Sistemi di archiviazione di carta

• File e Trova documenti rapida
L'unico motivo di presentare i documenti è di dare loro un posto per essere fino a quando ne avete bisogno di nuovo. Un buon sistema di archiviazione dovrebbe prendere poco tempo per depositare o trovare documenti. Don &'; t trascorrere del tempo la creazione di un sistema elaborato, e don &'; t il file automaticamente tutto ciò che viene il vostro senso. Gli studi dimostrano costantemente che l'80 per cento delle carte depositate non sono mai di cui ancora
Ci &';! S nessuno migliore sistema di archiviazione. Il sistema migliore per voi dipenderà da che tipo di documenti si file e come si pensa di cercare per loro. Progettare il proprio sistema, come si scopre che cosa funziona meglio per voi. E ciò che funziona meglio può essere una combinazione di sistemi. Ecco alcune idee per farti pensare Hotel • Mantenere categorie
ampio deposito per categoria fornisce una struttura logica per i file, perché i soggetti simili sono raggruppati insieme. Se si sceglie un colore diverso per ogni categoria, che s 'facile vedere dove &'; re si trova non appena si apre il cassetto di lima. Obiettivo per categoria etichette abbastanza ampio che la maggior parte nuovi documenti si adattano uno di loro. Creare una nuova categoria, se necessario, ma don &'; la t li rendono in modo specifico che si crea un nuovo file per ogni nuovo pezzo di carta
Per esempio, nella maggior parte delle piccole imprese, ci &';. S senza bisogno di suddividere una categoria chiamata “ Legal &"; in permessi, licenze, registrazioni di marchi, ecc Devi solo don &'; t necessario essere quella specifica; un file è abbondanza. Se ha a che fare con questioni legali, cadere in; se si deve recuperare in un secondo momento è possibile sfogliare il file fino a trovare il documento giusto. D'altra parte, una categoria chiamata “ Clienti e" wouldn di &'; t essere abbastanza specifico. Sarebbe poco pratico per mettere tutte le cartelle dei singoli clienti in un unico file appeso; si &'; la d desidera file separati per ciascuna di esse, probabilmente organizzato in ordine alfabetico. E &'; la d desidera che tutti siano dello stesso colore, in modo da sapere subito che un file che &';. S giallo, per esempio, è un file client
Idealmente, quando si aggiungono nuove informazioni che &'; ll posizionarlo nella parte anteriore del file, ma indosso &'; t pensano che &'; s grosso problema, se don &'; t. I file shouldn &'; t è così fitta che ci vuole più di un momento o due per trovare ciò che &'; re cercando, non importa dove si trova nel file. Se i file diventano troppo affollato, subcategorize o estirpare informazioni obsolete

• Individuare i file in base alla frequenza di utilizzo
Mantenere i file utilizzati per tutto il tempo in posizione più comoda, proprio come si farebbe con qualsiasi altro strumento ufficio. Mantenere quelli utilizzati meno frequentemente un po 'più lontano —., Forse attraverso la stanza, e quelli che si usano di rado anche più lontano, forse in un ripostiglio Hotel • Presentare dichiarazioni di routine per mese
Pensare quanto facile e veloce archiviazione sarebbe se semplicemente lasciato cadere tutte le fatture del mese corrente in un unico file e sono stati fatti con il vostro deposito! Sebbene la maggior parte di noi hanno imparato a file da vendor — telefoniche bollette insieme, estratti conto della carta di credito insieme, ecc, &'; s molto più facili da archiviare tutte le fatture da gennaio insieme, tutte le bollette da febbraio insieme, e così via. Archiviazione per mese potrebbe essere un po 'più problemi se hai bisogno di trovare una legge specifica, dal momento che &'; D devono indovinare i tempi approssimativi e potrebbe essere necessario controllare alcuni file differenti. Ma la maggior parte delle volte, non abbiamo mai riferimento a bollette passate comunque, quindi il tempo di deposito sarà sicuramente risparmiare fino anteriore più che compensa il tempo si potrebbe spendere più tardi
&';. Sa buona idea tenere due anni di file mensili , ruotando l'anno in corso per la schiena quando finisce l'anno e portando lo scorso anno &'; s di file in avanti. Come le fatture vengono in per il nuovo anno, rivedere ciò che s 'nel file di due anni fa, e se non avete bisogno di più tempo, tagliuzzare esso. Se si ha bisogno, è possibile spostarlo in una permanente “ categoria &"; depositare in quel momento. Non solo questa tecnica facile e veloce, mantiene automaticamente i file di diventare farcito con carta obsoleti Hotel  .;