Organizzare una conferenza - Parte 1

L'organizzazione di una conferenza può essere un compito arduo e che richiede tempo. Il più delle volte la persona responsabile per l'organizzazione della manifestazione è una PA o segretario e come tale ha una miriade di altre responsabilità. Il più delle volte sono tenuti ad organizzare uno o due eventi di questa natura l'anno e mentre molti di loro lo fanno in modo molto efficiente, ci sono alcuni che lottano con il compito. In questo articolo cercheremo di aiutare chi ha bisogno di una guida per completare questa operazione. Si occuperà di una serie di punti da prendere in considerazione da sourcing una sede di conferenza di inviare conferenza feed-back. Esso riguarderà diverse aree differenti articoli e vecchi articoli si possono trovare sfogliando gli archivi o la ricerca per gli articoli i cui titoli includono "Organizzare una Conferenza".
Questi articoli sono stati scritti da una prospettiva africana del Sud, ma sono anche rilevanti ad altri paesi in cui i principi di organizzare una conferenza sono gli stessi
. Nell'articolo di questa settimana ci occuperemo budget nell'acquisto di una sede della conferenza.
caso lettori vogliono informazioni o articoli pubblicati su aree specifiche, non esitate a contattarci lo scrittore e questi saranno prese in considerazione.
sourcing una SEDE CONFERENZA IN SUDAFRICA
SETTIMANA 1
Ci sono diversi punti da considerare nell'acquisto di una sede della conferenza in Sud Africa. Questa settimana ci occuperemo di bilancio.
1. Budget
Quali sono le sedi di costi e si inseriscono il bilancio destinato alla conferenza? Quando si chiama l'citazioni da sedi si dovrebbe fare attenzione che tutti i costi nascosti sono presi in considerazione. Alcuni punti da notare quando si chiama per le citazioni dovrebbe essere: -

a) Gli tariffe includono o escludono l'IVA? La maggior parte delle sedi congressuali in Sud Africa preventivo comprensivo di IVA, ma ci sono alcuni che citano IVA esclusa. Si può inciampare la parte dell'IVA incontro importo del budget della vostra azienda come tale importo è normalmente + IVA.
B) Vuoi comprendono requisiti di apparecchiature o è presente in più? La maggior parte dei locali sono di serie nella loro tassi. Assicurarsi che sapete che cosa questa dotazione di serie comprende e chiamare per i tassi per apparecchiature aggiuntive si possono richiedere. Per conferenze più grandi potrebbe essere necessario attrezzature specializzate, che possono avere bisogno di essere affidata a una società esterna.
C) Nel caso in cui i delegati richiederanno alloggio, chiedere se tutti i pasti sono stati inclusi o è il tasso di alloggi quotato semplicemente su un letto e prima colazione. Alcuni hotel citare solo soggiorno o bed and breakfast tariffe. Assicurarsi che si sa quello che lei e che cosa include pasti.
D) Se il tasso Conferenza Giorno include tutti i rinfreschi, sede auto, ecc sono citando? Una Conferenza Giorno del Pacchetto o DCP comprende normalmente tutti i tè e caffè, pranzo, uso della sede, l'uso di equipaggiamenti di serie e l'IVA. E 'meglio essere citato un tasso DCP che include tutto ciò che di essere citato per tè /sessione di caffè, pranzo, noleggio camera ecc come la possibilità di imprevisti costo nascosto derivante è inferiore. Anche un tasso confezionato è di solito un po 'meno della somma delle parti.
E) Will tassi aumentare prima della conferenza? Spesso una conferenza è organizzata mesi di anticipo rispetto alla data. Assicurarsi che la sede si cita tassi applicabili per il periodo dell'anno vostra conferenza avrà luogo e prezzi non correnti che possono essere soggetti ad aumenti annuali.
F) Non tariffe includono turistica Levy? Prelievo turismo è una tassa governativa riscossa per l'alloggio. Si è riscossa in 1% della quota ALLOGGI della tariffa.
G) Quando i delegati di restare durante la notte ed è richiesto un alloggio, è meglio per ottenere un tasso tutto incluso o un tasso confezionato 24 ore. Questo includerà normalmente tutti i pasti, alloggio, noleggio sala conferenze, equipaggiamento standard, IVA, prelievo turismo ecc Alcuni locali citerò una cena, pernottamento e prima colazione e un tasso DCP separatamente. Altri possono citare un bed and breakfast tasso e un tasso DCP ma possono involontariamente escludere un tasso di cena. Assicurarsi di aver iscritto in bilancio per la cena per i delegati residenti e sapere esattamente che cosa hai trovato per il vostro tasso.
H) Nell'organizzare una conferenza in cui i delegati dovranno pagare per il proprio alloggio, ma gli organizzatori organizzare il trasporto da e per la sede, si deve sempre includere almeno tre alberghi ufficiali che vanno da hotel 5 stelle di un hotel 3 stelle in modo da fornire un alloggio adeguato ad una vasta gamma di delegati. Si dovrebbe anche tener conto della distanza di questi alberghi dal centro congressi al fine di limitare i costi di trasporto Hotel  .;