Modi per spendere meno tempo di lavorazione di carta

Essendo un Certified Professional Organizer, io in realtà piace lavorare con carta – Lo so, lo &'; m strano! Anche così, don &'; t vuole spendere troppo tempo su di esso; come voi, ho molti altri compiti sulla mia lista di cose da fare. Uno dei miei grandi obiettivi per il 2009 è quello di ridurre la quantità di carta che devo lavorare. Qui ci sono alcuni modi per farlo:

Don &'; t email di stampa. Davvero, che cosa hai intenzione di fare con quel email appena stampato fuori? Salvarlo, forse? Beh, &'; s già sul computer o su un server, in modo che &'; s già salvato. Se &'; re preoccupato di perderlo o l'eliminazione, di creare un archivio di backup sul computer o su un disco esterno. Meglio ancora, utilizzare un servizio di backup online Mozy e come hai vinto &'; t devono preoccuparsi di backup, e' ll avverrà automaticamente. Se &'; re stampare una e-mail da utilizzare come riferimento per un viaggio imminente o di un evento, avvia un piccolo file per il viaggio, e quando &'; è finita, distruggere o riciclare il tutto

Don &'; t pagine web di stampa. Molti di noi stampare pagine web per riferimento futuro, ma anche con le migliori intenzioni, non potremo mai rivedere questi documenti. Stampando questi fuori, noi &'; ve utilizzato inchiostro e carta, trascorso il tempo di attesa per la pagina da stampare, e ora hanno un nuovo pezzo di carta sulla nostra scrivania che dobbiamo affrontare – un documento che possiamo mai usare, o possono essere obsoleti al momento torniamo ad esso! Invece di stampa, provare a creare cartelle nel tuo browser per argomento, e le pagine segnalibro che si &'; piacerebbe rivisitare in un momento futuro. Se &'; re preoccupato che la pagina potrebbe non essere più lì più tardi, tenta uno strumento di cattura pagina web come la libera Evernote Web Clipper, che consente di catturare e salvare intere pagine web per la revisione successiva – senza stamparli fuori.

Don &'; t stampare i fax. E voglio dire don &'; t stampare quella che &'; re invio o quello che &'; re di ricezione. “ Ma Josh, &"; tu dici, “ Ho bisogno di stamparlo per l'invio, giusto &"; Nella maggior parte dei casi, non. Se si dispone di un dispositivo stampante /scanner /fax multifunzione, o un fax /modem integrato nel computer, è possibile di solito “ stampa &"; direttamente alla funzione fax (controllare il proprietario &'; s manuale). In questo modo si aggira la stampante reale e invia il documento direttamente alla funzione fax, senza mai usare la carta. Inoltre, ci vuole meno tempo da quando il fax doesn &'; t deve eseguire la scansione del documento e la qualità è meglio per il beneficiario &'; s fine. Per quanto riguarda la ricezione di fax, provare a utilizzare un servizio basato su Internet come eFax dove è possibile visualizzare i fax in entrata sul vostro computer prima di decidere se e'. S valga la pena stampare

documenti cartacei. Una volta che si e' re finito di lavorare con un documento o un file, gli studi dimostrano che una volta &'; s in un cassetto file, &'; s molto improbabile che si &'; re intenzione di usarlo di nuovo. Se questo &'; s il caso per i documenti, invece di deposito, si potrebbe desiderare di eseguire la scansione di loro, invece. Strumenti come NeatDesk possono eseguire la scansione fino a 50 pagine tramite un alimentatore automatico di documenti, e in grado di convertire i documenti in PDF ricercabili. Quello che mi piace di questo è che molti di noi sono abituati a fare le ricerche on-line, che ci si sente veramente naturale per cercare i nostri documenti – ma questo può essere fatto solo una volta che &'; re sul nostro computer in qualche modo, sia come un intero documento o come indice. Personalmente ritengo la scansione e la conversione automatica in formato PDF è il metodo più semplice Hotel  .;