Business Report Consigli di scrittura

Supponiamo che si deve scrivere un documento per lavoro o studio. Le istruzioni sono costituiti dal titolo che si sta per usare e niente altro. Potrebbe — con il solo titolo come guida — scrive un documento adatto

in modo inequivocabile, la risposta è no

Perché?.? Perché non si è ancora stato detto cose come l'OMS il documento è destinato, perché lo vogliono o ciò che già sanno (o non sanno).

Senza tali informazioni, è molto improbabile che si ' ll appena capita di scrivere un documento che si rivolge correttamente a queste domande di chi, perché e che cosa

TIP # 1:.. I tuoi lettori — tanto quanto il tema del documento — determinerà ciò che si scrive

In questo articolo vengono illustrate queste domande chiave e vi aiuterà a conoscere meglio i vostri lettori e le loro esigenze.

Chi leggerà questo documento?

Prima di iniziare a scrivere, fai del tuo meglio identificare chi leggerà il documento. Sarà una sola persona, o potrebbe esso essere passati in giro per gli altri?

Se state scrivendo per un solo lettore, siete fortunati. In questo modo sarà relativamente facile per indirizzare la vostra scrittura a sue specifiche aspettative e livello di conoscenza.

Se si scrive per molte persone, però, si possono avere aspettative diverse e livelli di conoscenza. Se è così, si può identificare uno di loro come il vostro lettore principale: la persona cui interessi hai più bisogno di soddisfare

Se è possibile, può essere meglio a scrivere il documento come se si sta scrivendo solo per questo lettore principale. Cercando di soddisfare le esigenze di molti lettori diversi in una sola volta può essere molto difficile. Si rischia di finire con un documento che cerca di essere tutto per tutti ma finisce per essere niente a nessuno.

A volte potrebbe non essere possibile individuare un lettore come il lettore principale. Potrebbe essere necessario scrivere per diversi lettori diversi (o gruppi di lettori), e può essere importante per soddisfare tutti. In tal caso, potrebbe essere meglio di scrivere due o più documenti separati, ognuno strettamente su misura per le diverse esigenze di un lettore o di un gruppo specifico

TIP # 2:. Prima di iniziare a scrivere, identificare chiaramente chi si sta scrivendo per. Perché i miei lettori vogliono questo documento?

Una delle domande più importanti che potete fare i vostri lettori è il motivo per cui vogliono il documento. Che cosa vogliono fare con le informazioni che faranno guadagnare?

La gamma di risposte possibili è altrettanto vario come la gamma di possibili lettori. Per esempio:

• Lettore A può voler leggere una completa introduzione al tema prima di decidere se e come utilizzare ulteriormente le informazioni

• Lettore B può decidere di utilizzare le informazioni per convincere un cliente o superiore ad una certa linea di condotta

• Lettore C può decidere di utilizzare le informazioni per valutare l'idea della propria

• Reader D può decidere di utilizzare le informazioni per valutare l'idea di qualcun altro

• Lettore E può essere un compagno esperto che vuole rivedere altri pareri sul tema; i.e.yours

• Reader F può essere utile una breve e panoramica semplice in modo che lui sa quel tanto che basta per non essere imbarazzato quando il soggetto è discusso

TIP # 3:. Prima di iniziare a scrivere, identificare chiaramente ciò che i tuoi lettori si aspettano dal documento.

Come i miei lettori sanno già

Immagina che un collega chiede il vostro consiglio su una decisione d'acquisto —? sia per un PC, una macchina, una casa o un animale domestico. Idealmente, quale livello di dettaglio potrebbe fornire nella sua risposta?

a. Mi piacerebbe piantare la risposta a un livello molto tecnico. Possono sempre scoprire cosa vuol dire in seguito.

b. Mi piacerebbe piantare la risposta ad un livello molto semplice in modo da essere certi che non è andata sopra la loro testa.

c. Mi piacerebbe piantare la risposta ad un livello moderato e spero che questo era giusto.

d. Mi piacerebbe piantare la risposta a livello che è conveniente per me.

e. Nessuna delle precedenti. Consideriamo scelte ae b. Se si fornisce una risposta molto tecnico, si rischia di pitching la risposta troppo alto, e il vostro collega non può capire il vostro consiglio. Allo stesso modo, se si fornisce una risposta semplicistica, si rischia di pitching la risposta troppo bassa, e il suo collega si impara poco o nulla. Si può essere tentati di scegliere risposta c e dire che è ragionevole per piantare la vostra risposta a un livello moderato; in questo modo è probabile che sia giusto. Ma come fai a sapere quale livello il vostro collega troverà moderata? Se sei un esperto sul tema, la tua ipotesi su ciò che costituisce moderata rischia di essere troppo alto. E se il vostro collega sa più di quanto tu creda, potrebbe essere troppo basso.

Saremo saltare risposta d senza ulteriori commenti. :-)

Stiamo sinistra, come avrete sospettato, con la risposta e. idealmente, devi piantare la risposta esattamente il giusto livello per soddisfare il livello attuale del vostro collega di conoscenza. Naturalmente, non si può sapere di cosa si tratta senza prima chiedere quanto il vostro collega sa già

TIP # 4:.. Prima di iniziare a scrivere, identificare quanto i lettori già capire

Quindi, prima di iniziare a scrivere che il prossimo rapporto, porsi queste tre domande:

• Chi leggerà questo Hotel • Perché vogliono queste informazioni Hotel • Che cosa sanno già

Una volta risposto a queste domande, vi levate in piedi una buona probabilità di presentare una relazione che sarà utile e ben accolto Hotel  ?.;