Imparare dai professionisti: La scelta di un luogo per il vostro evento

Trovare uno spazio di assumere per la vostra festa o un evento aziendale può portare su alcuni momenti di ansia. Manifestazioni fanno questo per vivere, in modo da facilitare le cose, qui sono i passi quelli che fanno questo per un uso di vita. Seguire questa strada e il processo sarà senza stress e realmente divertente.

Fase uno: Requisiti Elencare
Prendi un notebook e iniziare a scrivere ogni e tutte le cose che si pensa avrete bisogno o volete per la vostra festa o riunione. Dal numero di ospiti, per esigenze di spazio, alle idee di cibo, al divertimento, scriverlo. Una volta completata, la priorità nella lista. Qualsiasi approccio farà – aggiungere stelle o sottolineare requisiti chiave – ma assicuratevi di sapere quali elementi si considera assolutamente necessario. Questa lista è fondamentale nel valutare le opzioni di localizzazione

Fase due:. Valutare Opzioni Venue
Sia online che guardando in elenco telefonico, avviare sopralluoghi. Fate un elenco di sedi potenziali e-mail o telefonare, facendo attenzione al layout vostre esigenze. Alcuni spazi, come i centri e alberghi per conferenze possono ospitare quasi ogni esigenza logistica, ma non può andare bene con il tono o stato d'animo si sta cercando di impostare. Questo è dove la vostra lista delle priorità è importante. Dalle informazioni che ricevete, redigere un breve elenco di potenziali siti

Fase tre:. Onsite Visitare l'Hainaut E 'indispensabile che si visita il sito personalmente. E 'anche una buona idea di portare con sé un amico, un parente o un collega (a seconda dei casi) di agire come un altro paio di occhi e orecchie. Non dimenticate di visitare quando si possono incontrare con il personale responsabile per lo spazio. Si dovrebbe essere in modalità di valutazione dal momento in cui ti fai strada alla sede. E 'facile da trovare? Come un parcheggio o accesso ai trasporti pubblici? È la zona di sicurezza? Come si guarda la sede attuale?

Durante il vostro tour e la discussione, essere sicuri di avere il vostro notebook con voi per assicurarsi che lo spazio in grado di ospitare le vostre esigenze. Informarsi se il locale ha ospitato eventi simili in passato e chiedere una descrizione di come le cose erano disposti

Fase quattro:. Stima e Bilancio
A seconda del tipo di locale, discutere di ciò che le capacità del sito ha. Alcuni siti unici come i musei o loft hanno grande spazio, ma a volte tutti i servizi e le forniture devono essere coordinati e portato in. Altri lo fanno tutto quello che può rendere le cose molto più facile e può risultare in una migliore affare di pacchetto prezzi. Richiedi il preventivo in forma scritta ed essere sicuri che comprende i servizi specifici. E non essere evasivo circa facendo loro conoscere il vostro budget. Mentre la maggior parte dei locali fanno hanno fissato prezzi, c'è spesso un margine di manovra disponibile.

Passo Cinque: Libro e Conferma
Una volta deciso il luogo, la data di prenotazione e ottenere una conferma scritta. A questo punto è meglio su di comunicare un po ', quindi, anche dopo aver ricevuto qualcosa per iscritto, chiamare o e-mail per ricontrollare è nel calendario. Impostare anche un promemoria per chiamare la sede di una settimana o giù di lì prima dell'evento per confermare che le cose sono sulla buona strada

Passo sei:. Final Touches
A questo punto si può passare ad altre voci del lista. Se si decide di aggiungere un'attività o cambiare il layout, assicurarsi di comunicare pienamente con questa la sede per essere sicuri di poter ospitare le cose. Ciò eviterà alcun last minute sorprende la settimana prima o il giorno della manifestazione

Naturalmente il passo finale è quello di godersi l'evento e il risultato del vostro duro lavoro e lo sforzo Hotel  ..;