Come mantenere il vostro record finanziari Organizzato

La gente semplicemente hanno troppo a che fare con la carta – anche se computer erano per aiutarci in quella zona – semplicemente non è accaduto per la maggior parte di noi. Ho intenzione di offrire alcuni suggerimenti rapidi per aiutarvi a mantenere i vostri documenti finanziari e le ricevute organizzati durante tutto l'anno.

1. Le transazioni mensili. Ho scoperto che questo sistema funziona bene per molti proprietari di piccole imprese. Creare una cartella di file da gennaio a dicembre. Mantenere due mesi sulla scrivania (Gennaio – febbraio, aprile – maggio) in una zona che è facile da raggiungere a – cartelle di file colorate davvero aiutare troppo. Quando si effettua un acquisto online, stampare la ricevuta e inserirlo nella cartella di file contrassegnato per quel determinato mese. Lo stesso vale per quei ricavi da pedaggio o il pranzo è stato acquistato quando hai incontrato un potenziale cliente. Quando la vostra carta di credito arriva, e dopo aver pagato il conto, inserire l'istruzione con il vostro estratto conto di fine mese nella cartella di file. Ora è possibile inviare il file al vostro contabile o se siete il contabile designato, dopo aver riconciliato gli account archiviare il mese trascorso lontano nel file CAB.

2. Fatture client. Quando una fattura cliente viene preparato, stampare una copia in più e file in un file fattura contrassegnato per quel particolare anno. Alla fine dell'anno si avrà un record di tutte le entrate che hai fatturato. In caso di un crash del disco rigido del computer, almeno si avrà un record per fini fiscali.

3. Mileage Log. È possibile creare facilmente un registro di chilometraggio in Excel per tenere traccia dei tuoi viaggi in riunioni con i clienti, in esecuzione per il vostro negozio di forniture per ufficio locale per acquistare la cartuccia di inchiostro che appena esaurito o forse la corsa per l'ufficio postale per la spedizione o invio della proposta di un nuovo cliente. Siamo anche in grado di &'; t dimenticare gli eventi della rete che si sta frequentando come parte del piano di marketing intensificato. Il foglio di calcolo deve avere una colonna per la data, contachilometri inizio /fine, miglia totali, e la descrizione.

4. Le spese vive. Per quelle uscite di cassa che facciamo durante tutto l'anno – il caffè in aeroporto, i pedaggi pagati a una riunione, o il pranzo veloce in un seminario, a mantenere queste ricevute in una busta colorata contrassegnati con l'anno e tenere traccia della spesa in un foglio di calcolo di Excel. È quindi possibile totale mensilmente o trimestralmente e rimborserà se stessi per tali spese. Si prega di essere sicuri di mano fuori le ricevute e il foglio di calcolo al tuo commercialista a fine anno.

5. Tax file. Creare una cartella di file fiscale all'inizio di ogni nuovo anno. Durante tutto l'anno, inserire qualsiasi imposta spesa relativa a tale file, ad esempio le ricevute mediche, prescrizioni, le dichiarazioni di investimento mensili o trimestrali, fatture fiscali proprietà, e le dichiarazioni di interesse della banca di fine anno. Alla fine dell'anno, quando si stanno raccogliendo documenti per il tuo commercialista, la maggior parte delle informazioni sarà già lì per il tuo commercialista e si won &';. T chiedere dove è stato posizionato l'avviso di rimborso fiscale che hai ricevuto nel mese di aprile

6. Estratti conto. Per coloro che non ricevono gli estratti conto bancari mensili per posta, io suggerisco di creare una cartella di file per gli estratti conto bancari sul computer. Ogni mese, scaricare il file dal tuo sito web delle banche e salvare in questa cartella. È possibile impostare la cartella come un file protetto da password se si dispone di altre persone che utilizzano il computer. Alla fine dell'anno, bruciare tutte le dichiarazioni mensili su un CD e memorizzare con le imposte sul reddito per tale anno. La maggior parte delle banche detengono solo 18 mesi di dichiarazioni, alcune solo 12 mesi sul loro server. L'IRS richiede di tenere 7 anni di estratti conto bancari in caso di revisione contabile. Una volta creato il CD, è possibile eliminare i file dal computer e creare una nuova cartella per il nuovo anno.

Mi auguro che questi suggerimenti utili e presto non si sente così sopraffatto all'inizio del nuovo anno cercando di ottenere tutti i file in ordine per la preparazione di imposta. Se siete interessati a ricevere un record Retention Schedule che l'IRS raccomanda per le imprese, scrivetemi a [email protected] e sarò felice di trasmettere lungo per voi.

organizzazione Felice!
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