audiovisivi, ecc Compilare un elenco con il telefono compresi i telefoni cellulari, fax e email. Tenere questo elenco aggiornato annualmente come contatti e le loro informazioni possono cambiare. Includere anche materiale del sito utili come li trovate, ma ricordate di controllare fuori in anticipo.

Sopravvivenza Strategia # 5. Costruire relazioni.

Don &'; t aspettare fino a quando hai bisogno di un favore da parte di qualcuno, piuttosto continuamente trovare il modo per costruire un “ dream team &"; o supporto di rete. Costruire una base di contatto di altri professionisti riunioni, fornitori, venditori e angeli è possibile chiamare all'ultimo minuto per aiutarvi. Prendetevi il tempo per discutere le loro strategie e le risorse per affrontare le riunioni dell'ultimo minuto, e aggiungere queste informazioni al “. Kit di sopravvivenza &"; Avviso
s

Sopravvivenza Strategia # 6; Don &'; t dimenticare di includere i vostri compagni di collaboratori che potrebbero essere disposti e in grado di dare una mano in un momento &'.. Sviluppare contingenze

Perché i vostri piani sono all'ultimo minuto, maggiore è la possibilità di qualcosa che non funziona il modo in cui si e'. D piace a. Così che cosa &'; s il backup? Se don &'; t hanno uno, tutti i vostri piani originali potrebbero essere distrutti in un istante, e si e' ll essere rimescolando anche più di prima di mettere una seconda strategia in funzione. Avere un piano B pronto “ nelle ali &"; solo in caso di necessità. Ancora una volta, la più approfondita si è, maggiore è la probabilità di tirare fuori questo miracolo.

Sopravvivenza Strategia # 7. Imparare a ridere.

Mantenere un senso dell'umorismo aiuterà sicuramente impedire di impazzire, arrabbiati e frustrati con quei manager disorganizzati che lasciano le cose all'ultimo minuto e si aspettano di eseguire miracoli. Imparare a ridere di loro e voi stessi per mantenere un punto di vista più sano della vita. Se non altro, ricordare che ridere è una grande tecnica di sopravvivenza, che è buono per la vostra salute e contribuirà a ridurre i livelli di stress e di pressione sanguigna Hotel  .;