3 Semplici Suggerimenti per mantenere le informazioni client Organizzata

Per molti solopreneurs una gran parte della loro attività sta lavorando one-to-one con i clienti, e questo significa avere un modo di mantenere tutte le loro informazioni del cliente organizzato e di facile accesso.

In questo articolo Ho intenzione di condividere con voi i miei primi tre consigli per tenere tutto insieme, in modo che si può facilmente accedere alle informazioni sui clienti e sapere esattamente dove i vostri clienti sono nei vostri programmi.

1. Fisico: Creare un client Contact Sheet

Per la maggior parte proprietari di imprese ci sarà un file client fisico che avrete bisogno di creare. Uno dei modi più semplici per la creazione di questo file è quello di utilizzare una cartella di file manila in cui è semplicemente cadere il vostro lavoro di ufficio in. Questo file conterrà le cose come la forma dell'accordo dal client, schede di valutazione, o dettagli di eventuali progetti che ti verrà lavorando.

La creazione di un foglio di contatto con il cliente, che contiene del vostro cliente nome, indirizzo, e-mail, telefono, fax e altre informazioni di contatto che si desidera tenere un registro di è un modello utile avere. È sufficiente stamparlo e compilarlo in ogni volta che si prende il nuovo cliente.

Una volta stampato il foglio Cliente Contatto, fiocco di copertina interna sinistra della cartella cliente. In questo modo ogni volta che è necessario per accedere alle informazioni del vostro cliente basta capovolgere aprire il file e le informazioni è proprio lì.

Ho tenuto una traccia delle informazioni di contatto del mio cliente in questo modo per diversi anni, e trovo è molto utile - più che la conservazione dei dati per via elettronica (che ho anche io). E 'molto più facile prelevare il file, apritelo e trovare le informazioni che mi servono subito quello che è di aprire il software, individuare il record cliente e trovare le informazioni - che sta assumendo il PC è acceso e non ho a attendere che si avvii!

2. Digitale: Creazione cartelle client

Come la maggior parte della vostra comunicazione è probabilmente fatta via e-mail con i documenti andando avanti e indietro, dovrete anche per creare una cartella singolo client sul proprio PC. Potrebbe non essere necessario per stampare tutto i vostri clienti ti mandano, ma si ha bisogno di memorizzare le informazioni in modo che sia più facile per voi trovare.

Un paio di posti dove si desidera creare singoli clienti cartelle sono:

Nel vostro programma di posta elettronica. Per ciascuno dei miei clienti ho creato la propria cartella di posta elettronica in modo che tutte le email che vengono inviate da /per il mio cliente va in loro cartella di posta elettronica individuale. Questo mi permette di tenere traccia delle nostre comunicazioni facilmente, piuttosto che dover setacciare centinaia di e-mail che arrivano nella mia casella di posta ogni giorno.

Suggerimento: In Outlook è anche possibile impostare le regole in modo che la posta elettronica viene filtrato automaticamente nella cartella di posta elettronica client appropriato - risparmiando un sacco di tempo

Nella cartella principale cliente!. Io sono un grande sostenitore creazione principali sottocartelle /per gestire il mio sistema di archiviazione - sia per i file cartacei e PC. (Se siete stati un membro del mio programma di facile organizzazione di Office lo sai che ti dico passo-passo come fare questo.) Quindi, se ho una cartella principali clienti poi all'interno della cartella principale creerò singole cartelle client . Ho quindi utilizzare questa cartella per l'archiviazione di tutti i documenti che inviare e ricevere dai miei clienti. Anche in questo caso avere tutto in un unico luogo rende per un accesso rapido e facile

. Suggerimento: In Windows è possibile modificare l'icona di singole cartelle, quindi se siete più di una persona visiva si possono avere diverse icone per diversi clienti.

3. Tutti i client: client di monitoraggio Foglio

Una volta che avete i vostri file del client individuale fisici e digitali create, ti consigliamo di pensare utilizzando un client di monitoraggio foglio di calcolo. Se sei un allenatore o un altro servizio probabilità professionali sono i tuoi programmi di base stanno lavorando one-to-one con i clienti durante le sessioni (telefono o di persona) quindi ha senso per voi avete un sistema per il monitoraggio in cui i vostri clienti sono nei loro programmi
.

Nelle fasi iniziali della vostra attività può essere facile per voi per tenere sotto controllo solo pochi clienti, ma come cresce il vostro business e si sta lavorando con sempre più clienti, vi troverete subito sopraffatti se non si dispone di una sorta di sistema di monitoraggio in atto.

Se i vostri clienti prenotano un certo numero di sessioni con voi creazione di un semplice foglio di calcolo che ha nomi del vostro cliente nella colonna di sinistra, e un colonna lungo la parte superiore per ogni sessione vi permetterà di vedere facilmente il numero di sessioni che hanno già prenotato e il numero di sessioni che hanno lasciato.

Con la creazione di un foglio di calcolo cliente di monitoraggio che mostra a colpo d'occhio esattamente dove il clienti sono nei vostri programmi vi darà una vista 'quadro' della vostra attività

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