File Away! 5 modi per mettere la carta al suo posto

Metti i tuoi stivali da pioggia su. Preparatevi a fanghiglia attraverso i mucchi di carta nel vostro ufficio. E 'il momento di creare un percorso libero carta dallo sportello alla tua scrivania. Seguire questi 5 modi per archiviare e mettere la carta al suo posto!

1. Avere una casella di posta.

La tua casella di posta elettronica è la scatola, contenitore, cestino, busta o un file per acquisire la posta e le cose da fare che soffiano nel vostro ufficio. Prova questo: Mettete una piccola scatola in un luogo che ha un senso per la carta in entrata. Ad esempio, metterlo accanto al tuo angolo computer in cucina, sul tavolo nel cubo o in un cassetto collegato al porta dell'ufficio. Utilizzare una piccola scatola di ispirarvi per cancellarlo fuori ogni una o due settimane. Ma anche se non si cancella fuori, avendo la carta in un contenitore vi servirà meglio che avere sentieri sul pavimento.

2. Tenere spazzatura fuori.

Mettere un cestino e /o di un trituratore proprio accanto alla tua casella di posta. Fare in modo facile sbarazzarsi di carta che si mette semplicemente fogli nel vostro bidone o distruggere subito. Prima che un pezzo di posta indesiderata si intrufola nel vostra casella di posta, gettare immediatamente. Allena i tuoi collaboratori a fare lo stesso. Cosa fare con i cataloghi inutili? Strappare le informazioni di contatto da loro (e da posta indesiderata troppo) e posto in un file di rimozione. Almeno ogni sei mesi, chiamare questi numeri e rimuovere il vostro nome di ciascuna lista. Dite ai aziende di non passare il tuo nome a chiunque altro.

3. Esaminate la vostra carta.

Che tipo di carta è nel vostro spazio? Vedete pile di ricevute, le fatture o per fare le liste? Lasciate che la carta stessa a definire quali file si imposta, non il contrario. La creazione di un sacco di file che sono troppo specifici (come un file per ogni foglio di carta) li renderà difficile da usare. Per esempio, tu sei un imprenditore e devi file del client in mucchi sul pavimento. Potrebbe essere necessario dedicare un intero cassetto per i clienti. Impostare cartelle sospese con le lettere dell'alfabeto su di loro; quindi archiviare. Posizionare una casella nella parte superiore del cabinet per raccogliere "da depositare" Cartelle client.

4. Uscire riviste.

OK. Non tutti … solo quelli che sono stati seduti in pile per mesi o anni. Prima di tutto, mantenere la quantità di caricatori attuali si ha in casa in qualsiasi momento a tre o meno. Quando la nuova edizione arriva nella posta, riciclare il vecchio o passarlo insieme ad un amico. Cosa fare con tutti quei grandi articoli, ricette e idee regalo che vedete all'interno di riviste? Orecchio segnare quelle pagine. Poi strappare fuori e metterli in un raccoglitore o una cartella. Si può avere una cartella "leggere", per esempio. Poi, quando sai che sarai saltare su un aereo, si può afferrare la cartella e leggere tutti quegli articoli si voleva raggiungere un giorno. L'altra opzione? Recuperarli online quando li si vuole, piuttosto che dover risma di carta su.

5. Set (e attenersi a) un programma di archiviazione.

Per mantenere la carta al suo posto, quando ti archiviare in modo coerente? Una volta a settimana? Una volta al mese? La scelta è tua. Scegliete un momento e la frequenza che funziona e quindi attenersi ad esso per 30 giorni. Se deposito non rende alla parte superiore della vostra lista, incaricare qualcuno di farlo per voi. Oppure, se si sta affrontando la carta a casa, ne fanno lavoro di routine di qualcuno. (Non tutti odia deposito. Ragazzini, per esempio, possono divertirsi con l'ordinamento e l'archiviazione). Se le vostre fatture e ricevute di sedersi in un bidone per un anno, utilizzano tempo di imposta di file via. Tuck via il vecchio e far posto al nuovo.

Se si implementa solo uno di questi 5 suggerimenti per settimana per le prossime 5 settimane, molto presto non sarà più necessario guadare attraverso pali per arrivare al vostro ufficio. Quale suggerimento si si imposta questa settimana? Con qualche sforzo iniziale, è possibile sviluppare sistemi semplici per mettere via la carta e tenerlo al suo posto tutto l'anno.

Risorse
* Come ridurre drasticamente Junk Mail (per residenti USA ) *

Invia una richiesta con il vostro nome e l'indirizzo di ciascuno dei seguenti:

SERVIZIO POSTA PREFERENZA, Direct Marketing Association, PO Box 9008, Farmingdale, NY 11.735-9008

Nazionale Demografia & Stili di vita, Elenco ordini Dept, 1621 18th Street, Suite 300, Denver, CO 80202 (Questa società identifica cose che ti piace e vende le informazioni di contatto di varie aziende.)

* Il tuo nome può avere anche fatto mai ad uno di questi luoghi per corrispondenza. *

ADVO, Inc., 6955 Mowry Ave., Newark, CA 94560

Donnelly Marketing, operazioni di database, 416 Sud Campana, Ames, IA 50010

Posta metropolitana, Lista di manutenzione, 901 Ovest Bond, Lincoln, NE 68521
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