Ridurre le pile

Al lavoro, a casa, non importa chi sei o cosa fai - Siamo tutti bombardati con la carta. E, &'; s stressante! Penso che abbiamo sviluppato una nuova paura nella nostra società - PAPERPHOBIA - la paura di avere a che fare con quella pila che &'; s stato seduto lì per una settimana.

Quindi, che cosa fare per riprendere il controllo sul proprio ambiente e la vostra sanità mentale? Ricordate che la prima regola di organizzazione - “ meno si ha, più facile è quello di organizzare e". La società senza carta è ancora lontano - ma seguendo questi pochi semplici passi, è possibile ridurre in modo permanente i Pile e pile

QUANTO TEMPO DEVO TENERLO

Lasciate &'.? ; s Cominciamo passando attraverso i vecchi file e fare un po 'di spurgo. Si può sempre lavorare fuori della filosofia che “ se don &'; t hanno una buona ragione per tenerlo, sbarazzarsi di esso &"; - Ma ciò che conta come una buona ragione? Un sacco di gente ha paura di buttare mai via perché documento che potrebbe aver bisogno di nuovo un giorno. Ho sempre suggerire che i miei clienti come se stessi alcune domande fondamentali sul perché stanno mantenendo la loro carta:

- sono le informazioni rilevanti per la mia vita, interessi personali, o di lavoro

- Ha queste informazioni? diventato obsoleto? Posso trovare un documento più attuale

- Come sarebbe facile sostituire questa se avevo bisogno di informazioni più tardi

-? Qual è la cosa peggiore che potrebbe accadere se mi sono liberato di vero?

Questa ultima domanda ci porta al tema di spurgo documenti finanziari e legali. Si tratta di una questione delicata (e un po 'inquietante), perché ci potrebbero effettivamente essere delle dure conseguenze se si lancia qualcosa troppo presto. Abbiamo effettivamente visto la nascita di un nuovo campo di studio - la gestione dei record - dedicato ad aiutare le persone a capire quanto tempo devono mantenere determinati documenti. E sulla base delle informazioni raccolte da questo settore, abbiamo raccolto programma standard per l'eliminazione dei file. Ma per favore capire che questo è una questione complicata, e che ogni situazione è unica. Molte professioni impostare le proprie linee guida legali per conservazione dei record, si può avere qualche circostanza insolita o attenuante nella vostra vita - e si dovrebbe verificare con il tuo commercialista o un avvocato prima di pitching qualsiasi importante legale, affari, o documenti finanziari
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LINEE GUIDA DOCUMENTI AZIENDALI DI RITENZIONE

È necessario mantenere i seguenti documenti SEMPRE (sì, per sempre!):

- finanziaria annuale - le dichiarazioni dei redditi
- controlli successivi al pagamento dell'imposta sul reddito
dichiarazioni e libri contabili
- documenti aziendali (costituzione, statuto, la costituzione, da leggi, minuti)
- contabilità di magazzino
- pensione di anzianità e record
- licenze, brevetti, marchi, e le applicazioni di registrazione
- investimento conferme commerciali e dichiarazioni che indicano acquisto e di vendita
- documenti probatori aggiunte cespiti
- importante
corrispondenza - documenti legali
- relazioni di revisione CPA

Tenere su questo lavoro di ufficio per sei anni:

- riconciliazioni bancarie e controlli annullate
- paghe e dividendi assegni annullati
- personale e libri paga
- record di acquisto
- record di vendita
- documentazione di viaggio e di intrattenimento
- documenti per le dichiarazioni dei redditi di sostegno
- i registri di proprietà /contratti costruttore /ricevute di miglioramento (se fiscale)
- utilità record (- ricevute di vendita
(se di natura fiscale) se in materia fiscale)
- altri progetti di legge (se in materia fiscale)
- fornitori fatture

Conservare questi record per tre anni:

- bilanci mensili (per fini interni )
- estratti conto della carta di credito
- record di utilità (ad uso interno)
- domande di lavoro
- scaduto polizze assicurative

PERSONALE DOCUMENTI CONSERVAZIONE LINEE GUIDA

Si dovrebbe tenere i seguenti documenti INDEFINITAMENTE (sempre!):

- le dichiarazioni dei redditi
- controlli successivi al pagamento dell'imposta sul reddito
- investimento conferme commerciali e dichiarazioni che indicano compravendita
- importante corrispondenza
- documenti giuridici
- pensione e pensione record
- relazioni di revisione CPA

Hang su questi record per sei anni:

- documenti giustificativi per le dichiarazioni dei redditi
- incidente rapporti e pretese
- le spese mediche (se in materia fiscale)
- i registri di proprietà /contratti costruttore /ricevute di miglioramento (se in materia fiscale)
- ricevute di vendita (se in materia fiscale)
- utility record (se in materia fiscale)
- altri progetti di legge (se di natura fiscale)
- sinistri regolati

Conservare il lavoro di ufficio per tre anni:

- estratti conto della carta di credito
- le spese mediche (in caso di controversie di assicurazione)
- record di utilità (ad uso interno)
- scaduti polizze assicurative

CIRCOSTANZE PARTICOLARI cosa si dovrebbe mantenere questi record secondo il seguente linee guida:

- record di automobili (tenere fino a quando la vettura viene venduta)
- ricevute di carte di credito (mantenere fino a quando non sono stati verificati sulla vostra carta di credito)
- polizze assicurative (mantenere per il per la vita della politica)
- Mutui /opere /leasing (tenere per 6 anni oltre la durata del contratto di
) - buste paga (mantenere fino a quando non sono stati riconciliati con i tuoi w-2)
- registri di proprietà /Contratti costruttore /ricevute di miglioramento (tenere fino immobile venduto)
- ricevute di vendita (tenere per la vita della garanzia o della vita del prodotto su grandi acquisti)
- azionari e obbligazionari record (tenere per 6 anni al di là di vendita)
- le garanzie e le istruzioni (mantenere per tutta la durata di prodotto)
- altri progetti di legge (fino a quando il pagamento è verificato sulla fattura successiva)

SICUREZZA SMALTIMENTO DI CARTA

Solo perché hai pulito fuori, non significa che si va nella spazzatura! Hai capito che una volta che hai messo qualcosa fuori nella spazzatura, diventa di proprietà pubblica? E segnalazioni di furto di identità sono in aumento ogni giorno. Che cosa è il furto di identità? Che &'; s quando qualcuno ottiene l'accesso ai record personali - numero di previdenza sociale, codice fiscale, numero di patente di guida, indirizzo, informazioni sul conto bancario - e finge di essere voi. Utilizzando le informazioni di identificazione, questa persona può chiedere prestiti, eseguire fino fatture della carta di credito, e correre su un enorme quantità di debito - il tutto a vostro nome. E il più delle volte, non si sa mai fino ad ottenere la lettera di sollecito. Si può richiedere anni per chiarire i problemi legali e finanziari questo ti provoca, e può rovinare temporaneamente il vostro credito.

Quindi, per proteggersi da questa minaccia, assicurarsi di smaltire i dischi importanti correttamente. Ogni pezzo di carta che contiene i numeri di conto, il vostro numero di previdenza sociale, o altre informazioni sensibili dovrebbero essere triturati. Se avete solo una piccola quantità di carta da distruggere, considerare la visita il vostro negozio di forniture per ufficio locale per prendere un trituratore personale - hanno gestito un minimo a $ 20 in questi giorni. Se si genera una grande quantità di “ shredable &"; carta, o semplicemente don &'; t vuole stare lì alimentazione in una pagina alla volta, pensare di utilizzare un servizio di triturazione cellulare. Queste aziende verranno a casa o in ufficio e sminuzzare i documenti in loco a pagamento. Basta essere sicuri che si sceglie una società rispettabile che fornisce un certificato o una lettera a garantire che la carta è stato tagliuzzato irriconoscibile

RUBRICA SCOPA ALLA
PASSO

Ora che &';. Ve puliti fuori tutta la vecchia carta, il prossimo obiettivo è quello di evitare di accumulare così tanto di esso in futuro. L'utente non può rendersene conto, ma riceviamo circa 1.500 a 1.800 pezzi di posta indesiderata ogni anno - sollecitazioni, volantini, lettere di vendita, e altri pezzi inutili di disordine. Si potrebbe pensare che non si ha il controllo sopra le montagne di carta indesiderato che vengono a casa o in ufficio, ma si e' re sbagliato. È possibile richiedere di avere il tuo nome rimosso dalla mailing list che comprano avvocati - effettivamente tagliare fino al 75% della posta spazzatura che entra nella vostra vita. Contattare una delle seguenti organizzazioni:

- servizio preferenza DMA Mail (casella postale 9008 /Farmingdale, NY 11735-9008)

- Stop posta indesiderata Association (800-827-5549)

- Citizen privato (800-spazzatura taglio)

- Haines & Co. /Incrociato Directory (8050 Libertà Pkwy NW /N. Canton, OH 44720.)

- Consumer Research Institute /Stop The Kit Posta indesiderata (PO Box 612 /Ithaca, NY 14851)

BENVENUTI AL DIGITALE ETÀ

Ok, così noi &'; ve ridotto la quantità di carta si riceve da altre persone - che cosa fare con il resto? Memorizzazione di documenti cartacei in grado di prendere un sacco di spazio - e il recupero è notevole dispendio di tempo. Avete mai pensato di sbarazzarsi della copia cartacea? I don &'; t significa tirare fuori documenti che don &'; t bisogno - I &'; sto parlando di scansione quelle che si desidera conservare e salvarli sul proprio computer.

Certo, sarà necessario tenere copie cartacee dei documenti - alcuni contratti, documenti legali, e tutto ciò in cui si deve mostrare una firma originale. Ma basta pensare a tutte le cose che si mantiene don &'; t richiedono le originali - copie di articoli, voci di riferimento, relazioni, qualche corrispondenza, forse anche anagrafiche dei clienti. Per non parlare del fatto che gli scanner ei software di document imaging sono diventati incredibilmente economico in questi giorni - meno di $ 100 per una buona macchina. Ed è possibile memorizzare 100 volte più carta su un disco o CD-ROM che è possibile in un cassetto file. Basta fare in modo di mantenere una copia di backup di qualcosa di importante in un incendio cassetta di sicurezza o di sicurezza Hotel  .;