Insegnare i vostri clienti Come proteggere il loro business utilizzando i vostri servizi

Proprio l'altro giorno stavo parlando con un mio collega il cui interno contabile degli ultimi 16 anni è stato sottratto denaro dal suo business - un bel po 'di soldi un sacco di soldi a quanto pare. Furto di soldi ... furto di inventario o apparecchiature ... furto di proprietà intellettuale. In un momento o nell'altro, quasi ogni piccola impresa sperimenta una sorta di furto dei dipendenti o di frode.

Le piccole imprese sono particolarmente vulnerabili a queste truffe, perché raramente hanno le risorse o controlli di sicurezza in atto per fermarli.
Per esempio, molte piccole imprese si affidano a una sola persona a completare tutta la loro contabilità e le operazioni di contabilità. Questa persona si apre la posta, elabora i conti, rende i depositi, gestisce le fatture, e supervisiona piccola cassa. Mentre la maggior parte delle persone gestiranno questo lavoro con tutta onestà, questo tipo di accesso illimitato rende un business vulnerabili.

Il mio collega si fidava di lei contabile completamente dando il suo pieno accesso a tutte le informazioni contabili. Questo individuo ha aperto la posta, ha avuto accesso alle informazioni bancarie on line, verificare magazzino ecc Nelle contabili proprie parole, ha iniziato i soldi "prestito" per aiutarla a soddisfare le sue fatture mensili. "Avevo tutte le intenzioni di ripagare quello che ho preso, ma quando nessuno se ne accorse, ho iniziato a prendere un po 'di più e la prossima cosa che sapevo che stavo scrivendo un assegno a me stesso ogni settimana.
" Il mio collega ha deciso di non accuse premere contro questo individuo, ma lei ha posto un pegno contro la sua casa e un'indagine in piena regola è in corso per determinare l'importo totale preso La mancanza di attenzione
al processo contabile è costato caro il mio collega -. non solo è lei che fare con il fatto che lei è stato derubato e tradito, ma è andando a costare lei più soldi per determinare la reale portata del crimine.

il furto dei dipendenti e la disonestà costano US aziende miliardi di dollari ogni anno. Purtroppo, le piccole imprese hanno più da perdere perché appropriazione indebita, segreti commerciali rubati, o mancante inventario può paralizzare una piccola azienda o addirittura metterlo fuori dal mercato. L'unico modo per evitare questo è di elaborare, controlli efficaci prudenti in tutte le aree di potenziale esposizione e ad applicarle in modo coerente.

Ecco alcuni suggerimenti verso la creazione di controlli finanziari efficaci in grado di proteggere il vostro business:

Mantenere doveri separato - nessun dipendente dovrebbe controllare una transazione finanziaria, dall'inizio alla fine .
La persona che scrive i vostri controlli non dovrebbe mai essere la persona che firma gli assegni. La persona che apre la posta non dovrebbe registrare anche i crediti e riconciliare i conti. Dividendo le responsabilità, si farà più difficile per una persona a rubare da voi e manipolare i record per coprire l'alto

Acquista ora il tuo estratto conto bancario personalmente -. Non danno una persona che è in grado di sottrarre la possibilità di distruggere o rimuovere le prove del misfatto.
Nel caso del mio collega ha fatto richiesta, una copia della dichiarazione della banca dal contabile, ma per un motivo o un altro, l'estratto conto mancava sempre pagine o mai fornito. L'imprenditore o un ragioniere esterno dovrebbero ricevere estratti conto bancari chiusi Comprare e assegni annullati ogni mese. Rivedere questi accuratamente. Esaminare i beneficiari, le firme e delle specializzazioni per ogni assegno.

Strettamente guardia controlli della vostra azienda
- non essere trascurato con assegni. Tenerli chiusi in un cassetto e non danno la chiave. Utilizzare i controlli pre-numerati, e verificare la presenza di numeri di assegno mancante di frequente. Avere una procedura di "assegno annullato" al posto che richiede (il proprietario) per convalidare tutte le voci annullate. Mai firmare un assegno in bianco

Iscriviti o verificare ogni controllo sui salari personalmente
-. Questo potrebbe richiedere del tempo, ma in generale è valsa la pena. Rivedere i controlli per assicurarsi che essi sono per le persone che conosci. Se c'è un nome che non ricordate, andare a trovare quella persona. Tenere un conteggio settimanale del numero di persone che sul proprio libro paga, e verificare che il numero contro il numero dei controlli che si hanno. Se si utilizza la funzione di addebito diretto che maggior parte delle aziende del libro paga offrono, o assicurarsi che si sta chiamando in busta paga te o stanno rivedendo i rapporti del libro paga per assicurarsi che non c'è nessuno pagati che non conosci.

Guarda i tuoi crediti da vicino - ha più di un dipendente coinvolto nel conteggio e la verifica ricevute in entrata
Assicurarsi che tutti i controlli in entrata siano approvate.. Acquistare un timbro "solo per il deposito" con il vostro numero di conto su di esso e avere tutti i controlli in modo restrittivo approvato in fase di apertura - questo può impedire un dipendente da loro incassare. Personalmente investigare i reclami dei clienti che il credito non è stato ricevuto per i pagamenti. Ottenere una copia della parte anteriore e posteriore del controllo del cliente, e di essere sicuro che fosse depositato sul vostro conto aziendale.

Crea il tuo contabile prendere vacanze -. un dipendente che viene sottratto da voi può avere bisogno di fare uno sforzo continuo per nascondere questo tipo di furto
Molti proprietari di piccole imprese sono sorpresi di scoprire dipendente che appaiono leali-non prendono mai vacanze e mai rimanere a casa per malattia sono in realtà rubando da loro. Il motivo per cui queste persone devono essere in ufficio è costantemente per coprire le loro tracce. Insistere sul fatto che il dipendente che esegue la contabilità fare una vacanza ogni anno. Idealmente questa vacanza dovrebbe essere di almeno due settimane di lunghezza, e si verificano alla fine del mese, quando i libri vengono chiuse.
Utilizzare questa tempo di avere i tuoi libri recensito da qualcun altro e cercare le discrepanze

Assicurati che il tuo cliente a capire i loro libri -.. malversazione comunemente si verifica quando la contabilità è sciatto e senza sorveglianza
qualità di imprenditore, deve avere familiarità con la contabilità e dei registri del sistema aziendale. In questo modo si può facilmente rivedere i libri e assicurarsi che nulla è sbagliato. Se non sei un "numeri persona" avere il vostro ragioniere trascorrere del tempo con voi per mostrarvi cosa cercare, o fare un corso di contabilità o di contabilità. Fidarsi di qualcuno
per sovrintendere questa parte più importante della vostra attività si apre solo la porta alla frode.

Proteggi la tua contabilità software
- non consentire l'accesso non autorizzato al software di contabilità, e fare in modo che ogni utente ha il proprio username e password. Non condividere la password amministrativa con chiunque tranne voi (il proprietario). Fare cambiare ogni utente la propria password di frequente per bloccare persone non autorizzate da questo programma Hotel  .;