Allineamento di Conservazione dei documenti e strategie Tenere Contenzioso è la chiave per difendibili Cancellazione Dati

Dal momento in cui ci sediamo ai nostri sportelli di lavoro per il nostro ultimo controllo Smartphone prima di dormire, ci viene costantemente ricordato del volume di e-mail e dati diretta a noi. Nel 2010, in media hanno indicato che circa 294 miliardi le email sono state inviate ogni giorno lavorativo. Statistiche dal 2011 rivelano che l'account di posta elettronica aziendale tipico inviato o ricevuto una media di 105 e-mail al giorno. (“ Quanto ne sai di Email &";? www.dynamicbusiness.com.au, 1 settembre 2011) più difficili da quantificare sono documenti aziendali elettronici (report, fogli di calcolo, wiki, voci di SharePoint, documenti MS Office, ecc .) in quanto il volume di quelli dipende dal tipo di società e il settore verticale. Tuttavia, la tendenza è chiara e questo sempre crescente ondata di dati ha — o dovrebbe avere — un enorme impatto sulle strategie di conservazione dei documenti e contenzioso tenere, in particolare in considerazione della linea di fondo.

L'archiviazione dei dati è costoso su così larga scala e ha un rapporto diretto con i costi associati alla gestione dei rischi, soprattutto per le aziende che sono esposti al contenzioso o di regolamentazione del governo. In piena regola di elaborazione, revisione e la produzione possono avere un costo contenzioso di $ 2,70 a $ 4,00 per documento. (Degnan D. contabile per i costi di Electronic Discovery Minnesota Journal of Law, Science & Tecnologia 2011; 12 (1):.. 151-190). Mentre nessuno vuole sanzioni per spoliazione rischiare, chiaramente si tratta di una società &' ; s interesse a ridurre defensibly i milioni di documenti che sono spesso inutilmente conservati. Non solo questa pratica di ridurre il costo del contenzioso per la disposizione dei dati che è o vecchio, inutile, o no attività connesse, sarà anche ridurre alcuni dei rischi e dei costi che possono derivare dal mantenimento non necessario di dati potenzialmente dannose ancora essere presentata o anticipata contenzioso

Allineamento una società &';. s politica di conservazione dei documenti con la sua strategia hold controversia può essere una sfida quando esistono interessi in gioco. Al fine di raggiungere l'equilibrio ottimale tra i due piani, dipartimenti legali e IT devono coordinare meglio i loro sforzi. La gestione del rischio può essere l'obiettivo finale di entrambi i reparti, ma le loro prospettive differire sufficiente che essi spesso non riescono a apprezzare l'altro &'; s contributi per la realizzazione di questo obiettivo. Al fine di formulare la politica di conservazione dei documenti ideale, questi dipartimenti devono poter contare gli uni sugli altri e'. S competenza

Tutti documento criteri di conservazione sono soggetti a controllo se contenzioso o di un regolamento del governo entra nell'equazione. Questo livello di controllo si basa su uno standard ragionevolezza — è la vostra particolare la politica &ldquo di conservazione dei documenti; ragionevole &"; per l'organizzazione e' s bisogni e l'esposizione a controversie o regolamento? Per misurare questa soglia di ragionevolezza, un'organizzazione deve porsi una serie di domande riguardanti le esigenze di business, gli obblighi, standard di settore, e l'esposizione a contenzioso. Nel rispondere a queste domande, legale si consiglia di consultare IT. Nel frattempo, dovrà fare affidamento su legale per quanto riguarda quali tipi di documenti sottoposti a criteri di conservazione specifiche.

Una politica di conservazione dei documenti del caso anche prendere in considerazione i termini di prescrizione o di disposizioni regolamentari che regolano i periodi di conservazione di alcuni documenti. Ogni tipo di documento, inclusi contratti, lesioni personali /responsabilità del prodotto, fiscale, Sarbanes-Oxley, EPA e OSHA relativi documenti deve essere mantenuto e smaltito di conseguenza. Ad esempio, a seconda della giurisdizione, il periodo di tempo durante il quale una disputa contrattuale può essere portato varia da tre a 20 anni, misurata a partire dalla data della violazione. Tuttavia, la maggior parte delle controversie di natura contrattuale sono portati durante la durata del contratto in questione o solo dopo la risoluzione, consentendo alle aziende di personalizzare il loro contratto strettamente correlate conservazione dei documenti. La migliore politica di conservazione dei documenti avrà anche procedure in atto in materia di back-up nastri e altre forme di storage di archiviazione più profonda a causa dei costi elevati associati con l'individuazione, l'accesso e la produzione di dati provenienti da questi.

Quando fa il turno di fuoco da la conservazione dei documenti a un obbligo di mettere una presa contenzioso in atto? Il dovere di conservare attacca quando un partito è prima messo in atto di potenziale contenzioso. “ Una volta che un partito ragionevolmente anticipa contenzioso, si è tenuto a sospendere la sua conservazione dei documenti /Politica distruzione di routine e implementare un &'; causa di una controversia &'; per garantire la conservazione dei documenti pertinenti e" Goodman v. Praxair Services, Inc., __ F.Supp.2d __ 2009 WL 1.955.805 a * 14 (D.Md. 7 luglio 2009) (citando Zubulake IV, 220 FRD a 218). Ci sono alcune evidenti (e più sottile) e" eventi di trigger &"; che possono richiedere la presa contenzioso. Mandati di comparizione, giudice ha ordinato la produzione, la ricezione di processo o di una denuncia sono indicatori chiari che voi e la vostra organizzazione hanno l'obbligo di conservare i dati relativi. Inoltre, le minacce di contenzioso da parte di un dipendente, cliente o partner contrattuale, come ad esempio in una lettera richiesta o via e-mail, anche obbligare l'azienda a salvaguardare i dati pertinenti contro spoliazione. Denunce di questioni del lavoro legate da un dipendente, come l'ambiente di lavoro ostile, le molestie sessuali e la discriminazione di età sarebbe anche innescare una stretta contenzioso per correlate, i documenti pertinenti.

Il processo causa di una controversia può essere estremamente difficile, che richiede tempo , e costoso di effettuare nel pieno rispetto delle regole di individuazione e la giurisprudenza. Fortunatamente, insieme con la proliferazione di informazioni memorizzate elettronicamente negli ultimi dieci anni, molti Software as a Service (SaaS), soluzioni si sono resi disponibili per assistere con questo processo ingombrante. Questi strumenti aiutano consulente esterno e in-house consulenti aziendali trasmettono rapidamente contenzioso memo attesa per i custodi appropriate e quindi monitorare l'accettazione dei bandi di attesa.

Collaboration, le pratiche e le politiche ragionevoli, e diversi periodi di conservazione per i diversi documenti sono tutti determinante nel ridurre preventivamente la tua azienda &'; s contenzioso spendere. Non solo il costo dello storage essere ridotta, ma quando arriva il momento di rivedere e produrre tali documenti, la vostra azienda è probabile che si verifichino significativi risparmi. Per massimizzare ulteriormente l'efficienza, la vostra azienda può incorporare nuove tecnologie in grado di off-set l'arduo compito di far rispettare una presa legale. Nonostante l'afflusso costante di e-mail, report, fogli di calcolo e altri dati, la gestione del vostro conservazione dei documenti e l'attuazione causa di una controversia non deve essere schiacciante Hotel  .;