Gestione dei Documenti: Posta in arrivo, Posta in uscita, e tutto il resto

Impostare un sistema che si sincronizza con il ciclo di vita di carta

Non importa come organizzato il resto del vostro ufficio può essere, e' s facile. a sentire come le cose sono fuori controllo quando la vostra scrivania è coperta di carte. Anche se si può avere sentito voci secondo cui il cosiddetto “ mondo senza carta &"; è arrivato, tu e io so che abbiamo più carta che a noi come mai prima. Se avete voglia di carta è un dolore nel culo, si &'; re non solo. Ma la buona notizia è che se si mettono i sistemi giusti nel posto è possibile ottenere le carte in ufficio sotto controllo.

Al fine di elaborare strategie per come affrontare la carta, abbiamo bisogno di capire che la carta ha un ciclo di vita di un proprio:

1. Papers entrano nel vostro ufficio — stampato dal computer, attraverso la posta elettronica, o forse portati da riunioni o conferenze
2.. Si ordinano i documenti — si mette le bollette in una pila, riviste e periodici in un altro, Corrispondenze è necessario scrivere in un terzo Pagina 3.. Di elaborare i documenti — si paga le bollette, leggere riviste, o scrivere lettere
4.. Si archivia i documenti — documenti you &'; re mantenere a lungo termine sono messi in vostro armadietto file o una scatola
5.. Si rimuove i giornali —. Si lascia cadere la posta indesiderata nel cestino o distruggere documenti sensibili

Questi cinque fasi — a, tipo, processo, archiviazione, e fuori — sono il quadro di base per la vostra strategia di gestione della carta . La chiave per la gestione della carta è quella di avere uno spazio dedicato per ogni fase della tua carta &'; s ciclo di vita: una casella di posta per tutte le cose che sono nuovo di zecca; un “ zona &" caldo file; per gestire l'ordinamento e le fasi di lavorazione; uno spazio di archiviazione per tutti i documenti che si desidera tenere su lungo termine; e in uscita per i documenti che stanno lasciando il vostro spazio interamente. Let &';. S un'occhiata a ciascuno di questi in un po 'più in dettaglio

Il primo è una casella di posta. Questo può essere semplicemente un cesto, scatola, o il vassoio dove si posiziona tutti i documenti in entrata — posta, stampe, ecc .-- tenere tutto in un unico posto in modo che doesn &'; t perdersi nel caos della vostra scrivania. Quando &'; s tempo per voi di sedersi realmente giù ed elaborare i vostri nuovi documenti, è don &'; t devono perdere tempo a cercare il vostro spazio. Oltre a raccogliere i documenti in entrata, questa prima fase è completamente libera azione

Naturalmente, molti giornali hanno bisogno di un po 'di azione da parte vostra —. Una firma, una risposta, un pagamento. Questo è dove la maggior parte delle persone e' s sistemi tendono a cadere verso il basso. In genere ci sarà un “ To-Do &"; stack, ma che isn &'; t sempre utile perché abbiamo semplicemente troppi tipi diversi di azioni che dobbiamo prendere su qualsiasi carta. Penso che &'; s utile avere una zona file caldo: questo può essere semplicemente una scatola di file sul desktop, forse 6 &"; 8 &"; profondo, che è prontamente disponibile in qualsiasi negozio di forniture per ufficio. All'interno di questa scatola di file si dovrebbe avere una serie di cartelle sospese; questo vi permette di uscire le cose da fare nelle diverse azioni che dovete prendere, con le parole specifiche per ogni azione che le tue carte rappresentano — “ Call &"; per messaggi telefonici, e" Sign &"; per i documenti che richiedono le firme, e" Calendar &"; per gli eventi è necessario aggiungere al vostro programma, “ Corrispondenza &"; per le lettere, e così via. Ora, quando si passa attraverso la vostra casella di posta elettronica è possibile ordinare i documenti nelle azioni specifiche che ogni carta ha bisogno. Questo rende molto più facile per voi di prendere realmente queste azioni: ora è possibile afferrare il “ Call &"; cartella e fare tutte le telefonate in una sola volta, o prendere il “ Sign &"; cartella e firmare tutti i documenti in una sola volta. Piuttosto che passare attraverso una pila di cose da fare e andare avanti e indietro e cambiare marcia, ora si e' re razionalizzazione come &'; re fare con la carta. La creazione di questo sistema dovrebbe risparmiare un sacco di stress, un sacco di frustrazione, e, auspicabilmente, un bel po 'di tempo e

Una volta che &';. Ve preso atto delle vostre carte tramite la zona file caldo, non ci sarà alcuni è necessario aggrapparsi. Coloro che andranno nei vostri archivi — una scatola di file, file cabinet, o un cassetto file. Questo è il vostro a lungo termine, area di stoccaggio a freddo. È possibile denominare questi file quello che vuoi — qualunque cosa rende il senso più intuitivo per voi

Naturalmente, non ogni carta puoi agire con le esigenze da memorizzare.. Alcuni della carta dovranno essere riciclati, triturati, o inviato di nuovo nel mondo. E 'utile avere un cestino e un trituratore proprio accanto a dove la nuova posta o carta provengono Per i documenti che devono tornare nel mondo (posta in uscita o documenti tra uffici), it &';. S meglio avere un corrispondente outbox proprio accanto alla tua casella di posta. Questo sarebbe in cui tutto quello che &'; re riprendendo nel mondo vivrebbero fino &'; re effettivamente lasciando Hotel  .;