Nuovi modi per incontrare - Strategie per team virtuali e Alternative a Face-to-Face Incontri

Non vi è alcun dubbio - incontri occupano una buona quantità del nostro tempo su base settimanale. Pensate indietro per un minuto in tutto il tempo trascorso nelle riunioni l'anno scorso - sia che fossero incontri one-to-one o di una riunione del gruppo in una sala conferenze. WOW, che è un sacco di tempo speso incontro! Era tutto necessario? E quanto tempo è stato speso viaggio da e per quegli incontri? Sarebbe alcuni di loro sono stati altrettanto efficace senza tutti nello stesso luogo fisico?

fare tutte le riunioni devono essere faccia a faccia? Questa è una domanda la gente non chiede abbastanza spesso. Non è come 'nuovo' o un concetto radicale come sembra a prima vista. Non è un telefono chiamare un tipo di incontro virtuale? Ma siamo così abituati a incontrarsi faccia a faccia che la nostra reazione naturale è quello di pensare che è necessario. Ma è sempre necessario? E c'è un modo migliore per utilizzare sia il tempo e il denaro speso solo spostamenti da e per questi incontri

Ora non fraintendetemi; Non sto suggerendo di utilizzare conferenze telefoniche, meeting web e videoconferenza per sostituire completamente faccia a faccia riunioni. Ci sono alcuni momenti, e alcune questioni, che devono essere discussi in persona. Io sto solo chiedendo di pensare a delle alternative e prendere in considerazione le opzioni:

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TELECONFERENZA

Ahhh - la buona vecchia chiamata in conferenza. Quante volte le persone si affacciano su questo metodo provato e provato di incontrare virtualmente. Spesso, qualcuno vorrà discutere alcune questioni relative ad un progetto con me e che si desidera incontrare, di solito in città. Ora, se hai commutata in una città, si sa che si può facilmente perdere 2 ore della vostra giornata proprio lì. La maggior parte delle volte questi incontri possono essere facilmente tenuto come una pianura vecchia chiamata in conferenza. Essi sono accessibili e facili da installare.

In realtà, se si dispone di 2 linee telefoniche in ufficio a casa la maggior parte dei telefoni oggi ti consente di impostare rapidamente una chiamata in conferenza con altre 2 persone senza bisogno di un operatore o un servizio per impostare la chiamata

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INSTANT MESSAGING

Una soluzione gratuita che consente di testo in tempo reale, voce o video conferencing è l'instant messaging. Programmi come Yahoo Messenger, MSN Messenger, AOL Instant Messenger o sono popolari e facili da imparare ad usare. Tutti questi programmi forniscono anche la possibilità di condividere file e foto e richiedono altro che un microfono e una webcam economico

>. ≫ > ONLINE CONFERENZA

Ci sono una serie di servizi che consentono di impostare facilmente le web-based conferencing. Essi offrono spazio di incontro on-line che consente di condividere una presentazione con le persone che inviti alla riunione.

Altre caratteristiche come polling in tempo reale per il feedback e la condivisione di documenti completo (qualsiasi file sul vostro sistema, non solo proiezioni di diapositive ) fanno di questo un modo ideale per avere un incontro e collaborare senza tempo di viaggio o spese
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Alcuni di questi servizi anche di gestire la porzione voce della riunione, ma trovo questo spesso degrada la qualità della riunione. Io di solito trovo meglio usare un normale chiamata in conferenza per gestire la parte vocale e lasciare il documento /presentazione condivisione e polling per il servizio di meeting online. Alcuni di questi servizi carica su una base per-user /al minuto (ma sono ancora in genere inferiore, quindi tutto il viaggio)

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VIDEO CONFERENCING

Se avete spesso bisogno di incontrare le stesse persone nelle stesse posizioni a distanza forse vale la pena di investire in ulteriori attrezzature videoconferenza hi-end. La qualità di questo dispositivo è davvero salito negli ultimi anni, mentre il prezzo sia l'attrezzatura e la larghezza di banda necessaria per utilizzarlo è sceso.

Non c'è nemmeno bisogno di dedicare un'intera stanza per il vostro video conferenze . Polycom rende un modello portatile che pesa meno di 10 libbre e si presenta come un sistema integrato, all-in-one che offre "go anywhere" convenienza.

È possibile salvare centinaia di ore e migliaia di dollari utilizzando il video conferenza al posto di faccia a faccia in alcune occasioni.

Questi sono solo alcuni, semplici alternative realistiche a faccia a faccia incontri, ci sono molti di più. La chiave è quella di pensare al tipo di cose in discussione. Se sono questioni delicate o è il primo incontro per un nuovo team è probabilmente meglio di incontrare faccia a faccia, ma se il punto della riunione è di brainstorming, discutere idee, o lavorare e modificare un rapporto di gruppo o documento, ci sono modi per farlo senza le perdite di tempo e spese di tutti comunione in una posizione centrale per la riunione.

Quindi, pensare al tipo di incontri che avete solitamente e valutare se alcuni di essi potrebbero non essere altrettanto efficace utilizzando un metodo alternativo di soddisfare attraverso la distanza. Poi pensare a come si spenderà il tempo si è salvato Hotel  !;