Fare il grande passo di deposito della carta

Pronto a implementare un nuovo sistema di archiviazione? Mentre la scelta del sistema è un primo passo importante, la maggior parte di noi si blocca quando arriva il momento di fare davvero il lavoro. Così qui sono alcune idee su come iniziare:

In primo luogo, bloccare fuori circa un'ora di tempo. Prima di allora, raccogliere le cartelle, strumenti di etichettatura, contenitore di rifiuti, e le carte accumulate durante la scorsa settimana. Questo è corretto: solo quelli della settimana precedente. Durante l'ora, ordinare le carte in categorie, creare opportune cartelle di file, e mettere le carte nei file. Si prega di non dimenticare che una delle tue categorie può essere "spazzatura". Se la carta non fornisce informazioni cruciali e se può essere sostituito, buttare fuori! Solo il 20 per cento della carta che viene presentato è mai fatto riferimento ancora una volta; quindi prendere in considerazione la presentazione solo il 20 per cento.

Si noterà che non ho detto nulla di documenti che possono già essere in qualche modo presentato o completamente accatastati. Questo perché si tratta di un lavoro arretrato può essere molto travolgente. Invece voto che a partire dalla data che si avvia e andando avanti, che si archiviare documenti come entrare. Questo è fatto meglio mettendo da parte 10 a 15 minuti a settimana in un file. Indovinate che cosa succede se non si ha intenzione di presentare? — Si tornerà a pali e ad uno stato di sopraffare.

Inoltre, saranno frustrati quando non riesci a trovare un importante pezzo di carta. Inoltre avrete sprecato tempo che si potrebbe avere utilizzato facendo qualcosa che si sarebbe goduto. Manutenzione non accadrà da solo. È necessario pianificare nel vostro programma.

Che dire di quei vecchi documenti? Impostare un timer per 15 minuti una o due volte alla settimana a passare attraverso alcuni dei mucchi di carta. Un'alternativa è quella di ordinare e presentare una pila quando si scopre che hai bisogno di una carta dal mazzo. Non solo scavare per trovare ciò che serve; guardare a ciò che si passa lungo la strada e metterli via.

Tieni i tuoi documenti gestibili mediante l'attuazione di una politica di rimozione e sostituzione, se del caso. Ad esempio, quando si riceve il nuovo salute, casa, o polizza di assicurazione auto, lanciare il precedente e sostituirlo con quello nuovo. A meno che non è necessario mantenere le bollette ai fini fiscali, una volta che si riceve il nuovo disegno di legge che riflette che hai pagato la bolletta precedente, si può buttare quello del mese precedente.

La vigilanza è il tuo migliore amico quando si cerca di mantenere le vostre carte contenevano Hotel  !;