Come scegliere il giusto metodo di comunicazione e perché è importante

La comunicazione è parte integrante del luogo di lavoro. E &'; s più importante al giorno d'oggi, con i miglioramenti nella tecnologia - sia hardware che software. Ci sono un sacco di diversi metodi che è possibile comunicare con gli altri dipendenti
Potrebbe essere un po 'opprimente e confusa a volte
&';.. S qualcosa che ho ancora problemi con. Cioè, cercando di selezionare il metodo di comunicazione è la migliore per ogni situazione. I &'; ve messo insieme alcuni consigli per aiutare a determinare quali uno è l'ideale per qualsiasi situazione di
Ci sono diversi metodi per comunicare con gli altri, che comprendono:

Telefonate (cellulare o una scrivania).
SMS
Email
messaggistica istantanea (ad esempio, Microsoft Lync /Communicator)
Videochiamata
al destinatario

In realtà ci sono buoni modi e funzioni male per ciascuna di queste diverse comunicazione metodi, e ha bisogno di un po 'di esperienza e conoscenza per conoscere che tipo di utilizzo - ma io &';. Cercherò di aiutare qui

Quando usare telefonate

Le telefonate sono un buon modo di comunicare. Si compone un numero, l'altra persona prende il telefono e parlare. Essi sono, a mio parere, un genere sottovalutato di comunicazione sul posto di lavoro.

Lo svantaggio di telefonate è, beh, bisogna saper parlare ad altre persone. Questo può sembrare abbastanza semplice, ma se si &'; ve lavorato nel settore IT per qualsiasi quantità di tempo, si &'; ve probabilmente scoperto alcune persone sono più a comunicare di altri. Un certo numero di persone - forse anche voi stessi - non può essere il più confortevole o come fiducioso parlando al telefono con altre persone. Che &'; s OK - si tratta con la pratica e con fiducia quello che fai

Telefonate dovrebbe essere utilizzato, se avete bisogno di capire o spiegare qualcosa a qualcuno che può prendere un po 'di tempo.. Se qualcosa can &'; t essere descritto facilmente tramite e-mail, poi una telefonata è la cosa migliore. Se hai una domanda che dovrebbe essere descritto bene, poi le telefonate sono di solito meglio.

Le telefonate possono anche essere l'ideale per ottenere risposte rapide. È possibile ritirare il telefono (sia esso &'; sa telefono fisso, un telefono cellulare, o anche un auricolare collegato all'utilizzo del PC e della rete), comporre la persona che &'; re cercando, e avere una risposta in appena un minuto. Questo è molto più veloce rispetto ad altre tecniche di comunicazione.

Quando utilizzare la posta elettronica

L'email è un'altra forma popolare di comunicazione nell'ambiente di lavoro IT. Noi amiamo le persone IT-mail. Noi &'; re tecnica per natura e, in generale trovare che la posta elettronica è più opportuno spiegare i nostri dati o di ottenere le cose fatte

Eppure, &';. S a rischio di essere abusata. Mi capita spesso di ricevere messaggi di posta elettronica tutta la mia giornata, e io &'; sono sicuro che fate pure, da parte di persone su temi e pensare, “ Questo potrebbe essere più adatto a una telefonata &" ;. Lo ammetto, io &'; m probabilmente colpevole di esso pure. Le email sono di solito un po 'di disordine se sono abusati o non utilizzati in modo efficiente.

Le email sono di solito utilizzati per parlare o spiegare o lavorare su qualcosa tra un sacco di gente. It &';. S facile da fare questo usando i campi A e CC - mettete i vostri nomi, aggiungere alcuni particolari o di problemi o di discussione, ha colpito Send, e attendere le risposte

Tuttavia, questo è come il disordine viene in. Le email vengono inviati avanti e indietro, molto spesso senza esito reale, e può essere difficile da seguire, e anche distrarre la gente da altri lavori. Essi sono di solito lenti (ad ottenere risposte).

Se si dispone di ottenere risposte o informazioni da alcune persone, altri metodi di comunicazione sono in genere più adatto, come chiamate telefoniche o un incontro faccia a faccia ( se che e'. s possibile)

Ci sono diversi aspetti positivi per la posta elettronica la comunicazione, però. E &'; s grande per spiegare argomenti complessi che richiedono informazioni di supporto, come i diagrammi. E &'; s grande per le relazioni sullo stato di comunicazione o minuti per un gruppo di persone. E &'; s ideale per una comunicazione via. E &'; s anche bene per confermare una telefonata precedente (qualcosa mi è stato detto nel mio primo giorno in IT!)

Quando usare
SMS

SMS, o Short Message Service, è. disponibili su quasi ogni cellulare prodotto negli ultimi dieci anni. E &'; s comodo perché consente di inviare fuori un messaggio semplice per chiunque sul telefono, ovunque tu sia. E &'; s non un metodo di comunicazione comune nel mondo IT, ma è determinato dal tuo lavoro come a quando si e'. Usato secondo

SMS è ottimo per quando si e' re in giro. E &'; s grande per dire alla gente dove incontrarsi, dove sei, o se si e' re in ritardo. E &'; s anche un bene di inviare piccoli bit di informazione ad altre persone dove possono essere in grado di ottenere una e-mail o una telefonata - forse dati raccolti &';. Re in attesa

SMS non è il metodo migliore per chiedere impegnativo domande, o parlando con un certo numero di persone. Certamente isn &'; t il modo migliore per dire al vostro capo vi &'; re con un giorno di malattia! Ma che &'; sa argomento per un altro articolo …

Quando usare la messaggistica istantanea

Molti uffici ora hanno i loro implementazioni di un servizio di chat per l'utilizzo da parte dei loro dipendenti. A volte &'; s Microsoft Lync o Office Communicator. It &';. S simile al programma MSN Messenger, ICQ o, o qualsiasi di quei programmi che erano grandi prima di Facebook

E 'consente di inviare un testo tramite il computer di un impiegato diverso nella società. Una finestra di chat apparirà sullo schermo, in modo che possano interagire - in pratica avere una conversazione con te usando il pc. A seconda del programma utilizzato, questo ha caratteristiche differenti. Office Communicator, ad esempio, consente di inviare file e parlare con più persone.

E ha i suoi svantaggi, però. Può essere invadente - la gente può iniziare a inviare messaggi e vi sono finestre di chat che dilagano in tutto il posto, si distrae dal vostro compito. Può essere noioso - digitando una discussione generale è molto più lavoro di chiacchierare con qualcuno

Ci sono numerosi vantaggi di instant messaging, però.. Uno di questi è, beh, che &'; s istante. È possibile inviare una nota a qualcuno, e lo ricevono immediatamente (se &'; re alla propria scrivania). È possibile anche ottenere una risposta rapida - molto simile a una telefonata

&'; s adatto anche per l'invio di informazioni che appena can &'; t essere fatto al telefono o parlare, come s 'più veloce di e-mail.. Se &'; re facendo test del software e la necessità di inviare alcuni codici a un collega, ad esempio, esso &'; s probabilmente più veloce di e-mail per aprire una finestra di chat, copiare e incollare i codici nella finestra, e premere Invio
.

Quando usare le chiamate video

C'è un aumento di organizzazioni che utilizzano la tecnologia video in questi giorni. Forse è il minor costo della tecnologia, o la capacità di lavorare con le persone in altri luoghi, ma sembra essere più comune. Avere una chiamata video è simile a una chiamata vocale, ma ti permette di vedere l'un l'altro su uno schermo.

Questo può sembrare invadente o inutile, ma si tratta con i suoi benefici. E &'; s perfetto per l'impegno - è possibile presentare le cose a molte persone e aiutarli a concentrarsi su quello che &'; re dicendo. Potete leggere il linguaggio del corpo e le espressioni e regolare in modo appropriato. Inoltre è possibile dire se &'; re in realtà ascolto

Il video chiamate, tuttavia, shouldn &';! T essere abusato. Potrebbe essere abbastanza personale per avere una videochiamata con un individuo don &'; t conosce molto bene, o su un problema che doesn &';. T avere un'interazione video di

Quando Comunicare in persona

Comunicare in persona è un metodo fantastico di comunicazione. Si tratta di due o più persone che sono nella stessa posizione con una conversazione. E &'; s grande come si ottiene l'attenzione della persona o delle persone che &'; re conversare con, si può giudicare il linguaggio del corpo, è possibile scrivere e disegnare le cose insieme per aiutare la discussione, e finisce quasi sempre in un risultato per le persone coinvolte - come in, don &'; t bisogno di attendere una risposta, come si fa con la posta elettronica

Comunicare in persona ha un grave inconveniente - si deve necessariamente trovarsi insieme.. Non è davvero possibile nel settore IT di oggi, considerando la varietà di persone che fanno lavori in edifici diversi, città diverse e anche paesi diversi. Se can &'; t essere effettuata di persona, poi un altro metodo deve essere utilizzato, ma se si &'; re in grado di arrivare a parlare con qualcuno di persona, it &'; s consiglia di

Un altro vantaggio di. parlando di persona è ti aiuta a trovare le informazioni reale o ottiene un vero giudizio su qualcosa. E &'; s piuttosto facile per le persone a parlare di cose al telefono o e-mail, giocare duro-ball o per evitare le vostre richieste, ma se si &'; re in grado di mettere in discussione personalmente potreste scoprire che essi sono più utili. Aiuta spesso. Cerco di non dire nulla su e-mail o al telefono che ho &'; Non sono disposto a eseguire il backup di persona (nel caso), ma alcune persone don &'; t fare questo

Il mio metodo preferito di comunicazione è. di persona, ma &'; s non necessariamente possibile, così si tratta di fare le vostre proprie decisioni in base alla conoscenza e la situazione a portata di mano Hotel  .;