Gestione finanziaria 201 - Consigli DIAGNOSI

Quando ero uno studente di college, ho avuto una 'A' nei miei Contabilità 101 e 201 classi. Poi sono entrato nel mondo "reale" e quasi affondato la azienda di famiglia perché non avevo idea di quello che stavo facendo con la contabilità "reale". Vedete, gli esempi del libro di testo universitario usati finanziari che sono stati corretti. Ciò significa, gli importi in dollari nei conti ci si poteva fidare, e sono stati assunti aggiornate e precise.

Il mondo "reale" ...

Beh, quando ho preso uno swing a entrare nella mia dati contabili ho fatto un gran casino "nodo Slinky" fuori del mio file di contabilità di Peachtree. Ooops. Non ho imparato come risolvere il mio contabile in un college. Sarebbe stato utile! Ho imparato quello che so di cadere nelle buche e si arrampica dalla loro.

Come consulente aziendale, Vedo un sacco di relazioni finanziarie. La maggior parte di loro hanno un paio di "nodi" Slinky in loro ... gli account che sono solo sbagliato. I dati in tali conti siano il risultato di errori di immissione dei dati. Nel mio lavoro di consulenza, comincio aiutando i miei clienti arrivare a KFP - una Posizione Finanziaria CONOSCIUTO. Prendiamo il contabile corretto. Questo è il primo passo. Da lì, si può vedere l'impatto di esercizio, di marketing e di comportamenti di vendita. La buona notizia è che si può sempre migliorare la vostra situazione finanziaria una volta che sapete di cosa si tratta. Io sono un po 'come Super Nanny. Mi presento, lavoriamo insieme per ripulire la contabilità e mettiamo sistemi semplici, procedure in atto per aiutare il vostro soggiorno in un KFP.

A volte, abbiamo roba pulizia e poi diventa di nuovo disordinato. Proprio come Super Nanny, vado via dopo la mia visita di consulenza. Spetta a miei clienti per mantenere i sistemi abbiamo messo in atto. Posso sempre tornare e io spesso aiuto al telefono. Tuttavia, la chiave per restare al KFP è la vostra volontà di imparare abbastanza circa i sistemi di contabilità per immettere i dati correttamente e per sistemare le cose quando vengono appallottolato.

Se sei il proprietario di un piccolo negozio, potrebbe essere il direttore finanziario della vostra azienda (così come Service Manager e Marketing Manager e Venditore, ecc) Questo è il modo in cui va. Se sognate di essere un negozio più grande, prendere il cuore che ogni grande azienda una volta era solo la dimensione. La via d'uscita ... è attraverso. Assumersi la responsabilità e fare un buon lavoro come Direttore Finanziario. Uscire alla ricerca di una soluzione magica (pari fata?), Che si occuperà della contabilità per voi. Imparare a farlo da soli e documentare le procedure di base. Questo vi aiuterà a mano dalla doveri contabili con successo

Nei negozi più grandi, a volte i doveri contabili ottenere consegnato a ...

• Il Financial Manager Hotel • L'Office Manager Hotel • La moglie del proprietario, mamma, figlia (altro parente) Hotel • Il Ragioniere Hotel • Il segretario Hotel • The Sims "Girl in the Office"

Qualunque sia il titolo, se colui che è responsabile per le informazioni finanziarie presso la vostra azienda, io sono qui per aiutarvi. I seguenti sono alcuni suggerimenti e trucchi per trovare e risolvere la "Slinky nodo" pasticci nel vostro programma di contabilità

Consigli Fix finanziari e trucchi ...

• E 'probabilmente VOI. Sento spesso qualcosa in questo senso, "Quel numero non c'era ieri. Deve essere un problema QuickBooks." Tale importo strano dollaro nei report finanziari probabilmente ha una spiegazione molto semplice. Qualcuno, forse, ha inserito i dati. In ogni programma software di contabilità, ci sono debiti e crediti. A volte i debiti e crediti non sono visibili dalla schermata di inserimento dei dati. Si dovrà fare un po 'di scavo. Seguire il flusso di informazioni dal punto di ingresso a Conto Economico (aka Profit & Perdita o P & L) e /o di bilancio. (Nella mia lunga carriera, ci sono stati solo due casi in cui il programma di contabilità era corrotto probabilità sono ... TU sei il problema J Avvia risoluzione dei problemi da questo presupposto...)

• Rimanere aggiornati con il vostro reporting finanziario. Vi consiglio una revisione settimanale di Stato Patrimoniale e Conto Economico. Alcuni imprenditori che conosco ottenere report giornalieri. È fantastico! Una volta l'anno a tempo di imposta non solo andando a tagliare. Venite a KFP ed eseguire i rapporti finanziari, almeno una volta alla settimana. E 'molto più facile trovare e correggere un errore che è accaduto in questi ultimi giorni che cercare di rintracciare qualcosa sciocco da sei mesi fa. Inoltre, è possibile correggere l'errore nel mese corrente. Che è meglio che dover riaprire un mese precedente e regolarlo. Una volta ho "chiudere" un mese, non mi piace per aprire di nuovo

• Vai riga per riga in giù Stato Patrimoniale e Conto Economico e cercare le cose "strano". Se siete appena iniziato con questo processo, posso aiutare. Oppure, il tuo commercialista può aiutare ad imparare ciò che è "strano" e ciò che è giusto. Che grande opportunità per lui o lei per aggiungere valore al vostro rapporto. KFP significa che ogni account è GIUSTO. Esso rispecchia quello che hai in attività, che cosa ti devo delle passività e quello che si possiede nel Patrimonio Netto. L'account di vendita deve essere uguale a quello che avete venduto per quel periodo di tempo. Le Spese dovrebbero riflettere ciò che avete spesati per quel periodo di tempo. I rapporti finanziari dovrebbero essere attuale e vera. Ecco una lista delle cose "strano" che potrebbero avere bisogno di un po 'di fissaggio ...

o un importo in dollari che è positivo quando è stato negativo ultima volta (o viceversa).

o Un negativo Asset. (. A meno che non si accumula ammortamento Quei numeri sono conti "contra" e servono a ridurre il valore delle attività associate.)

o Un Responsabilità negativo

&sez; Prestare particolare attenzione alle vostre passività Payroll. Mi consiglia di utilizzare un servizio di Payroll come ADP o Paychex. Il numero uno dei motivi: Il servizio gestisce la responsabilità in modo da non dover. Il servizio vi dirà quali sono le esigenze di cassa devono pagare la vostra squadra e lo Zio Sam. Faranno i pagamenti fiscali per voi. La voce del diario per entrare Payroll è molto più facile se non c'è bisogno di tenere traccia delle passività appropriate e pagamenti. Ho attaccato un campione JE per immettere Payroll. Seguire il flusso di debiti e crediti. È possibile creare una transazione di campionamento per la procedura di Payroll e riferimento ogni volta che si entra Payroll.

o Un conto Vendite negativo (a meno che sia i rimborsi del cliente o sconti ... conti di contropartita.)

o un fondo spese di negativo. Ora, un conto può sembrare strano, ma avere ragione. Ad esempio, se si immette uno sconto per la vostra assicurazione che verrà visualizzato come una spesa negativo per quel mese. Drill-down e assicurati.

o un account che è molto diverso da settimana scorsa o del mese scorso. Se tutto ad un tratto la tua spesa pubblicitaria è andato da circa $ 2.500 al mese per $ 300,000 di questo mese, il drill down. Qualcosa potrebbe essere stato codificati in modo errato.

o Avere il vostro aiuto commercialista si fanno le cose strane scorretto con un appropriato voce diario o la messa in retromarcia.

o Scopri come ha ottenuto strano, se è possibile, e aggiornare la procedura di immissione dei dati. Procedure scritte sono la chiave per il soggiorno in KFP.

o Se non si sa come sia arrivato strano, almeno farlo a destra. Se si tratta di una piccola quantità di dollari, creare una voce di regolazione e guardare per assicurarsi che non ottiene di nuovo strano. Se lo fa ... guardare attraverso le operazioni della settimana precedente per l'account per trovare la voce. Si tratta di contabilità forense!

o Se si esegue questa operazione una volta alla settimana, si otterrà intimamente familiare con i conti e gli importi in dollari. Potrai diventare un esperto in quello che sembra giusto e quello che sembra "strano" e come risolvere il roba strana

• Eseguire un rapporto registro delle transazioni e cercare i debiti e crediti. Diversi programmi di contabilità chiamano questo rapporto con nomi diversi. Cercare il bilancio di verifica di dettaglio o il giornale registro generale per trovare il "coraggio" di ogni transazione. Contabilità a partita doppia si basa sulla legge universale di "ciò che accade intorno a viene intorno." Se qualcosa va su, qualcosa d'altro sale o scende in misura corrispondente. Debiti e crediti sono la meccanica del sistema di contabilità che causano gli importi in dollari per andare su e giù ... e lo Stato Patrimoniale di rimanere in equilibrio. Ci sono debiti e crediti dietro ogni schermata di inserimento dei dati. Si può anche influenzare i conti direttamente con la creazione di un diario. Ho attaccato un "foglietto" di regole di debito e credito. Mi riferisco più volte alla settimana

• Cercare prima-e-dopo differenze. Se non siete sicuri di ciò che sta accadendo in un particolare punto di inserimento dati, provate questo:

o Esegui Stato Patrimoniale e Conto Economico

o entrare in una transazione.. Eseguire nuovamente lo Stato Patrimoniale e Conto Economico e vedere se è possibile vedere dove gli importi in dollari finirono. (Assicurarsi che nessun altro è nel sistema contabile, mentre si esegue questa operazione.)

o Questo è un modo intelligente per strada scoprire il "set up" dietro lo schermo di immissione dei dati.

&bull ; Per ricodificare, eliminare o invertire una transazione? Dipende dal vostro programma di contabilità. Con un programma di base off-the-shelf come QuickBooks, MYOB o Peachtree, è possibile eseguire il drill down per la transazione che deve essere risolto e ricodificare esso. In alternativa, è possibile eliminare la transazione interamente e riprovare. Con un più sofisticato programma di specifici del settore come Successware, Ergos, ecc potrebbe essere necessario inserire una transazione che inverte la transazione originale e quindi reinserire l'operazione correttamente

• Fate attenzione con la vostra azienda iniziale impostato. Ecco dove si crea un sacco di dietro le quinte di contabilità. Se si sta immettendo Servizio di assistenza e l'importo in dollari sta rivelando come Servizio Sales Agreement ci può essere una "voce" o altra istruzione set up che sta inviando le informazioni al sales account sbagliato. Vai alla Società costituita o nell'elenco Elementi e fare qualche indagine. Capire i debiti e crediti di default e che sono colpiti conti. Aggiornare il "set up" e vedere se questo risolve il problema

• Ottenere prepotente con il team di supporto software. Chiamare aiuto quando ne avete bisogno. Se non si capisce quello che si stanno dicendo di fare, chiedere di nuovo per una spiegazione più chiara. Se vogliono risolvere qualcosa per te, sedersi in come fanno la correzione in modo da poter "seguire il flusso" dei debiti e crediti e imparare da questa esperienza. Più si conosce circa il vostro particolare software di contabilità meno intimiditi sarete dai processi contabili

• Essere assertivi con il CPA o preparatore di imposta. Alla fine di ogni trimestre, prendere il tempo per fare in modo che i vostri dati finanziari sono d'accordo con le informazioni finanziarie tuo CPA sta inviando allo Zio Sam. Lavorare insieme per inserire la fine dell'anno voci di diario necessari per portare il sistema contabile fino al preciso

• Impara a fidarti del tuo intuito. Come la vostra comprensione di doppi aumenta contabili ingresso, fidatevi del vostro intestino sensazione che un importo in dollari è sbagliato o "strano". Così spesso, io aiuto qualcuno risolvere un "nodo Slinky" e rispondono: "Ho pensato che potrebbe essere il problema!" . Se si dispone di quel pensiero, seguire e vedere cosa si scoprono

Se è vostra responsabilità di ottenere la finanziaria "Slinky nodo" districato, fate un respiro profondo e sapere questo: Si può fare. Potrebbe essere necessario un po 'di aiuto. Contattatemi se si sente sopraffatto e verrà impostato un tempo per visitare al telefono. Questa roba contabilità non è solo che dura una volta imparate le gergo e contabili fondamentali. Uno dei più intelligenti Financial Manager che conosco sta lavorando con una formazione di grado 8a.

Una volta che una maniglia su di loro, è possibile delegare le attività di contabilità. E 'una benedizione di aver fatto la contabilità voi stessi, perché non sarete mai tenuti in ostaggio dal contabile (o "ragazza in ufficio.") È possibile allenare qualcuno di essere ancora meglio di quello che erano le attività di contabilità di base. E capirai Stato Patrimoniale e Conto Economico molto meglio per l'esperienza Hotel  .;