Come organizzare i documenti più importanti

Se la vostra famiglia è come la maggior parte, è probabile che voi ei vostri familiari sono annegando in un mare di carta. Anche se gli esperti informatici hanno a lungo parlato di ufficio "senza carta" del futuro, la maggior parte delle famiglie e le imprese hanno una lunga strada da fare per raggiungere questo obiettivo nobile. In molti casi, il trucco per il controllo della carta efficace coinvolge buttare fuori un sacco di ciò che davvero non hanno bisogno. Tuttavia, ci sono alcuni documenti che sono semplicemente troppo importanti per buttare fuori. In realtà, molti di questi documenti meritano propria strategia organizzativa speciale per tenerli al sicuro e protetto. Se non siete sicuri del modo migliore per conservare i documenti più importanti della tua famiglia, ecco alcuni suggerimenti che possono aiutare.

Che cosa si deve salvare?

Anche se ogni famiglia è un po ' diverso, ci sono alcuni importanti documenti che sono quasi universali. Si consiglia di mantenere la vostra famiglia di certificati di nascita e di informazioni sulla sicurezza sociale in un luogo sicuro. Certificati azionari e obbligazionari sono altri documenti importanti che meritano una considerazione speciale. Passaporti, la vostra licenza di matrimonio, e le vostre politiche per la casa, di veicoli e di assicurazione sulla vita anche bisogno di una posizione di archiviazione sicura, così come i titoli dei veicoli e tutti i contratti e gli accordi che si possa avere.

Anche se non è così importante come i documenti di cui sopra, probabilmente anche voler fare particolare attenzione quando si ripone vostre dichiarazioni annuali fiscali e ricevute, record di assistenza sanitaria e carta di credito dichiarazioni o bancarie. In alcuni casi, è solo necessario mantenere alcuni di questi documenti per un periodo di tempo specificato. Tuttavia, se hai mai avuto bisogno di trovare una dichiarazione dei redditi in fretta o bisogno i vostri estratti conto bancari, al fine di chiedere un prestito, si sa come può essere frustrante se non riesci a trovare uno o più di questi importanti documenti.

Anche se non possono avere alcun valore giuridico, la maggior parte delle famiglie hanno anche alcuni documenti che sono importanti dal punto di vista sentimentale. Biglietti d'auguri, foto di famiglia preziosi o anche, eventualmente, le tue informazioni "albero genealogico" possono rientrare in questa categoria. E 'altrettanto importante trovare una posizione di memorizzazione sicuro e protetto per questi elementi come lo è per i documenti che contengono una grande importanza legale. Dopo tutto, alcune cose semplicemente non possono essere sostituiti.

Lockbox, Gabinetto di sicurezza o di deposito?

Una volta individuato tutti i documenti importanti della tua famiglia, è il momento di sviluppare un sicuro ed efficace strategia di organizzazione. Molte persone ritengono che la conservazione loro documenti più importanti in una cassetta di sicurezza bancaria fornisce loro la pace della mente. Tuttavia, la memorizzazione di questi documenti presso la banca può a volte rendere difficile avere accesso a loro quando ne hai bisogno in fretta. Piccole lockboxes ignifughi sono una buona soluzione per i documenti importanti, consentendo di loro afferrare in fretta e facilmente portare, nel caso di una emergenza casa. Per i documenti un po 'meno importanti come dichiarazioni dei redditi e gli estratti conto bancari, un piccolo classificatore può essere molto utile.

Se si dispone di una collezione di carte, fotografie o altri documenti legati sentimentalmente, può essere utile per proteggerli creando un archivio. Se possibile, la scansione dei documenti e fotografie in modo da poter creare un backup di loro su un CD o DVD. Quindi, conservare la versioni digitali delle foto o dei documenti in diverse posizioni come precauzione di sicurezza di carta e. Ad esempio, se si dispone di una cassetta di sicurezza in banca, questo potrebbe essere una buona posizione per un CD contenente la tua foto di famiglia scansionate Hotel  .;