Business E-mail Etiquette Basics

"Ci sono quattro modi, e solo quattro modi, in cui siamo in contatto con il mondo
Ci sono valutati e classificati per questi quattro contatti:.
Quello che facciamo, come guardiamo, ciò che diciamo e come lo diciamo "search

-. Dale Carnegie (1888-1955) americano Educatore
Quando si tratta di vostre comunicazioni di posta elettronica aziendali, è necessario fare un impressione che può dare alla determinazione che si è un'impresa professionale credibile e qualcuno che sarà facile e un piacere fare affari con. Hai una sola possibilità di fare una prima impressione e questa opportunità è prezioso per costruire la fiducia e la fiducia
Per la vostra considerazione sotto sono i proprietari problematiche di business e dei loro dipendenti minimamente necessario essere a conoscenza di loro in giorno per giorno comunicazioni online quindi il loro business può prosperare

OGGETTO:. Campo: campo Oggetto: è la finestra nella tua e-mail e può determinare molte volte anche se verrà aperto il tuo indirizzo e-mail. Se questo è il vostro primo contatto con un cliente in base alla loro richiesta, attraverso il vostro sito o in altro modo, essere sicuri di avere una breve OGGETTO: che indica chiaramente quale sia l'argomento della posta elettronica è. Mai essere fuorviante in questo senso! Errori di battitura, tutto maiuscolo o tutti piccolo caso può dare l'impressione che si può essere spammer
livello di formalità:. Non assumere una posizione di informalità nella vostra azienda e-mail. Solo il tempo e gli sforzi costruzione di rapporto può guidare quando si può informalize vostri rapporti d'affari e di conseguenza il tono della posta elettronica. Ricordate, la gente fa affari con le persone; non le aziende. Si dovrebbe comunicare come se il tuo indirizzo e-mail è sulla vostra carta intestata aziendale in ogni momento. Questa è l'immagine della vostra azienda vi sono branding
Affrontare: Come si fa a risolvere il tuo nuovi contatti? Vorrei suggerire che inizialmente si assume il massimo livello di cortesia: Ciao, signor Anderson, Gentile Signora Jones, il dottor Osborne, ecc fino a quando i nuovi stati contatti, "call me Andy" o "mi è possibile chiamare Diane". Tenerlo formale fino a quando è chiaro che il rapporto non disponga diversamente. Potrai anche essere in grado raccogliere indizi come i vostri contatti e il loro tono si avvicinano. La maggior parte uomini d'affari non dispiace essere chiamati con il loro nome, tuttavia, in un'economia globale che possa essere percepito come prendere delle libertà premature nel rapporto se usato troppo presto.
A :, Da :, Ccn, campi Cc possono fare o rompere voi:
... Nel campo TO: assicuratevi di avere il nome del contatto formalmente digitato. . John B. Doe - non john b doe o JOHN DOE B
... In campo FROM: assicurarsi che tu abbia il tuo nome e cognome formalmente digitato. Esempio: Jane A. Jones. Non: jane una jones o JANE Un JONES. Più tardi due danno la percezione di mancanza di educazione o di limitata esperienza con la tecnologia. Utilizzare sempre il nome completo. Con solo compreso il vostro nome o indirizzo e-mail si stanno dando la percezione che si può avere qualcosa da nascondere o non conoscere le basi della configurazione del vostro programma di posta elettronica
... Bcc:. Utilizzare questo campo quando e- mailing un gruppo di contatti che non si conoscono personalmente. Elencando lista di mercato di indirizzi e-mail in CC o TO campi di contatti che non si conoscono o che non hanno mai incontrato è favorevole a pubblicare il loro indirizzo e-mail con gli sconosciuti. Con quelli che stanno forgiando collaborazioni con, visibilmente elenca il loro indirizzo di posta elettronica con un gruppo di sconosciuti farà da chiedersi quali altri problemi di privacy non si può rispettare o capire
... Cc:. Utilizzare questo campo quando ci sono una manciata di collaboratori coinvolti in una discussione che richiede tutti siano sulla stessa pagina. Questi uomini d'affari conoscersi o sono stati introdotti e non hanno alcun problema con il loro indirizzo e-mail esposto alle parti coinvolte. Se non si è sicuri se un socio di affari sarebbe dispiaciuto il loro indirizzo di essere reso pubblico, chiedere
formattazione: Evitare di utilizzare la formattazione nelle comunicazioni aziendali. A meno che non è necessario digitare qualcosa in lettere cremisi grassetto per affari carta intestata, non farlo quando e-mail a scopo di lucro. Con tutto il filtraggio dello spam in corso oggi; la più formattazione o le immagini embedded che si include, maggiore è la probabilità che il tuo indirizzo e-mail potrebbe essere bloccato come spam. Anche qualcosa di semplice come usare un font diverso rende visualizzazione contingente tuo di posta elettronica al beneficiario avere quel carattere specifico sul loro sistema o il valore predefinito è il loro carattere predefinito designato. Tenete a mente il destinatario non può avere il loro programma di posta elettronica configurato in modo tale da visualizzare l'formattazione del modo in cui appare sul vostro sistema - se non del tutto
Allegati:. Come pensate che il vostro rapporto con un potenziale nuovo cliente è rafforzata quando si invia loro che la presentazione 10M Power Point che non ha chiesto e vi riempia la loro casella di posta causando la successiva corrispondenza aziendale a rimbalzare come recapitabili? E, se non hanno Power Point che non potevano aprire il file in ogni caso! Mai dare per scontato i vostri potenziali clienti hanno il software che fa per aprire qualsiasi file si può arbitrariamente inviare.
Se è necessario inviare un file più di 500.000 in termini di dimensioni, cortesia commerciale impone di chiedere il destinatario prima se è OK per inviare un file di grandi dimensioni. Quindi, confermate hanno lo stesso software e la versione che si fa e ciò che è il momento migliore della giornata per inviò a loro per assicurarsi che siano disponibili per il download il file di grandi dimensioni e mantenere la loro posta elettronica che scorre. Non inviare allegati di grandi dimensioni senza preavviso, nei fine settimana o dopo l'orario lavorativo quando il destinatario potrebbe non essere lì per cancellare la loro casella di posta e mantenere la loro e-mail che scorre
Utilizzando precedente e-mail per New Corrispondenza:. Se si vuole dare la percezione di pigro, trovare una e-mail precedente dal partito che si desidera comunicare, ha colpito la risposta e iniziare a digitare su qualcosa di completamente irrilevante per soggetto del vecchio e-mail. Sempre iniziare una nuova e-mail e aggiungere i propri contatti alla rubrica in modo da poterli aggiungere a un nuovo e-mail con un solo clic
Giù Modifica i tuoi Risposte:. Risposta Non basta premere e iniziare a digitare. Editing è una abilità di comunicare con quelli apprezzeranno in quanto conferisce a riflettere un rispetto per il loro tempo e la chiarezza nelle comunicazioni. Rimozione parti della precedente e-mail non più valide per la tua risposta tra cui intestazioni e-mail e file di firma elimina il disordine. Inoltre, facendo lo sforzo di rispondere punto per punto mantiene la conversazione in pista con un minor numero di incomprensioni
cortesia comune:. Ciao, Ciao, buon giorno, Thank You, saluti, i migliori saluti. Tutte quelle introduzioni e segno off che sono un fiocco di comunicazioni aziendali professionali dovrebbero essere utilizzati anche nelle comunicazioni di business e-mail. Hanno sempre un saluto e firmare con ogni e-mail. Anche in questo caso - pensare affari intestata
Firma: Mantenete il vostro file di firma a non più di 5-6 righe o si può essere visto come un po 'egocentrica.. Limitare la firma al link del sito web, nome della società, e lo slogan /offerta o numero di telefono. Includere un link al tuo sito in cui il destinatario può ottenere tutte le informazioni di contatto da AZ - questo è ciò che il vostro sito è per. Non dimenticare di includere il "http: //" quando compreso il vostro indirizzo del sito Web all'interno di e-mail e file di firma per garantire l'URL è riconosciuto come un URL cliccabile indipendentemente software dell'utente o piattaforma
Là lo avete! Le basi di cui sopra saranno certamente consentire le comunicazioni aziendali per elevarsi al di sopra della maggioranza che non si prendono il tempo per capire e padroneggiare questi problemi. Quando forgiare nuove relazioni commerciali e consolidare partenariati stabiliti, il livello di professionalità e cortesia si relè nelle comunicazioni attività di e-mail sarà sempre guadagnare clienti rispetto alla concorrenza che può essere anemica, disinformati o semplicemente pigri in questo settore. Quando
si tratta di business, indipendentemente dalla modalità di comunicazione utilizzata, professionalità e cortesia non passano mai di stile Hotel  !;