Posta in arrivo e come ottenerlo Organizzato

Lo sai quante email si inceppano la vostra posta in arrivo? È 100, 1000, 5000, 10.000! Il numero cresce ogni giorno e con essa lo stress e tempo perso. Si vuole cancellare la Posta in arrivo, ma non avete mai dedicare il tempo. Checkout le nuove funzionalità di Outlook 2010 che rendono l'organizzazione di Microsoft Outlook sembrare più possibile.

andare avanti e guardare al numero nella Posta in arrivo. Ti sembrerà di avere un peso 100 £ seduto sulle spalle o stai sorridendo perchè tu sei uno dei rari pochi che ha solo questa settimana &'; s email vi aspetta per affrontare? Il numero di messaggi di posta elettronica che si siedono nella Posta in arrivo influisce sulla velocità delle ricerche di Outlook e quanto tempo si rifiuti di scorrere oltre la stessa email più e più volte.

La chiave per ottenere una maniglia su vostre e-mail, migliorando il tempo di risposta e rimanere in cima alla azioni critiche e le attività time-sensitive è quello di sviluppare un approccio per elaborare i messaggi di posta elettronica, sia dal computer e su dispositivi mobili .

1. Sincronizzare tutti i dispositivi in ​​modo da elaborare soltanto una e-mail una volta
Per le piccole imprese che don &';. T hanno accesso a un server aziendale, impostare un account Google Informazioni d'affari e utilizzare applicazioni di Google per connettere Outlook, telefono e iPad per accedere tuo e-mail, calendario, contatti e attività da tutti i dispositivi. Si può anche accedere al tuo account Gmail da qualsiasi luogo e la sincronizzazione aggiornerà Outlook la prossima volta che siete al vostro computer. Se si desidera solo sincronizzare la tua email per il telefono e iPad, è possibile utilizzare l'account Gmail gratuito, (si noti che è vinto &'; t essere in grado di accedere ai vostri calendario, contatti e attività)
2.. Utilizzare la funzionalità &ndash conversazione; in Microsoft 2010, quando Conversazioni è attivata, i messaggi nella Posta in arrivo e altre cartelle di posta elettronica possono essere organizzati per conversazione e data. Questo è utile quando ci sono molti messaggi di posta elettronica in una conversazione, perché è possibile eliminare tutte le email precedenti e solo mantenere l'ultima conversazione

Per attivare o disattivare Conversazioni – Nella scheda Visualizza, nel gruppo CONVERSAZIONI, selezionare o deselezionare la casella di controllo Show conversazione. Avanti, fare clic su tutte le cartelle.

3. Imposta il tuo azione e di riferimento Cartelle
Azione Cartelle – sono per le email che richiedono un intervento
cartelle &ndash di riferimento; sono messaggi email con nessuna azione richiesta. Continui a queste e-mail per fare riferimento in un secondo momento, sono i record permanenti o sono per tasse e ai requisiti legali

Quando si creano le cartelle di azione, digitare un punto e".. &Rdquo; davanti al nome della cartella azione. Aggiungendo il periodo cambia l'ordinamento un sposta le cartelle di azione in cima alla lista e la vostra “ Riferimento &"; cartella sotto le cartelle di azione. È inoltre possibile utilizzare i numeri 01, 02, 03, 04 se si preferisce organizzare le cartelle di azione in un certo ordine. Consigliato cartelle Azione:
..Questo Settimana (ci sono due periodi qui)
.Delegated – Deb
.Leads
.Parked
.Projects
.Receipts di Stampa
.travel
.waiting Per /
Pending

Per creare le cartelle di riferimento, creare un principale cartella denominata “ Riferimento &"; e poi le cartelle di secondo livello con grandi categorie (esempio Accounting >. bilancio 2012)

Separare la vostra azione e di riferimento e-mail consente di ottenere il controllo su ciò che richiede la vostra attenzione. Non perdere tempo scorrendo le email passate che don &';. T richiedono la vostra attenzione

Organizza la tua e-mail da Conversazione, Dalla – In Outlook 2010, nella scheda Visualizza, nel gruppo DISPOSIZIONE, fare clic su una delle opzioni di disposizione. Uno dei modi più veloci per elaborare le e-mail è quello di organizzare da Conversazioni.

L'organizzazione di messaggi di posta elettronica di Microsoft Outlook è facile quando si personalizza il modo che si desidera elaborare i messaggi di posta elettronica. Ora che avete le vostre nuove cartelle di azione e di riferimento impostati, è possibile utilizzare i seguenti quattro passi per elaborare la vostra posta in arrivo e farlo a Ground Zero, o vicino allo zero a seconda delle preferenze.

Utilizza il VELOCE Workflow processo decisionale per decidere rapidamente ciò che l'azione successiva è. Con il F.A.S.T. processo, si hanno quattro opzioni:

File – archiviare e-mail in cartelle di riferimento che non hanno azione. Trascinare e rilasciare le email nella cartella di riferimento appropriata. Una parola di cautela, ad un certo punto sarà necessario pulire queste cartelle o spostarli nella cartella Archivio

Legge – si tratta di messaggi di posta elettronica che richiedono un intervento da parte dell'utente. Trascinare email che richiedono
azione

Pianificazione – ottenere gli appuntamenti nel calendario e salvare come un evento di giorno o in un momento specifico. Se si stanno mantenendo l'e-mail per indicare all'appuntamento, è sufficiente trascinare l'e-mail al calendario e tutte le informazioni saranno salvati nella nomina. Eliminare l'e-mail

Toss – Leggere e cancellare quando possibile. Essere spietato con il tasto di cancellazione. È possibile impostare la cartella eliminata per eliminare le email manualmente dall'utente, mensili o qualsiasi lasso di tempo che si preferisce.

Se tua casella di posta è piena di più e-mail, allora si può contare e l'organizzazione di Microsoft Outlook sembra un progetto spaventoso, qui &'; sa metodo veloce per ottenere la Posta in arrivo vicino a ground zero rapidamente. Creare una cartella Azione “ E-MAIL .OLD &"; Tutto più vecchio di 7 giorni va in questa cartella. Ciò contribuirà a fornire un po 'di sollievo veloce, e aiuterà a ottenere motivati ​​per cancellare le cartelle. Ricordarsi di pianificare in tempo per organizzare la vostra cartella di messaggi di posta elettronica vecchio Hotel  !;